Dakota Financial работает со SkyLite Systems над созданием специального приложения для сканирования и управления делами с использованием SharePoint и PowerApps.

Резюме

Dakota Financial, LLC — это источник прямого финансирования на основе активов, специализирующийся на финансировании грузовых автомобилей, прицепов, строительного и сельскохозяйственного оборудования, а также станков. Национальные программы Dakota Financial специально разработаны для предоставления решений по финансированию для клиентов, которые ранее были банкротами, налоговыми залогами, судебными решениями, конфискацией имущества или медленными выплатами. Организация финансирует традиционную аренду, продажу с обратной арендой, частные продажи, стартапы и владельцев / операторов с помощью кредитов от $10,000 до $400,000.

В поисках эффективной системы сканирования и управления файлами Dakota Financial обратилась к SkyLite Systems, чтобы внедрить специальное решение, основанное на Microsoft SharePoint, с использованием PowerApps и Flow.

Вызов

Чтобы убедиться, что у них есть адекватная информация для аудита и обслуживания своих кредитов, Dakota Financial необходимо сканировать и хранить от 20 до 40 документов для каждого кредита, который они финансируют. Отсканированные документы объемом от одной до пятидесяти страниц содержат большое количество информации, требующей долгосрочного управления.

Как и многие другие компании финансового сектора, Dakota полагалась на дорогостоящую проприетарную систему сканирования и управления файлами для управления всеми отсканированными файлами, связанными с их арендой. Система была очень жесткой, и ее было трудно настроить. Президент Dakota Майкл Грин знал, что должно быть лучшее и более экономичное решение. После того, как Дакота перешел на Office 365, Майкл увидел потенциал SharePoint и понял, что сможет использовать свои инвестиции в Office 365 и заменить свое дорогое устаревшее решение для сканирования и управления современным экономичным облачным решением, построенным на основе Office 365.

Стратегия

Майкл Грин понял, что Office 365 может стать основой решения, в котором можно будет хранить сотни тысяч отсканированных документов. Он связался с несколькими компаниями и вскоре нашел надежного партнера Microsoft уровня Silver, SkyLite Systems, и попросил их поделиться идеями и способами реализовать свое видение. SkyLite Systems тесно сотрудничала с Dakota для создания решения с использованием приложения SharePoint, интегрированного со сканерами и программным обеспечением от Aleris/Kodak. Хотя изначально SkyLite предполагала решение только на основе SharePoint, они работали с Dakota и перешли на индивидуальное решение с использованием SharePoint Online, PowerApps и Flow.

<h3Using PowerApps, Flow, and SharePoint within the new app

Приложение использует сочетание PowerApps, Flow, SharePoint и программного обеспечения для сканирования от Alaris/Kodak.

• SharePoint: Дакота использует комбинацию списков SharePoint и библиотеки документов для хранения информации об аренде, отсканированных файлов и других файлов, относящихся к управляемой ими аренде. Поскольку все данные управляются в SharePoint, сотрудники могут искать документы, связанные с кредитом, через поисковую систему в SharePoint. Это позволяет выполнять поиск в каждом отсканированном файле, сохраненном в формате PDF с возможностью поиска, и во всех файлах, имеющих разъем данных.
• PowerApps: Skylite создал встроенную форму PowerApp в списке аренды SharePoint. Это позволяет пользователям легко получать доступ к информации об аренде в дополнение ко всем файлам, связанным с арендой, через галерею во встроенной форме.
• Microsoft Flow: решение использует Flow для настройки папок в библиотеке документов и ежедневной очистки данных по мере необходимости.
• Утилита загрузки сканирования SkyLite Systems: сотрудники Dakota используют эту утилиту загрузки для просмотра, маркировки и загрузки отсканированных файлов в библиотеку документов в рамках решения.
• Программное обеспечение для сканирования Kodak/Alaris — решение использует программное обеспечение для сканирования Kodak/Alaris для управления сканерами, форматирования отсканированных файлов и сохранения отсканированных файлов в указанном месте для загрузки в новое приложение.

Полученные результаты

Новое решение Dakota Financial для сканирования и управления файлами (построенное на базе SharePoint, PowerApps и Flow) предлагает значительные улучшения по сравнению с их предыдущим проприетарным решением. Без каких-либо глубоких навыков кодирования команда может легко изменить решение с помощью PowerApps, Flow или SharePoint. Поскольку в решении используются списки SharePoint, Dakota Financial может использовать возможности SharePoint с большей надежностью и возможностью простого резервного копирования хранимой информации. Лучше всего то, что организация может легко получить доступ ко всем отсканированным файлам со своего мобильного устройства.

Будущее

Dakota продолжает быстро расти и планирует тесно сотрудничать со SkyLite Systems для улучшения решения. Их текущее приложение имеет более 35 пользователей и более 1 миллиона отсканированных страниц, управляемых в библиотеке документов SharePoint, связанных с арендой. Несмотря на то, что сегодня производительность высокая и надежная, SkyLite и Dakota знают, что они могут легко перенести приложение в Common Data Service (CDS), чтобы приложения могли хранить данные и управлять ими, когда они решат, что пришло время резко увеличить масштабируемость до практически неограниченной и даже более высокой. производительность КДС. Генеральный директор Dakota Financial Майкл Грин говорит: «Наша компания сильно зависит от этого приложения. Я лучше сплю по ночам, зная, что новое решение сегодня отлично работает, и у меня есть возможность быстро увеличить объем хранилища до CDS, поскольку мы продолжаем расти и обслуживать наших клиентов. Дополнительные преимущества мобильной версии и объемного хранилища данных не имеют себе равных в отрасли и укрепляют нашу приверженность Office 365 и Microsoft как платформе для нужд нашего бизнеса».