Природоохранная организация выводит работу с информацией на новый уровень с помощью Office 365 и информационного лидерства.

Опубликовано 16 апреля 2020 г.

Резюме

Forest & Bird — ведущая независимая природоохранная организация Новой Зеландии, защищающая дикую природу и дикие места на суше и в море. Почти столетие они были голосом природы в новозеландских сообществах, городах, советах, центральном правительстве и судах. Это зарегистрированная благотворительная организация с разнообразным штатом сотрудников и большим количеством волонтеров.

Вместе с Information Leadership они развернули экономически эффективный портал информации и совместной работы Office 365 под названием The Nest. Это решение направлено на повышение согласованности, видимости и безопасности контента, а также на обеспечение доступности информации по всей Новой Зеландии, где бы ни работал персонал.

Вызов

Как зарегистрированная благотворительная организация, Forest & Bird отдает приоритет расходам, которые непосредственно приносят пользу природоохранной деятельности. Это означает, что у них нет доступа к большому бюджету для проектов внутренней трансформации.

У Forest & Bird не было четко определенного подхода к хранению информации, и их сотрудники использовали несколько разных платформ и накопителей для хранения документов. Это несоответствие заставляло сотрудников с трудом находить необходимую им информацию, а также самые последние версии документов.
Прошлые попытки изменить системы, используемые для хранения информации, зашли в тупик, потому что сотрудники не ощутили немедленного положительного влияния на свою работу. В этом проекте необходимо было привлечь персонал Forest & Bird, чтобы убедить их в преимуществах последовательного подхода, что требовало дополнительного обучения.

Поскольку сотрудники Forest & Bird работают во многих отдаленных районах Новой Зеландии, им необходимо иметь доступ к информации из любого места, обеспечивая при этом простые и безопасные способы автономной синхронизации из-за отсутствия покрытия услугами в удаленных местах.

Стратегия

Компания Forest & Bird совместно с Information Leadership разработала определенный подход к хранению информации и разработала портал информации и совместной работы Office 365 под названием The Nest. Используя Office 365, организация получает льготное лицензирование, которое Microsoft предоставляет благотворительным организациям.

Чтобы завоевать доверие и признание, Forest & Bird развернула «Гнездо» в несколько этапов с целью максимального вовлечения персонала. Команда завершила первые цифровые рабочие места для отделов кадров, маркетинга и коммуникаций. Они также провели практическое обучение и оказали поддержку персоналу при переходе от нестандартных рабочих процессов к работе с информацией.

Команда разработала рабочие пространства The Nest, чтобы они были простыми, легкими в использовании и устойчивыми на основе согласованных и интуитивно понятных информационных структур. Ключевым преимуществом системы отчетности Office 365 является то, что тенденции использования и совместной работы поддаются измерению. В результате компания Forest & Bird может улучшать и развивать эти рабочие пространства с течением времени на основе тенденций использования и улучшений бизнеса, которые они могут определить.

Использование приложений для рабочих мест на основе Azure обеспечивает автоматическую классификацию метаданных. Эта возможность означает, что во многих случаях персоналу не нужно вводить метаданные, а также упрощается поиск информации и доступ к ней. Еще одно рабочее приложение, Smart Case Files, упрощает управление контентом и предоставляет административному персоналу доступ к детализированным функциям разрешений безопасности без прав системного администратора. Эти функции особенно полезны для управления рисками, связанными с большой базой волонтеров и широким спектром инициатив, реализуемых в Forest & Bird.

Кроме того, команда использует технологии потоковой передачи Microsoft, чтобы сделать видео и другие большие файлы доступными.

Одна из проблем заключалась в том, что каждый использовал разные места для хранения информации. Мы использовали много разных приводов. Таким образом, люди не будут знать, где найти информацию, какая информация является самой свежей. Для меня это было здорово, потому что я просто отправляю ссылки, без вложений. Я пытаюсь создать культуру людей, которые находят то, что им нужно в Интернете.

Наталья Ковалева (менеджер по персоналу, Forest & Bird)

Полученные результаты

Команды, которые уже перешли на свои новые рабочие места «Nest», видят преимущества и помогают с внедрением этой технологии другим командам. Эти сотрудники начинают формировать культуру, позволяющую находить в Интернете то, что им нужно — уверенность и контроль, а не привязанность!

Развертывание The Nest в масштабах всей организации все еще продолжается, что позволяет использовать гибкую программу обновлений и дополнений. В рамках постоянного партнерства Информационное лидерство реагирует на потребности и доступность каждой команды.

Кроме того, для тех людей, которые часто работают в районах Новой Зеландии, где нет доступа в Интернет, возможности Office 365 в автономном режиме и синхронизации меняют правила игры. Удаленные члены команды более уверены в том, что у них есть самые последние файлы и что их изменения будут синхронизированы всякий раз, когда у них есть доступ в Интернет.

Прочитать полное тематическое исследование