Intelogy помогает Devro трансформировать финансовые операции с помощью SharePoint и Power Automate

Резюме

Компания Devro, представленная по всему миру, является одним из ведущих мировых поставщиков коллагеновых оболочек, используемых в производстве широкого ассортимента колбас и других мясных продуктов. В Devro работает более 2000 человек, обладающих навыками и знаниями, начиная от химической и электротехнической инженерии и заканчивая пищевыми технологиями, наукой о мясе и гигиеной окружающей среды.

В конце 2018 года Devro начала процесс перевода нескольких своих глобально распределенных финансовых функций на модель общего центра обслуживания. Чтобы облегчить часть этой программы, компания Intelogy была выбрана для поддержки технического перехода обработки счетов к оплате (AP) и управления документами команды Devro Finance.

Благодаря широкому использованию Power Automate для маршрутизации различных типов финансового контента через процесс проверки и утверждения решение SharePoint, предоставляемое Intelogy, интегрирует сканеры с оптическим распознаванием символов (OCR) по всему миру, сводя к минимуму ручную классификацию. Новое решение радикально изменило способ работы команды, обеспечив согласованную, надежную и централизованную обработку и архивирование точек доступа.

Вызов

Благодаря производственным площадкам, расположенным в Великобритании, США, Нидерландах, Китае, Чехии и Австралии, финансовые операции были распределены по всему миру, а их процессы выполнялись в отдельных региональных центрах. В 2018 году Devro приняла стратегическое решение перейти на новую целевую операционную модель для финансовых операций, предполагающую создание общих сервисов.

Поскольку финансовые документы поступают локально как в электронной, так и в бумажной форме, важно было найти способ продолжать получать финансовые документы внутри страны, но при этом объединить хранение и управление всеми финансовыми документами в центральном репозитории, доступном по всему миру. Кроме того, некоторые финансовые документы, такие как счета-фактуры и кредит-ноты, требовали значительных ручных усилий для маршрутизации, утверждения и обработки, что приводило к типичным проблемам с пропускной способностью и эффективностью процесса.

С учетом приверженности долгосрочному электронному хранению для соответствия требованиям ключевым приоритетом было определение подходящего решения для хранения и поиска, которое интегрировалось бы с существующими финансовыми системами.

Кроме того, Devro IT стремилась обеспечить, чтобы любое реализованное решение соответствовало их стратегии цифровой трансформации, чтобы внедрить, где это уместно, облачную архитектуру решения с предпочтением дальнейшего расширения использования Microsoft 365 и, в частности, SharePoint.

Стратегия

Первоочередной задачей проекта была проверка того, что сайты Devro по всему миру могут надежно и эффективно получать доступ к SharePoint, а также были идентифицированы и приняты меры по внесению любых изменений в их существующую сетевую инфраструктуру для улучшения и гарантии подключения. Компания Intelogy в тесном сотрудничестве с Devro IT провела серию тестов производительности сети в соответствии с рекомендациями Microsoft на удаленных объектах Devro для анализа и проверки сетевого подключения к глобальной сети Microsoft, при этом были выполнены специальные тесты для рабочих нагрузок SharePoint и OneDrive.

Другим ключевым требованием было определение подходящего решения для облегчения оцифровки бумажных документов, полученных локально, и последующего переноса в SharePoint. Компания Intelogy провела обзор доступных коммерческих вариантов и порекомендовала решение на базе Fujitsu, позволяющее выполнять пакетное сканирование документов с помощью OCR, загружать их в предварительно определенные библиотеки документов SharePoint с автоматической маркировкой документов при получении. Этот процесс был разработан в сочетании с решением, предоставленным Harmon.ie, которое упростило загрузку электронных документов, полученных по электронной почте, гарантируя, что все финансовые документы будут направлены в SharePoint до того, как будут выполнены какие-либо дальнейшие действия.

После получения в SharePoint был разработан и реализован процесс с использованием Power Automate, позволяющий членам финансовой группы помечать документы дополнительными метаданными, а затем безопасно направлять счета для утверждения персоналом через Devro и последующей обработки данных AP в существующей финансовой системе.

В конечном счете, все финансовые документы должны храниться в строго структурированном, безопасном и управляемом виде с поддержкой легкого поиска в случае необходимости. Поэтому компания Intelogy внедрила комплексную информационную архитектуру, разработанную с учетом долгосрочного роста, используя надежные возможности SharePoint для хранения документов, поискового индексирования и фильтрации.

Полученные результаты

Столкнувшись со сжатыми сроками, участники проекта Intelogy и Devro спроектировали, разработали и внедрили решение в тесном сотрудничестве. В результате Devro смогла успешно достичь своей стратегической цели по переводу финансовых операций на модель общего центра обслуживания, поддерживаемую сквозным цифровым процессом на базе Microsoft 365.