Сервисная и дистрибьюторская компания автоматизирует процесс выставления счетов с помощью SharePoint и Ephesoft.

Резюме

DH Pace — это национальная компания, которая с 1926 года предоставляет товары и услуги, связанные с дверями, док-станциями и дверями, владельцам домов и предприятий. У них более 2200 сотрудников в 45 местах, парк из более чем 1200 автомобилей, и они готовы помочь клиенты устанавливают, обслуживают и обслуживают все типы дверей, доков и систем контроля доступа. DH Pace обратилась к Zia Consulting и Ephesoft за помощью в оптимизации процесса обработки кредиторской задолженности и более эффективного использования существующей платформы SharePoint.

Вызов

Каждый месяц DH Pace обрабатывала тысячи счетов от сотен поставщиков, каждый из которых имел разный формат. Это потребовало кропотливого ввода данных сотрудниками DH Pace. Кроме того, они вручную классифицировали и индексировали документы, что было подвержено человеческим ошибкам. Им нужен был способ оптимизировать свои процессы, улучшить качество, повысить удовлетворенность клиентов и повысить эффективность.

Стратегия

Как клиент Zia Consulting, платинового партнера Ephesoft, DH Pace получила помощь в автоматизации для создания более эффективного процесса работы с кредиторской задолженностью. После ознакомительной встречи Zia Consulting порекомендовала внедрить платформу Ephesoft Smart Capture® для автоматизации обработки счетов. Интеллектуальная система ввода документов Ephesoft основана на контролируемой технологии машинного обучения, которая принимает, классифицирует, извлекает, проверяет и экспортирует метаданные. DH Pace интегрировала Ephesoft со своей существующей платформой Microsoft SharePoint для сквозной обработки и передачи данных непосредственно в свою систему управления контентом.

 

«SharePoint помог нам ускорить внутренние рабочие процессы различными способами, включая управление документами, утверждение контрактов и обслуживание зданий/систем. Используя SharePoint в качестве нашей системы управления контентом, мы можем легко назначать пользователям отдельные задачи, разрабатывать уровни утверждения для типов документов и легко создавать отчеты о деталях каждого из них. SharePoint помог сделать нашу организацию более эффективной», — заявил Робби Карлсон, бизнес-аналитик DH Pace.

Полученные результаты

Комплексное решение уменьшило количество ошибок и ускорило время обработки. Zia Consulting в настоящее время находится в процессе автоматизации двух дополнительных отделов по работе с кредиторской задолженностью. Эти новые пакетные классы будут обрабатывать дополнительно 1000 счетов в месяц. На реализацию проекта Зии потребуется всего 11 недель.

Кевин Данн, заместитель директора по совершенствованию процессов, прокомментировал: «Ephesoft и Zia предоставили комплексное решение по единой цене и предоставили нам необходимую гибкость… не беспокоясь о дополнительных расходах».

Прочитать полное тематическое исследование