Bosch управляет электронной почтой и документами с помощьюharmon.ie и SharePoint

Резюме

Группа компаний Bosch является ведущим мировым поставщиком технологий и услуг. В компании работает около 400 000 сотрудников по всему миру, а объем продаж в 2019 году составил 77,7 млрд евро. Его деятельность разделена на четыре бизнес-сектора: решения для мобильности, промышленные технологии, потребительские товары, энергетика и строительные технологии. Группа Bosch включает около 440 дочерних и региональных компаний в 60 странах. Включая партнеров по продажам и обслуживанию, глобальная производственная, инженерная и торговая сеть Bosch охватывает почти все страны мира.

Вызов

Как и все организации, Bosch в значительной степени полагается на электронную почту для ведения своего глобального бизнеса. Фактически, компания ежедневно обменивается 9-10 миллионами деловых писем. Как и во многих других компаниях, в Bosch часто обмениваются деловыми записями и другой важной информацией по электронной почте. Электронные письма, связанные с деятельностью компании в области продаж, закупок, бухгалтерского учета, проектирования, обеспечения качества и управления персоналом, — это лишь несколько примеров критического использования электронной почты. С таким большим объемом важных для бизнеса электронных писем личные почтовые ящики в Exchange и Outlook не являются подходящими репозиториями для хранения такой информации. Даниэль Стуч, старший руководитель проекта Bosch по разработке и внедрению приложений, объясняет, почему; «коллеги и коллеги не имеют доступа к чужим личным почтовым ящикам. Таким образом, если дело доходит до электронного обнаружения или сотрудник покидает компанию, у нас просто нет доступа к критически важной бизнес-информации».

Раньше Bosch использовала комнаты SAP Portal для управления записями электронной почты. Когда поддержка этого продукта закончилась, был запущен проект по поиску замены. Первоначально компания Bosch рассматривала возможность простого использования общих файловых ресурсов для хранения электронной почты, но быстро поняла, что этот вариант не может обеспечить основные элементы управления бизнесом, включая контроль доступа и обеспечение прозрачности доступа к информации и ее использования. «При совместном использовании файлов у вас не будет полнофункциональной системы управления документами, у вас будет просто хранилище», — говорит Стач. Требовалась полноценная система управления документами, и после детальной оценки вариантов компания Bosch выбрала SharePoint, изначально локальную версию SharePoint. Как полнофункциональное решение для управления записями, SharePoint позволяет сотрудникам Bosch точно классифицировать контент с помощью метаданных и, таким образом, соответствовать требованиям управления и соответствия требованиям.

Этот выбор SharePoint соответствовал планам Bosch по переносу своей инфраструктуры в облако Office 365, начиная с 2020 года, что позволило компании плавно перейти на SharePoint в процессе. Благодаря широкому и разнородному сообществу пользователей компания Bosch поняла, что ей потребуется дополнительный продукт, облегчающий обычным бизнес-пользователям сбор и классификацию важных деловых сообщений электронной почты в SharePoint. Для оценки был выбран ряд продуктов, в том числе Harmon.ie.

Стратегия

Был определен строгий процесс отбора продуктов, и для участия в нем были выбраны ключевые бизнес-подразделения Bosch. «Проверка концепции» была проведена с 77 тестовыми пользователями из различных отделов управления продуктами, управления проектами и закупок. В конце процесса Harmon.ie был выбран в качестве предпочтительного продукта для Bosch.

После выбора Bosch был определен график поэтапного развертывания Harmon.ie. Первый этап представляет собой предварительный пилотный проект для 1000 пользователей, затем следует пилотный этап для 6000 пользователей и, наконец, глобальное развертывание для всех 360 000 бизнес-пользователей Bosch. Обучение конечных пользователей в Bosch проводится посредством самообслуживания через внутренние бизнес-социальные сети, Docupedia компании и посредством видеообучения с использованием средства BoschTube.

Полученные результаты

Комбинированное решение SharePoint/harmon.ie помогает Bosch управлять миллионами своих ежедневных электронных писем, включая те бизнес-записи, к которым должны иметь доступ коллеги. Электронные письма также легко доступны для будущих проверок и электронного обнаружения. Возможность легко находить важные сообщения электронной почты — важный элемент программы Bosch по управлению информацией и соответствию требованиям.

Упрощая использование,harmon.ie увеличил скорость внедрения SharePoint. «harmon.ie делает SharePoint более доступным для людей, а с повышением скорости принятия и более широким использованием Share-Point мы также получили те преимущества, которые мы изначально хотели получить от SharePoint», — говорит Стуч.

Дополнительным преимуществом решения SharePoint является то, что Bosch видит сокращение количества документов, отправляемых в виде вложений электронной почты. Это не только уменьшает объем данных, но и предотвращает хаос при управлении версиями документов. «Меньше данных отправляется вложениями — версия 1, версия 2, версия финальная, финальная-финальная и т. д. Теперь люди присылают ссылки и у них всегда самая последняя версия».

Harmon.ie также доказал свою экономическую ценность: «мы обнаружили, что, хотя финансовая выгода не была основной причиной покупкиharmon.ie, вы просто экономите до 70% шагов или повышаете производительность на 70%, когда перетаскиваете и сбросьте электронные письма».

По словам Стуча, внедрение Harmon.ie легко. «У нас есть онлайн-обучение, в том числе интерактивное с видео-скриншотами. Но даже это обычно не требуется. Когда мы рассказываем людям Harmon.ie и советуем им пользоваться, они обнаруживают, что это интуитивно понятно. Людям не нужно учиться пользоваться Harmon.ie, они просто используют его. Если у них есть вопросы о деталях, они могут найти информацию по соответствующим каналам или связаться со службой поддержки, сообществом или даже со службой поддержки».