Университет Бригама Янга модернизирует подход к управлению записями с помощью SharePoint и Gimmal

Резюме

Частный исследовательский университет в Прово, штат Юта, Университет Бригама Янга принадлежит и управляется Церковью Иисуса Христа Святых последних дней и имеет самое большое количество студентов в кампусе любого религиозного университета в Соединенных Штатах. Ховард Лоос, менеджер по документации и информации в УБЯ, искал лучший способ управления ежедневными и историческими документами университета. Благодаря модернизированной программе управления записями и более совершенным инструментам для управления информацией, внедренным Gimmal, УБЯ улучшил соблюдение требований к управлению записями во всей организации.

Вызов

УБЯ накопил миллионы записей, которыми невозможно было управлять на практике или эффективно. Неэффективный «бумажный» подход к управлению записями требовал ручной классификации пользователями. Это привело к высоким затратам, связанным с поиском, управлением и хранением растущего количества неуправляемых записей. Работая с руководством университета, Лоос и его команда быстро решили, что им необходимо стороннее программное решение для управления хранением и передачей записей SharePoint.

Стратегия

Команда Лооса изучила другие сторонние варианты и выбрала Gimmal Records Management, потому что она отвечала их потребностям и была самой простой системой для администрирования его небольшой командой без небольшой помощи со стороны ИТ-отдела.

У BYU была четко определенная потребность и стремление к гибкости, которая расширила бы существующие возможности SharePoint. Лоос заявил: «Нам нужен был инструмент, который мог бы разработать план файлов, а затем сопоставить план файлов с правилами с различными сайтами». Кроме того, он определил критически важные аспекты, которые им нужны от решения: возможность переноса исторических записей в цифровую систему хранения, управление записями на месте и оптимизация процесса утверждения для уничтожения записей. Поэтому он обратился к Gimmal, который предоставил идеальное программное решение для его нужд.

Gimmal Records Management предоставляет решение, которое может легко администрировать небольшая команда на всех своих сайтах SharePoint. Решение Gimmal было быстро внедрено для управления контентом SharePoint и управления хранением с помощью автоматизированных правил.

Полученные результаты

С Gimmal Records Management SharePoint представляет собой современную систему управления записями. Развертывание было простым процессом, поскольку в 2016 году УБЯ уже внедрил SharePoint в 62 из своих 400 отделов. УБЯ может централизованно контролировать свои политики для всех сайтов и местоположений из одного места, управлять записями на месте, избегая затрат на перенос записей в другую систему. , упростить утверждение уничтожения записей, обеспечить юридическое удержание и перенести исторические записи в свою цифровую систему хранения.

УБЯ продолжит развертывание решения в оставшихся отделах и выиграет от более совершенной, но практичной системы управления записями. Они особенно довольны возможностью применять юридические запреты, безопасно удалять записи и снижать риски и затраты, связанные с хранением устаревшей информации. Лоос заявил: «Программное обеспечение настолько гибкое, что по мере того, как управление записями превращается в управление информацией, инструмент достаточно адаптируется, чтобы справиться с ним».