AHRC внедряет полностью автоматизированную EDRMS на SharePoint с использованием искусственного интеллекта и машинного обучения.

Резюме

Австралийская комиссия по правам человека (Комиссия) является национальным правозащитным учреждением Австралии, независимой официальной организацией, находящейся в ведении Генерального прокурора и занимающейся поощрением и защитой прав человека. Несмотря на то, что это небольшое агентство, AHRC славится ранним стратегическим внедрением новых технологий. В последние годы AHRC была лидером в правительстве благодаря переходу на Microsoft Office 365 и Azure. 

По данным Национального архива Австралии (NAA), Комиссия в настоящее время является идейным лидером в области управления документами в правительстве Австралии. Благодаря корпоративному партнерству с RecordPoint Комиссия внедрила электронную систему управления документами и записями (EDRMS) на SharePoint с RecordPoint Records365, используя технологии искусственного интеллекта и машинного обучения RecordPoint для классификации записей без необходимости участия персонала. 

Вызов

До этого нового решения EDRMS, работающего с февраля 2019 года, Комиссия тонула в море дубликатов, запуталась во вложенных папках и была озадачена потерянными документами. Дефицит финансирования и другие проблемы привели к тому, что Комиссия не смогла внедрить жизнеспособное решение EDRMS. 

Изучая варианты, Комиссия, возглавляемая Роном Маклеем, директором по информационным технологиям, и Райаном МакКонвиллом, менеджером по информации, включила исследование Департамента финансов в недостатки традиционной EDRMS. В частности, в отчете предлагалось автоматизировать управление записями, а не выполнять его вручную государственными служащими. Вдохновленная отчетом, Комиссия приступила к реализации полностью автоматизированной EDRMS с использованием искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения. Это станет основой RADICAL — Record And Document Innovation & Capture — Artificial Learning. 

Реализация EDRMS с искусственным интеллектом решает ключевые проблемы, возникающие при работе с эффективной EDRMS. ИИ уменьшает вероятность человеческой ошибки, увеличивая объем, точность и согласованность классификации записей. Простой пользовательский интерфейс привлек большое внимание пользователей и рассматривается персоналом как полезный инструмент, а не как бремя. 

Комиссия избегала настройки и надстроек для RecordPoint и SharePoint, вместо этого сосредоточившись на настройке. Распространенная проблема, с которой сталкиваются агентства, заключается в настройке и использовании сторонних надстроек для соответствия существующим или устаревшим бизнес-процессам. Это часто приводило к тому, что системы были сложными в использовании, неэффективными и ненадежными, и их было трудно модернизировать, что, соответственно, страдало от восприятия пользователями. 

Использование собственных функций RecordPoint и SharePoint для улучшения бизнес-процессов. Комиссия также внедрила простую навигацию для удобного просмотра записей, поддерживаемую мощной функцией поиска в Records365. Решение RADICAL находится в эксплуатации с февраля 2019 года и в настоящее время готовится к развертыванию в организации. 

Стратегия

Подход Комиссии заключался в «конфигурации, а не настройке», как рекомендовано DTA, с упором на дизайн, ориентированный на человека. С персоналом подробно консультировались по текущим потребностям и проблемам. Когда это было возможно, собственные функции Records365 и SharePoint сохранялись, что ограничивало потребность в обучении конечных пользователей и обременительном управлении изменениями. 

При планировании RADICAL ключевой целью было лишить сотрудников возможности принимать решения по управлению записями и позволить им сосредоточиться на своей основной работе. RADICAL необходимо было обеспечить «прозрачное управление записями» и ограничить вероятность неточной или непоследовательной классификации. 

Традиционно процесс классификации выполнялся вручную регистраторами. Ручной элемент классификации может отнимать много времени, может привести к неточностям и может отвлекать персонал. Предыдущие методологии для автоматизации классификации записей использовали деревья правил, которые классифицируют записи на основе их метаданных и сохраненного местоположения. Однако деревья правил должны создаваться и поддерживаться опытными регистраторами и полагаться на то, что конечные пользователи применят точные метаданные и сохранят их в определенных местах. 

Использование ИИ в этом процессе решает многие из этих проблем, объединяя минимальное дерево правил с моделью машинного обучения. Если запись не может быть классифицирована правилом, модель машинного обучения классифицирует запись на основе ее содержимого. Эта система устраняет необходимость поддерживать сложные деревья правил, полагаться на метаданные и местоположение записи. 

Команда проекта RADICAL работала с разработчиками искусственного интеллекта RecordPoint для создания статистической модели, которая может классифицировать записи в соответствии с AFDA Express и органом по уничтожению записей конкретного агентства Комиссии. 

Статистическая модель разрабатывается путем взятия набора записей, которые были классифицированы вручную, и применения методов обработки естественного языка для нормализации содержимого документа в векторах. Затем модель обучается с использованием алгоритмов. 

После начального периода обучения статистическая модель RADICAL может классифицировать отдельные записи с точностью 80%. Комиссия ожидает, что эта точность со временем будет увеличиваться. RADICAL также переклассифицирует записи каждый раз, когда они редактируются, обеспечивая постоянную актуальность классификации. 

Хотя модель машинного обучения первоначально будет работать в сочетании с деревом правил, по мере повышения точности модели правила будут постепенно удаляться, и Комиссия будет полагаться исключительно на машинное обучение для управления своими корпоративными записями. 

Этап реализации включал: 

• выполнение детального анализа существующих систем и архивов 
• разработка новой структуры управления информацией и полномочий по удалению документации для конкретного агентства 
• разработка и внедрение стратегии переноса записей 
• обширное сотрудничество и тестирование с разработчиками ИИ RecordPoint 
• разработка и тестирование платформы SharePoint, которой управляет Records365 
• работа со специалистом по управлению изменениями 
• обучение конечных пользователей и обеспечение постоянной поддержки при вводе в эксплуатацию 
• внедрение согласованной модели безопасности 
• получение одобрения агентства для системы, включая бизнес-правила и использование алгоритмов машинного обучения 
• обучение алгоритмов машинного обучения 
• внедряем и запускаем систему 

Полученные результаты

Поскольку большинство правительственных учреждений Австралии предъявляют одни и те же требования к управлению записями, Комиссия считает, что модель машинного обучения, предоставленная RecordPoint и используемая RADICAL, является «подлинным изменением правил игры» и позволит другим агентствам добиться эквивалентного «прироста эффективности, производительности и снижение затрат». Комиссия считает себя первопроходцами в правительстве по использованию ИИ в управлении документами и рада поделиться своим опытом в качестве нынешних идейных лидеров управления документами правительства Австралии. 

RADICAL предоставляет Комиссии множество ощутимых преимуществ, таких как: 

• автоматизированное управление записями, которое является точным, последовательным и соответствующим требованиям 
• соответствие DC2020 
• управление версиями документа, что уменьшает дублирование 
• улучшенное сотрудничество и совместное использование 
• упрощенная обработка запросов о свободе информации (FOI) 
• Отчеты Power BI для руководителей высшего звена 
• сокращение времени персонала, затрачиваемого на ведение документации 
• эффективный и действенный поиск и извлечение записей 
• транскрипция видео в реальном времени 
• автоматическая каталогизация изображений 

RADICAL оказал положительное влияние на Комиссию и ее заинтересованные стороны следующим образом: 

• достижение цели «прозрачного управления записями» 
• повышение точности и соответствия методов управления информацией за счет уменьшения вероятности человеческой ошибки 
• сокращение времени и затрат, связанных с реагированием на запросы о свободе информации, благодаря улучшенному поиску и поиску 
• постепенно снижая затраты на физическое хранение, в настоящее время в среднем $17,000AUD в год 
• снижение затрат на хранение цифровых данных 
• расширение сотрудничества между бизнес-подразделениями Комиссии через общие библиотеки документов и установление политики доступа к информации «открыто по умолчанию», где доступ к записям ограничен только для защиты личной конфиденциальности или конфиденциальной информации. 
• совершенствование бизнес-процессов за счет электронных рабочих процессов, управления версиями документов и автоматической маркировки метаданных 
• сведение к минимуму последствий потенциальных утечек данных за счет регулярного уничтожения записей по расписанию 

Первоначальные оценки Комиссии показывают, что персонал, использующий RADICAL, наблюдает повышение производительности как минимум на 5%. Кроме того, точность захвата и классификации с помощью алгоритмов улучшается и, по оценкам, «уже превышает точность нашей ручной классификации». 

Наконец, Комиссия демонстрирует, что технологически продвинутое решение может быть реализовано без значительных затрат. «По нашим оценкам, традиционная EDRMS обошлась бы Комиссии в 3–4 раза дороже, чем RADICAL».