Bühler Group централизует доступ и распространение контента с помощью Microsoft 365 и MondayCoffee

Резюме

Bühler является мировым лидером на рынке поставок оборудования для производства муки, макаронных изделий и шоколада, оборудования для производства кормов для животных и систем литья алюминия под давлением. Как глобальной организации с 13 000 сотрудников, работающих в 140 странах, Bühler нуждалась в единой платформе для информации, коммуникации и сотрудничества между сотрудниками и внешними заинтересованными сторонами.

Облачное программное обеспечение MondayCoffee, разумно сочетающее основные технологии Microsoft на удобной для пользователя и стандартизированной платформе, позволило организации получать доступ, обмениваться и распространять всю необходимую информацию и знания в любом месте и в любое время. Глобальные команды могут работать более эффективно и улучшать сотрудничество с клиентами, партнерами и поставщиками.

Bühler удалось создать ориентированную на будущее рабочую среду для эффективной цифровой организации.

Вызов

Когда проект стартовал в 2015 году, у Бюлер было несколько платформ и инструментов (Lync, Outlook, Oracle, Jive, файловые ресурсы, SharePoint, корпоративная социальная сеть) для хранения и обмена контентом — для совместной работы, общения и работы в локальных и глобальных командах. а также вместе с клиентами, партнерами или поставщиками. Это создавало неэффективность, препятствовало управлению знаниями и влияло на индивидуальную и организационную производительность. Фактически у сотрудников не было единой точки входа для быстрого доступа к корпоративной информации с любого устройства; обмениваться контентом с внешними сторонами безопасным, эффективным и удобным для пользователя способом; или используйте виртуальные комнаты для эффективного сотрудничества в глобальных командах.

Компания Bühler должна была заменить старую интрасеть и хотела консолидировать существующий ландшафт инструментов управления контентом, коммуникации и совместной работы на единой готовой платформе на базе Microsoft 365 для интегрированной рабочей среды и взаимодействия с пользователем. Бюлер уже был пользователем Microsoft 365, но еще не воспользовался возможностью максимально использовать его и объединить все технологии и приложения на одной платформе — удобным способом, основанным на рабочем сценарии.

В новом решении клиент хотел использовать весь потенциал технологий Microsoft 365 и создать единый источник достоверной информации для всей своей организации. Для Bühler было важно, чтобы их команды за пределами Европы также имели простой и быстрый доступ к информации, а глобальные команды, работающие над глобальными проектами, имели необходимую инфраструктуру для совместной работы.

Стратегия

Bühler Group выбрала готовое решение на основе Microsoft 365, которое сочетает в себе коммуникацию, управление документами и совместную работу на одной платформе. Новая цифровая рабочая среда должна была функционировать как единая точка входа для всей организации, чтобы получить доступ к информации о компании, включая другие инструменты и системы, и с которой можно было эффективно работать как глобальная команда. Производительность решения с точки зрения скорости, безопасности и эффективности обслуживания и эксплуатации платформы была ключевой.

Компания Bühler выбрала облачное решение MondayCoffee, поскольку оно использует весь потенциал технологий Microsoft Office 365 и предлагает передовую удобную платформу для управления информацией, управления контентом, общения и совместной работы.

Команда реализовала проект в два этапа. На первом этапе компания Bühler создала глобальную информационную платформу с унифицированным начальным сайтом для получения целевой информации о компании, взаимодействия с генеральным директором в общекорпоративном блоге и доступа к сайтам знаний, содержащим документы о нормах компании, данные о продуктах и многое другое. Команда создала интерфейсы с другими системами данных (например, SAP ERP, Hybris PCM), чтобы гарантировать автоматическую передачу данных и маркировку между существующими системами и новой глобальной информационной платформой и, таким образом, предоставить пользователям быстрый доступ к информации для организации. Сегодня, например, всего за несколько кликов сотрудники могут вызвать нужные нормы с помощью полнотекстового поиска с обширными уточнениями из более чем 25 000 норм.

На втором этапе Bühler расширяет использование платформы для совместной работы. Используя стандартные макеты и функции, основанные на передовом опыте, команды смогут создавать сайты для совместной работы одним щелчком мыши и начинать совместную работу в предопределенных виртуальных рабочих пространствах. Команда оценивает интерфейсы с другими технологиями (например, SAP) для дальнейшего повышения эффективности и индивидуальной и организационной производительности.

Сам отдел ИТ и процессов уже использует сайты проектов. На сайте проекта они могут добавлять участников, хранить всю информацию о проекте, взаимодействовать друг с другом (через чат, ведение блога или звонки в Skype для бизнеса), совместно использовать общую записную книжку и добавлять диспетчер задач или календарь. На каждый сайт проекта отдел ITP также добавил информацию о статусе, которая в режиме реального времени консолидируется на информационной панели центрального офиса проекта, чтобы всегда иметь обзор всех проектов. Наличие виртуальных и предопределенных шаблонов рабочих пространств, доступных для проектов, рабочих групп, отделов, регионов и местоположений, а также продуктов и услуг, делает решение MondayCoffee не только единственным источником достоверной информации, но и идеальным местом для совместной работы внутри организации.

Внедрение цифровой рабочей среды MondayCoffee в основном осуществлялось с использованием реальной системы. Поскольку решение MondayCoffee является готовым, после краткого анализа и концептуальной фазы новая «пока еще пустая» система была запущена и могла наполняться контентом вместе с командой проекта. Этот метод позволяет пользователям ознакомиться с системой с самого начала и выявить проблемы до запуска. Основная команда, состоящая из представителей MondayCoffee и Bühler, тесно сотрудничала с проектом с самого начала, еженедельно встречаясь, чтобы продвигать проект вперед и помогать пилотным пользователям и владельцам площадок. Члены основной группы продолжают оставаться ориентиром для организации при дальнейшем развертывании сайтов для совместной работы, включая Microsoft Teams.

Полученные результаты

Инфраструктура:

• Переход с нескольких платформ на Microsoft 365, который охватывает связь, управление документами и совместную работу
• Переход от локальной инфраструктуры к мощному облаку Microsoft, обеспечивающему более быстрое распространение данных по всему миру

Пользователь:

• Единая платформа для совместной работы всех сотрудников по всему миру и легкого доступа к корпоративным данным в любое время, в любом месте и на любом устройстве.

Компания:

• Повышение эффективности и производительности за счет уникальной платформы; мощная функция поиска (маркировка); умные интерфейсы; стандартное и единообразное представление информации и предварительно определенные виртуальные комнаты для совместной работы

Консолидация хранения и представления информации для контента из нескольких выведенных из эксплуатации систем (некоторые локальные) на единой платформе приводит к лучшей доступности и меньшим усилиям по обслуживанию, а также к сокращению потенциальной избыточности данных.

Расширенные поисковые порталы гарантируют легкий и немедленный доступ к необходимой информации, что приводит к повышению эффективности и более высокому качеству результатов.

Функции поиска и прямого доступа к контенту из выделенных систем, таких как d.3, hybris и Simplex, облегчают и упрощают многие рабочие процессы.

Структурированное и единообразное представление всей информации о конкретном местоположении упрощает планирование поездок и взаимодействие с ответственными коллегами.

Прочитать полное тематическое исследование