Покупатель
Город Брэмптон
Резюме
Решения для управления контентом и записями города Брэмптон (Онтарио), являющегося девятым по величине городом Канады, больше не соответствовали растущим требованиям к соответствию и управлению. Впечатления ощутили на себе сотрудники городской администрации, которые пытались максимально оптимизировать свое устаревшее решение.
Стало ясно, что город должен пройти через цифровую трансформацию. Хотя это обычный сценарий сегодня, их обстоятельства были совсем не такими. Городские власти быстро реализовали два крупных проекта: один из них заключался в переходе с SharePoint 2007 на SharePoint Online, а второй — во внедрении электронной системы управления документами и записями.
Вызов
Чтобы ускорить цифровую трансформацию, городу необходимо было перейти к облаку. Кроме того, городским властям также требовалась более мощная система управления документами, которая работала бы поверх их среды SharePoint. Группа управления записями в городе использовала свой экземпляр SharePoint 2007 для некоторого управления, но в конечном итоге полагалась на физические записи для отслеживания документов. Группа управления информацией также приняла участие и объединилась с группой управления записями для оценки процессов управления и соответствия требованиям. Стало очевидно, что в их политике есть пробелы. Пока все это происходило, в городе также происходили многочисленные кадровые перестановки, в результате которых менеджеры приходили и уходили в короткой последовательности.
Стратегия
Чтобы перенести свои существующие файлы в SharePoint Online и внедрить дополнительное решение для управления записями, городские власти решили работать с Gimmal. Благодаря своим решениям для управления записями и управления компания Gimmal стала лучшим выбором для удовлетворения потребностей города в управлении информацией. Представление городских властей о комплексном решении для управления записями и контентом тесно связано с программными возможностями и опытом компании Gimmal.
Компания Gimmal смогла удовлетворить потребности города в управлении записями и информацией с помощью своих программных решений, которые работают поверх SharePoint. Когда город перешел на SharePoint Online, Gimmal смогла внедрить свое программное обеспечение для управления контентом, чтобы оно работало поверх него. Архитектура SharePoint послужила отличным местом для реализации решений по управлению и управлению записями. Эти критически важные для бизнеса решения стали основой для персонализированной системы ECM города под названием BRiMS (система управления записями и информацией Brampton). Благодаря этому решению городские власти смогли лучше контролировать свою информацию во всех отделах. Гиммал смог поддержать запуск BRiMS, обеспечив обучение и передачу знаний сотрудникам города.
Полученные результаты
С BRiMS, спроектированной и внедренной для управления информацией в масштабах всей организации, городские власти получили конкретное решение, созданное для их конкретных нужд. В ходе миграции более двух миллионов документов были успешно перемещены из SharePoint Server в SharePoint Online. Это также включало перевод 3500 пользователей на Office 365, работающий на Azure. Благодаря доступности SharePoint Online команды теперь могут работать со своими мобильными устройствами. Решения Gimmal для управления записями и администрирования упростили для городских служащих поиск того, что им нужно. В решениях Gimmal типы контента и метаданные назначаются в момент их загрузки. Внутренние сайты команд также были созданы городскими властями, а структура, заданная программным обеспечением Gimmal, помогает сохранять сайты организованными и удобными для поиска. Принятие решения сотрудниками было высоким, чему способствовал знакомый интерфейс SharePoint и тесная интеграция с Gimmal.
Городские власти решили завершить эти проекты, чтобы защитить свою деятельность в будущем, а также обеспечить инновации через организацию. После того, как проекты были завершены, городские власти почувствовали себя готовыми предоставить наилучшие услуги жителям Брэмптона.
