DLF сокращает расходы на лицензирование с помощью Office 365 и Proventeq

Резюме

DLF — крупнейший девелопер коммерческой недвижимости в Индии, специализирующийся на строительстве коммерческой, торговой и жилой недвижимости по всей стране. DLF продолжает демонстрировать исключительный рост на растущем рынке с высокой конкуренцией.

Компания DLF решила перейти с экземпляра IBM FileNet P8 на SharePoint Online, чтобы добиться детального управления своим контентом и информацией, предоставить персоналу и внешним заинтересованным сторонам гибкость централизованного решения Content Services и снизить общую стоимость владения своей инфраструктурой.

Вызов

Имея более 2,4 миллиона элементов контента, хранящихся в устаревшем экземпляре IBM FileNet P8, сотрудники DLF копировали усилия по хранению и управлению документами и мультимедиа на разрозненных локальных платформах, включая несколько хранилищ объектов и папок с содержимым, которое не было правильно сохранено. или связанных.

Поскольку сотрудники были распределены по корпоративным отделам и дочерним компаниям, DLF нуждалась в платформе контент-сервисов, обеспечивающей гибкое распространение, управление и совместную работу.

Стратегия

Чтобы улучшить управление контентом в организации, DLF решила использовать свои инвестиции в Office 365 и перейти с IBM FileNet P8 на SharePoint Online. Они выбрали программное обеспечение Proventeq Migration Accelerator для обнаружения, анализа, улучшения, классификации и переноса своего портфолио контента, при этом минимизируя время простоя бизнеса в процессе миграции.

Чтобы помочь DLF продвигаться вперед с гибкой централизованной платформой контент-сервисов, Proventeq разработала стратегическое шестиэтапное решение для миграции и поддержки, основанное на конкретных проблемах, с которыми сталкивается DLF, и опыте Proventeq в переносе контента из IBM FileNet P8 в SharePoint.

1. Открытие и анализ. Компания Proventeq использовала отчеты Migration Accelerator об обнаружении и анализе перед миграцией, чтобы определить следующие потенциальные проблемы миграции:
   • Составные документы и документы с несколькими содержимыми в FileNet
   • Недопустимые символы в именах папок и файлов, которые не разрешены в SharePoint.
   • Дублирующиеся имена предметов, длинные имена предметов и имена предметов без расширений
   • Различные типы Mime в разных версиях документа, например, .docx и .pdf.
   • Незарегистрированные документы и слишком много дочерних элементов в контейнере или папке
   • Недопустимые типы файлов и извлеченные файлы.
2. Оптимизация информационной архитектуры. Компания Proventeq организовала семинар, чтобы получить полное представление об организационной структуре DLF и определиться с архитектурной структурой и моделью безопасности. После семинара команда сделала следующее:
   • Предложена целевая информационная структура, соответствующая организационной структуре и функциям DLF.
   • Созданы группы SharePoint на основе различных пользовательских объектов DLF для защиты содержимого этой новой целевой информационной структуры, позволяющей применять разрешения на детальном уровне.
   • Настроил и развернул инструмент автоматической подготовки для более быстрого и точного развертывания.
3. Дизайн и конфигурация миграции. Настраиваемая классификация контента Migration Accelerator и функция сопоставления целевой структуры удовлетворяют требованиям точной классификации контента и переноса связанных документов вместе в семейства веб-сайтов и библиотеки документов в SharePoint Online, что приводит к ускорению миграции.
4. Пилотная миграция. Чтобы продемонстрировать, как будет работать производственная миграция, и протестировать существующие данные в рабочей среде, группа провела пробную миграцию, отобразив содержимое из одного из хранилищ объектов IBM FileNet и применив необходимую целевую структуру информации, правила классификации и метаданных, а затем перенеся в определенные семейства веб-сайтов, библиотеки документов и папки в SharePoint Online.
5. Инкрементная живая миграция. После успешного пилотного переноса группа использовала функции инкрементной иммиграции Migration Accelerator для подготовки процесса миграции рабочей среды. Также они выполнили следующие действия:
   • С помощью расширений PowerShell команда настроила дополнительные правила миграции для консолидации и классификации большого объема исходных типов контента.
   • Команда преобразовала значения метаданных в соответствии с ограничениями SharePoint на основе правил метаданных для обработки недопустимых символов и URL-адресов.
   • Встроенные правила Migration Accelerator обрабатывали повторяющиеся имена элементов и несоответствия MIME-типов.
   • Команда создала пользовательские отчеты, чтобы убедиться, что они успешно перенесли все портфолио контента соответствующих корпоративных отделов, дочерних компаний и функций PRISM.
6. Поддержка после миграции. Чтобы пользователи могли найти новое ограниченное и перенесенное содержимое на платформе SharePoint, Proventeq предоставила поддержку после переноса в течение 90 дней.

Полученные результаты

Используя существующие инвестиции в платформу Microsoft Office 365, компания DLF добилась сокращения расходов на лицензирование на 35% и избавилась от необходимости обновления и модернизации FileNet P8 за счет вывода из эксплуатации системы IBM.

Принятие как пилотной миграции, так и внедрение процесса поэтапной рабочей миграции помогло DLF избежать каких-либо дорогостоящих и трудоемких технических проблем и обеспечило доступ к контенту во всей организации как во время проекта, так и после миграции. Вслед за этим в течение длительного периода поддержки внедрения Proventeq упростил переход на SharePoint, помог выявить и устранить любые проблемы управления информацией, ориентированные на пользователя, и обеспечил достижение всех первоначальных и долгосрочных целей DLF при внедрении SharePoint.

В то время как всеобъемлющий контроль над сложными детализированными разрешениями оказался проблематичным в FileNet P8, внедрение защиты информации Microsoft Azure позволяет DLF достичь ключевой цели по достижению детального контроля разрешений на просмотр, чтение и печать для внешнего общего контента. SharePoint Online и Proventeq Migration Accelerator предоставили DLF возможность применять к содержимому безопасность AIP; позволяя организации решать проблемы безопасности, связанные с управлением большими объемами контента для внутренних и внешних пользователей.

Прочитать полное тематическое исследование