City of Bellevue оптимизирует управление записями с помощью SharePoint и Gimmal

Резюме

Город Белвью (Вашингтон) столкнулся с неконтролируемым ростом информации в своей организации. В результате их среда соблюдения требований находилась в условиях неоправданного стресса. ИТ-отдел имел дело с несколькими решениями для контента и уже существующими репозиториями. Количество разрозненных систем увеличило расходы города на ИТ на администрирование и обслуживание инфраструктуры, а риск невозможности найти контент и его потенциальное неправильное управление вызывали все большую озабоченность.

Вызов

В связи с растущими требованиями к управлению записями городским властям потребовалась помощь в создании технологического решения, отвечающего их требованиям к управлению информацией. Им также необходимо было обеспечить масштабируемость в течение следующих пяти-десяти лет. Чтобы преодолеть эти препятствия, городским властям потребовалась помощь в создании инфраструктуры управления всеми его документами, контентом и записями для удовлетворения меняющихся потребностей, обеспечения соответствия, снижения рабочей нагрузки на ИТ и снижения растущих затрат.

Стратегия

Городские власти использовали Gimmal Records Management в сочетании с сервисами внедрения Gimmal, чтобы создать на базе SharePoint полнофункциональное решение для управления записями, совместимое с Министерством обороны (DoD) 5015.2. Решение обеспечивает централизованное создание и управление политиками хранения записей для контента, хранящегося в центрах записей SharePoint. Городские власти также внедрили Gimmal Content Governance for SharePoint для упреждающего управления и контроля. Благодаря услугам Gimmal городские власти смогли быстро развернуть и внедрить новую систему.

Gimmal сосредоточился на том, чтобы помочь городу использовать SharePoint в качестве стандарта решения для совместной работы и управления записями в соответствии с требованиями. Gimmal Records Management был продуктом, используемым для обеспечения безопасного управления наиболее важной и ценной информацией организации. Перенаправив высокую стоимость поддержки и обслуживания существующей системы Oracle Stellent на внедрение управления записями в SharePoint, компания Gimmal помогла городским властям снизить расходы и предоставила решение, лучше соответствующее их потребностям в управлении содержанием и записями. Решение мгновенно улучшило доступ и управление за счет централизованного управления записями в городской среде SharePoint.

Хотя городские власти не были новичками в SharePoint, они никогда не использовали это приложение в структурированном виде для контента и совместной работы. Таким образом, передача знаний оказалась критически важной для успеха решения. Будучи партнером Microsoft с золотым сертификатом и глубоким опытом работы с SharePoint, Гиммал позаботился о том, чтобы городские власти поняли все ключевые концепции, номенклатуру и соображения дизайна, из которых состоит решение.

Полученные результаты

«Джиммал смог снизить организационные риски города за счет централизованного управления и управления записями — и все это с меньшими затратами, чем плата за обслуживание устаревшей системы Белвью», — говорит Кайл Станнерт, помощник городского менеджера города Белвью. Город выиграл от повышения общей производительности, поскольку сотрудники переходят с устаревших систем и освобождаются от хлопот, связанных с использованием нескольких систем. Все источники данных в городе скоро будут подключены, создавая единую систему управления едиными политиками. Сертифицированная система управления записями на основе SharePoint служит успешной и недорогой заменой устаревшим системам города. Система также позволяет городским служащим улучшить поиск и доступ к управляемым типам контента SharePoint и обязательным полям метаданных для контента, созданного и сохраненного в управляемой среде.

Прочитать полное тематическое исследование