Общинная церковь оптимизирует операции бэк-офиса с помощью Office 365, SharePoint и KnowledgeLake

Резюме

CenterPointe Church (CPC) — это внеконфессиональная церковь, которая более десяти лет служит общине Коллинсвилля, штат Иллинойс. Церкви нужен был лучший способ сосредоточиться на своей миссии, а не на служебных операциях. Большая часть их процессов управления документами основывалась на бумажных документах, и пробелы в системе становились все более заметными по мере роста церкви. В конце концов, церковь инвестировала в Office 365 для базового хранения документов и совместной работы. Чтобы увеличить свои инвестиции в Office 365, CenterPointe Church обратилась к KnowledgeLake, чтобы получить максимальную отдачу от Office 365 и возможностей управления документами SharePoint.

Вызов

Основанная в 2001 году, CPC претерпела несколько изменений, в том числе слияние с другой церковью и многочисленные смены названия. На протяжении всего своего роста CPC использовала технологии, чтобы продолжать продвигать свое служение вперед, особенно для привлечения новых, более молодых членов. Однако эта страсть к технологиям не всегда переносилась на работу бэк-офиса. Это привело к устаревшей бумажной системе управления документами КТК. Даже после использования нового бухгалтерского пакета и программного обеспечения для управления церковью все еще оставался значительный пробел, который не заполнялся для их потребностей в управлении документами и обработке кредиторской задолженности. Со временем в КТК накопились стопки бумажных файлов почти 15-летней давности. Бумага не только занимала столь необходимое место, но и мешала персоналу быстро находить документы. Поскольку кредиторская задолженность также обрабатывалась за пределами предприятия, необходимость в улучшенной системе была очевидна.

Стратегия

Чтобы выполнить свою задачу по обновлению операций бэк-офиса, CPC вложила средства в Microsoft Office 365, что позволяет церкви хранить документы и облегчать совместную работу сотрудников в SharePoint Online. Хотя Office 365 покрывал большую часть их потребностей, церковь по-прежнему нуждалась в лучшем решении для управления документами и рабочими процессами с кредиторской задолженностью.

Чтобы заполнить пробелы в процессе управления документами в КТК, компания KnowledgeLake внедрила свое проверенное решение. В KnowledgeLake впервые появилась возможность сканировать и маркировать все бумажные документы, поступающие в церковь. Следующей возможностью была загрузка и пометка электронных документов, которые церковь затем использует для идентификации неоплаченных счетов и документов, требующих долгосрочного хранения.

Полученные результаты

Развернув решения для управления контентом KnowledgeLake с уже существующими инвестициями в Office 365, CPC смогла создать надежный рабочий процесс управления документами и расчетами с поставщиками, улучшив работу своего бэк-офиса. «Качество нашего архива документов больше не зависит от различных стратегий подачи документов, которые меняются каждый раз, когда кто-то другой берет на себя обязанности по хранению документов, — сказал Баллард. «Раньше было практически невозможно найти исторические документы. Благодаря этому решению методология не зависит от конкретного добровольца. Технология управляет процессом». С помощью решения KnowledgeLake ECM документы легко и быстро захватываются, маркируются и сохраняются. Этот упрощенный процесс прост в освоении, прост в обучении и не требует особых усилий для волонтеров CPC, которые сканируют контент. Теперь, когда CPC использует цифровые рабочие процессы, бухгалтеру церкви не нужно ездить за бумажными документами. Сотрудники офиса могут сканировать документы еженедельно, что позволяет бухгалтеру определить документы, которые необходимо обработать с помощью KnowledgeLake. Это не только экономит время CPC, но и экономит расходы на топливо для офисного персонала.

Прочитать полное тематическое исследование