Новая интрасеть Окружного совета Гисборна улучшает связь с Office 365 и информационным руководством

Резюме

Gisborne District Council (GDC) — орган местного самоуправления, расположенный на Северном острове Новой Зеландии. Информационное лидерство заключило партнерское соглашение с GDC для предоставления интрасети на их существующей платформе Office 365. Это позволяет им использовать преимущества набора инструментов Office 365 и внедрять улучшения облачных технологий по мере необходимости. Целью проекта было улучшить коммуникацию и объединить сотрудников.

Вызов

Старая интранет-платформа GDC была сделана на заказ, тщательно настроена и больше не поддерживалась. Контент был устаревшим, потому что только небольшая группа сотрудников могла выполнять обновления из-за сложного в использовании интерфейса управления.

Сотрудники совета использовали различные технологии для связи, и не было единого места, где их можно было бы принести. Они в значительной степени полагались на электронные письма для рассылки новостей по организации. Кроме того, исполнительному директору и руководству было нелегко сообщать персоналу новости об организации.

Стратегия

GDC стремилась получить максимальную отдачу от своего лицензирования Office 365 — интрасеть, построенная поверх SharePoint, соответствовала этому подходу. Они были уверены в долговечности платформы Microsoft и потенциальной поддержке со стороны нескольких партнеров, несмотря на то, что они находились вдали от основных центров в Новой Зеландии.

Совет уже успешно использовал инструменты Microsoft, такие как Skype для бизнеса и Yammer. Команда проекта восприняла разработку внутренней сети как возможность протестировать Microsoft Teams для внутренней и внешней совместной работы. Они воспользовались такими функциями, как видеозвонки, беседы, общие рабочие пространства для документов, OneNote для отслеживания содержимого совещаний и Planner для отслеживания задач проекта.

Семинары по дизайну, проведенные в рамках запуска проекта, помогли информировать проектную группу о возможностях платформы SharePoint; и согласовать функциональность и информационную архитектуру. Семинары включали в себя изучение потребностей аудитории, инвентаризацию существующего и нового контента, макеты каркасов и обсуждение навигации. Ключевыми соображениями на протяжении всего этого процесса были обеспечение простого в использовании управления контентом и функциональных возможностей, которые предоставили бы пользователям множество возможностей для взаимодействия с контентом.

Другие результаты, полученные после семинара, включали разработку творческого задания и дизайн-макетов, чтобы убедиться, что внешний вид новой интрасети точно отражает культурную самобытность организации.

Информационное лидерство провело семинары по управлению изменениями и управлению, чтобы передать проверенные подходы к управлению изменениями, коммуникациям и определению ролей, чтобы обеспечить постоянный успех проекта после запуска.

Для обеспечения самодостаточности была развернута программа «обучения инструкторов», обеспечивающая децентрализацию ответственности за управление контентом, а также постоянное обновление внутренней сети и актуальность ее для сотрудников.

Полученные результаты

'Наумаи' - значение 'добро пожаловать' на маори был выбран в качестве названия для новой внутренней сети GDC. С более чем 50% населения Гисборна, принадлежащего к маори, это имя усиливает уникальную культурную самобытность и актуальность их внутренней сети в организации.

Генеральный директор регулярно публикует блоги, чтобы связаться с персоналом и сообщить им, что является «самым важным». Интранет — это социальный центр для сотрудников, где сотрудники «выкрикивают» похвалы своим коллегам и публикуют фотографии для создания сообщества с помощью «post-a-pic». Созданию чувства общности способствуют готовые функции SharePoint, которые позволяют пользователям «лайкать» и «комментировать» контент, который они видят, аналогично популярным платформам социальных сетей.

Интранет используется всеми частями совета, в частности отделом кадров и финансов. Корпоративный контент, который в настоящее время находится в другой электронной системе, может отображаться в одном месте, чтобы пользователи могли быстро находить информацию, необходимую им для работы.

Процесс обновления контента децентрализован для сотрудников каждого бизнес-подразделения. Называемые «соавторами контента», эти пользователи получают выгоду от использования современного интерфейса списков SharePoint для создания большей части своего контента (который затем автоматически отображается на страницах). Они создают страницы с использованием пользовательских макетов, которые обеспечивают максимально интуитивный и безболезненный процесс создания контента. Это включает в себя использование панели редактирования в режиме редактирования страницы, чтобы обеспечить одноэтапный процесс создания содержимого страницы.

«Суперпользователи управляют администрированием и серверной частью, но они не являются ИТ-специалистами из-за относительно интуитивно понятного административного интерфейса».
– Джейсон Дерр, руководитель группы бизнес-решений

Для мониторинга использования Azure «Application Insights» используется для измерения трафика. Специалисты по связям с общественностью установили ключевые показатели эффективности для постоянного улучшения адаптации пользователей. Если страницы работают плохо, они работают с бизнес-подразделениями, чтобы улучшить взаимодействие пользователей с этим контентом, предоставляя предложения по улучшению и отзывы пользователей, где это возможно.

Сотрудники открывают для себя другие полезные инструменты в пакете Office 365, такие как Planner и One Note, и импульс нарастает, поскольку сотрудники видят, как эти инструменты помогают им в работе.

Прочитать полное тематическое исследование