Муниципальное правительство использует интеллектуальную интрасеть на базе SharePoint, чтобы люди могли работать во время пандемии.

На южной оконечности острова Ванкувер расположена Виктория, столица Британской Колумбии и жемчужина на тихоокеанском побережье Канады. Миллионы людей ежегодно посещают этот город благодаря необычному сочетанию видов на океан, исторической архитектуры и умеренного климата. Обслуживая постоянное население города, составляющее 94 000 человек, муниципальное правительство Виктории состоит из 1000 сотрудников, от ИТ-специалистов и пожарных до специалистов по связи и городских лесников.

Чтобы обмениваться информацией между своими сотрудниками, в 2014 году городские власти развернули внутреннюю сеть, построенную на WordPress. С момента запуска сайта ИТ-группа города Виктория знала, что это будет

только временная мера: целью был сайт, построенный на Microsoft SharePoint. В отличие от статического сайта WordPress, группе нужна была интрасеть, которая бы:

• Поощряйте взаимодействие с сотрудниками.
• Разрешите администраторам интрасети города рассылать уведомления и напоминания.
• Обеспечьте контроль доступа к контенту, который видят сотрудники города.
• Служить городским хранилищем документов.

«WordPress заполнил пробел во времени, но мы знали, что в будущем собираемся создать что-то более мощное, — говорит Майк Палмер, ИТ-директор города Виктория. Это будущее — инициатива правительства «Современное рабочее место», запущенная в 2017 году. Интранет города Виктория вот-вот претерпит кардинальные изменения.

Построение динамической интрасети на базе SharePoint

Палмер обратился к консалтинговой компании Regroove Solutions из Виктории, чтобы помочь с развертыванием Modern Workplace. Команда начала планировать миграцию из интрасети в SharePoint, но в то время не было возможности программно перенести существующий контент на современные страницы. Затем смена приоритетов города остановила дальнейшее развитие интранета. Когда проект возобновился, все изменилось. «В первый раз мы публиковали страницы в SharePoint, но в классическом режиме, — говорит Мэтт Лонгпре, дизайнер и разработчик в Regroove. «Когда проект возобновился, мы смогли использовать интерфейс прикладного программирования (API) для переноса контента на современные страницы. Этот перерыв сослужил нам хорошую службу.

Интранет города Виктория состоит из пяти узловых сайтов:

• Городской хаб. Целевая страница интрасети
• Ресурсный центр. Основная часть контента предыдущей интрасети, включая формы правительства.
• Последние новости. Новости правительства города, отредактированные администраторами сайта
• Социальный центр. Новости и информация, которые может публиковать любой сотрудник, а администраторы могут распространять в City Hub.
• Престижность. Хаб, где любой сотрудник может публиковать достижения и достижения коллег

В то время, когда Regroove разрабатывала интеллектуальную интрасеть города Виктория, Microsoft еще не представила мегаменю. Вместо этого Regroove использовала расширение SharePoint Framework настройщика приложений для создания глобальной панели навигации. Панель состоит из списков SharePoint, которые администраторы сайта могут редактировать для управления элементами раскрывающихся меню. Затем код в настройщике использует API SharePoint для извлечения списков. По словам Лонгпре, «где бы ни находились пользователи, когда бы они ни открывали страницу SharePoint, у них есть глобальная панель навигации для всего арендатора с цветами и темой города Виктория».

Простота использования SharePoint создает чемпиона в интрасети

После создания структуры право собственности на новую интеллектуальную интрасеть перешло к консультанту по непрерывному совершенствованию Хизер Фоллис. У Фоллис не было ИТ-опыта или навыков кодирования — она была специалистом по связям с общественностью, — но при поддержке Палмера и сотрудников Regroove она вскоре приобрела навыки, необходимые ей не только для управления внутренней сетью, но и для разработки и публикации новых страниц. . Шон Уоллбридж (Sean Wallbridge), главный специалист по устранению неполадок в Regroove Solutions, говорит: «Большая часть нашей роли в интранете заключалась в обучении, чтобы ИТ-группы и группы связи могли взять на себя эту работу».

Фоллис говорит, что внешний вид и организация нынешней внутренней сети города Виктория во многом являются результатом проб и ошибок. Она экспериментировала с веб-частями, размещая блоки контента, решая, нравятся ли они ей, а затем переставляя элементы для большей привлекательности. У Фоллис уже был большой опыт использования SharePoint в качестве городского хранилища документов, что помогло, но легкость, с которой она могла перепроектировать архитектуру сайта и создавать новые веб-части, означала, что она могла дать интранету новый старт. Лонгпре говорит: «Конструктор страниц в SharePoint — это просто мечта. Когда мы показали Хизер, как легко управлять макетом контента, она была очень рада узнать, как это работает». Фоллис так описывает свой опыт:

«Это стало очевидным в марте, когда огромная часть нашей рабочей силы внезапно стала работать из дома без особого уведомления. Вместо того, чтобы полагаться на стороннего подрядчика, чтобы помочь нам создать новый раздел сайта и заново представить домашнюю страницу, я смог сделать это за день. Я создал хорошо заметную иконку на домашней странице, которую люди могли выбрать, чтобы увидеть динамичный, развивающийся раздел интрасети, относящийся к информации, необходимой им для обеспечения непрерывности бизнеса и работы из дома».

Эта простота публикации контента в интеллектуальной интрасети на основе SharePoint поддерживается Longpre. «Я думаю, что опыт редактирования современных страниц действительно открыл людям глаза», — говорит он. «В старой интрасети вам нужно было написать свой контент в редакторе, просмотреть его, вернуться назад и внести изменения и так далее, пока вы, наконец, не опубликовали его. В SharePoint вы редактируете контент на месте, фиксируете изменение и видите его, включая внешние ссылки, библиотеку документов, видео, веб-части списка». Он добавляет: «Кроме того, страницы очень отзывчивы. То, что колонны складываются, чтобы вместить экраны меньшего размера, стало хитом».

Динамичность и единая библиотека документов: две большие победы

Динамичность, которую SharePoint привносит во внутреннюю сеть города Виктория, является огромным бонусом — и именно то, что искал Фоллис. Отсутствие взаимодействия с интранетом всегда было проблемой. «Теперь, — говорит Фоллис, — SharePoint дает нам динамизм, которого нам не хватало раньше. Мы можем добавить галереи изображений, каналы Twitter. Это не просто слова на странице».

Кроме того, интеллектуальная интрасеть дает Фоллису и редакторам интранета возможность:

• Убедитесь, что сотрудники постоянно возвращаются в интранет за новостями, формами и информацией о том, что происходит в организации.
• Рассылайте уведомления и напоминания.
• Обеспечьте контроль доступа к формам и содержанию.
• Используйте единый вход, чтобы помочь с таргетингом на контент, убедившись, что люди, которым нужно видеть контент, видят его, а те, кому нет, нет.
• Обеспечьте единый источник достоверной информации в виде городской библиотеки документов — изменения, внесенные в документы и формы в библиотеке SharePoint, распространяются по всей организации с контролем версий.

Эта возможность синхронизировать библиотеку документов с интранетом была еще одним преимуществом. «Внедрение веб-части библиотеки документов на страницу с файлами PDF и всеми другими типами документов было просто невозможно в прежней интрасети, — говорит Лонгпре. Палмер и его команда все еще находятся в процессе переноса всего в SharePoint с сетевых дисков организации и других источников данных, но COVID-19 ускорил необходимость завершения этой работы. Однако сотрудники города Виктория начали работать из дома, что немного облегчило миграцию.

Команды и SharePoint — ключ к успешной работе на дому

Инициатива Modern Workplace упростила перенос рабочих нагрузок с серверов центров обработки данных в облако. Этот переход к программному обеспечению как услуге был особенно полезен для библиотеки документов городского правительства — большая часть инициативы. Вместо того, чтобы отслеживать каждый экземпляр документа, проверять версию и вносить одни и те же изменения несколько раз, владельцы документов редактируют свои файлы централизованно, а SharePoint позаботится об управлении версиями. «Вы добавляете содержимое в соответствующее место в библиотеке документов, и оно автоматически появляется на любой странице с веб-частью библиотеки документов. Это огромная победа», — говорит Уоллбридж.

Не менее важны команды, которые играли центральную роль в инициативе Палмера еще до того, как COVID-19 изменил методы работы сотрудников города Виктория. Уоллбридж указывает на яркий пример. Одним из первых проектов Regroove с ИТ-группой было создание оперативного центра по чрезвычайным ситуациям (EOC) в Виктории. «Мы создали шаблон и настройки в Teams, чтобы при возникновении общегородской чрезвычайной ситуации они могли за 10 минут развернуть команду EOC и отреагировать», — говорит Уоллбридж. Этот опыт оказался бесценным, когда разразилась пандемия коронавируса. Добавляет Палмер:

«Департамент взаимодействия города Виктория использует SharePoint для хранения и отслеживания документации в фоновом режиме во время кризиса. ИТ-группа использует шаблоны в Teams, чтобы развернуть EOC за считанные минуты. После запуска EOC мы используем Teams для управления реагированием города и координации связи между службами экстренной помощи, общегородскими основными службами, провинциальными государственными учреждениями и волонтерскими организациями».

Microsoft 365 помогает развитию современной рабочей силы

Для Палмер и Фоллис использование современного рабочего места означает безграничные возможности. «Что касается меня, — говорит Фоллис, — мне нравится тот потенциал, который дает нам SharePoint — возможность владеть нашим контентом, возможность не обращаться к поставщику каждый раз, когда мы хотим изменить внешний вид страницы. Мы коснулись только верхушки айсберга с точки зрения того, что мы можем интегрировать в наш хаб в отношении функций и инструментов».

Муниципальные органы власти должны уметь адаптироваться к потребностям жителей и реагировать на изменения на уровне провинций и страны. Как облачное решение, Microsoft 365 также постоянно меняется, поскольку Microsoft постоянно выпускает новые функции и инструменты. Палмер говорит: «Переход на интеллектуальную платформу, такую как SharePoint, которую нам не нужно постоянно обновлять, которая постоянно обновляется, а Microsoft постоянно добавляет новые функции — это фантастика!» Уоллбридж вторит заявлению Палмера: «В прежние времена интрасетей их развертывали, а затем заменяли каждые четыре года, потому что технология менялась. С SharePoint вы получаете постоянное улучшение с течением времени».

Интеллектуальная интрасеть — это только начало

Команды и интранет на основе SharePoint необходимы для продолжения работы города Виктория во время пандемии коронавируса. «Поскольку COVID-19 заставляет работать из дома, использование Teams выросло более чем на 400%, — говорит Палмер. Интранет был центральным источником информации и ресурсов о работе на дому в связи с COVID-19, а уровень адаптации сотрудников отражает важность сайта. «Мы видим аналитику, которой раньше не было, — говорит Палмер.

Коллеги Фоллиса воспользовались простотой публикации контента, которую предлагает SharePoint. Фоллис говорит: «Когда я обучаю членов своей команды публиковать контент в нашей интрасети, первое, что я им говорю, это: «Вы будете удивлены, насколько это просто».

Переход города Виктория к современному рабочему месту продолжается. «Теперь, когда мы находимся на этой стратегической платформе, мы можем полностью интегрировать наши серверные системы с помощью Power Automate и возможностей Microsoft 365. Я предпочитаю все упрощать, поэтому, как только я смогу отказаться от стороннего точечного решения и удвоить усилия на нашей базовой платформе, это будет большой победой», — говорит Палмер.