AFS упорядочивает адаптацию с помощью SharePoint и решения Crow Canyon NITRO Workflow

Опубликовано 15 июля 2019 г.

Резюме

AFS стремится сделать мир более справедливым и мирным, предоставляя опыт международного и межкультурного обучения отдельным лицам, семьям, школам и сообществам посредством глобального добровольческого партнерства.

Глобальная некоммерческая организация AFS работает более чем в 50 странах, предоставляя студентам со всего мира возможности для культурного обмена. Это стало возможным благодаря преданным своему делу сотрудникам AFS и, конечно же, волонтерам — более 4400 человек в США и более 50 000 человек по всему миру. Это приводит к очень напряженному и активному процессу включения/отключения. Администратору SharePoint и руководителю ИТ-проектов AFS Джо Коллинзу требовалось решение для оптимизации этого процесса в SharePoint.

Адаптивное приложение Crow Canyon для SharePoint предоставило AFS решение, необходимое для автоматизации, упрощения и защиты адаптации сотрудников, а также для гарантии того, что задачи не останутся невыполненными.

Вызов

В AFS был трудоемкий и ручной процесс управления адаптацией с использованием электронных таблиц Excel и задач Outlook, что затрудняло эффективное отслеживание новых и увольняющихся сотрудников. Система была полна проблем: пропущенные задачи, задержка ответов и проблемы с безопасностью. Это сделало адаптацию медленной и трудной.

Перед организацией была поставлена задача найти лучшее решение для адаптации. Они сделали это своим приоритетом #1, зная, насколько важна эффективная система. Они также поняли, что для некоммерческой организации жизненно важно учитывать каждый доллар и поддерживать низкие административные расходы за счет улучшения процессов. Они искали решение для управления задачами, создания простых рабочих процессов и снижения рисков для лучшего соблюдения требований и подотчетности.

AFS обнаружила, что встроенное приложение Crow Canyon Software, которое интегрируется с SharePoint и Office 365, полностью соответствует их потребностям и обеспечивает мощное и недорогое решение этой проблемы.

Стратегия

Благодаря высокой степени настраиваемости приложения Crow Canyon компания AFS смогла изменить рабочие процессы и процессы в соответствии со своими конкретными потребностями.

Работая с Crow Canyon, AFS внедрила решение Crow Canyon NITRO Studio, которое добавляет формы, рабочие процессы, отчеты, порталы и многие другие дополнительные усовершенствования в SharePoint и Office 365. Решение, которое внедрила AFS, начинается с сайта SharePoint и списков. В дополнение к SharePoint формы, рабочие процессы и другие функции NITRO Studio от Crown Canyon позволяют организациям работать в SharePoint, чтобы получить необходимое им уникальное адаптационное решение.

Используя надежные, гибкие и интерактивные формы NITRO, сопровождаемые рабочими процессами и действиями, которые легко настраиваются с помощью механизма рабочих процессов NITRO, Crow Canyon предоставила AFS способ более легкого управления набором сотрудников (первоначальные запросы, оценки, анализ и сопутствующие задачи с привлечением человека на борт), а также уход сотрудников (снятие прав, сбор оборудования, написание оценок и т. д.).

Все это было сделано в SharePoint с использованием структуры сайта и списка в сочетании с улучшениями, которые предоставляет NITRO — формами, рабочими процессами, действиями, отчетами, форматированием, порталами, базой знаний и многим другим. Эти функции NITRO добавляют мощность, необходимую для запуска по-настоящему эффективного встроенного и удаленного приложения в SharePoint.

«За счет развертывания бизнес-приложения Crow Canyon Onboarding Business Application в сочетании с предоставленным нам исключительным обучением и поддержкой мы создали передовое решение для рабочих процессов на нашей платформе SharePoint, которое отвечает всем потребностям нашего процесса адаптации/отключения. Это сэкономило нам время, ресурсы и устранило вероятность ошибок и разочарований, которые были огромной частью нашего ручного процесса. Теперь мы можем легко и эффективно нанять нового сотрудника и обеспечить его плавную и быструю работу, защищая при этом конфиденциальные данные в процессе увольнения».

Джо Коллинз (менеджер ИТ-проектов, администратор SharePoint, AFS-США)

Полученные результаты

В настоящее время AFS запускает более 100 рабочих процессов для обработки своих напряженных требований по приему на работу и удалению из нее. На самом деле, Джо был новичком в построении рабочих процессов в SharePoint и обнаружил, что обучение и поддержка, которые он получил от Crow Canyon, были неоценимы. Теперь он самостоятельно выстраивает рабочие процессы, чтобы не отставать от постоянно меняющихся требований отдела кадров, поскольку он набирает или увольняет множество сотрудников, которые помогают AFS работать.