Orientação sobre melhores práticas – reunião semanal de status
Pragathi é líder de comunicações e usa Microsoft Teams para agendar reuniões semanais de status e compartilhar atualizações com toda a equipe do projeto. Essas reuniões de status geralmente têm cerca de 25 participantes e todos são funcionários internos.
Passo a passo
Pragathi agenda um Nova reunião de seu calendário Microsoft Teams, garantindo que um Semanalmente a recorrência é selecionada antes de enviar a nova série de convites.
Ele informa a todos que a primeira reunião é uma sessão de brainstorming postando uma mensagem na reunião Bater papo. Durante a reunião, Pragathi usa o Quadro branco função para mapear visualmente as ideias da equipe, após o que ele exportará diretamente para o Notas da reunião aba.
Dois dias antes da reunião de cada semana subsequente, ele carrega um Power Point apresentação para a reunião arquivos aba, envia o esboço da agenda na reunião Bater papo, e @homensções o outro leva a atualizar seus respectivos slides no PowerPoint.
Quando a reunião começa, Pragathi segue algumas práticas recomendadas:
- Começa a gravar & transcrição para quem não conseguiu participar, para que eles possam se atualizar mais tarde e ele possa verificar as anotações.
- Pede a outro colega para usar o Notas da reunião para capturar quaisquer pontos de discussão adicionais, ideias futuras de tópicos da agenda, itens de acompanhamento ou tarefas pós-reunião.
- Para garantir que a reunião seja inclusiva, ele ativa legendas ocultas e informa a todos que, se quiserem falar, basta usar o levante a mão característica a ser reconhecida.
- Muda sua visão para modo juntos para que ele possa ver facilmente todos os participantes de uma forma mais envolvente.
Durante a reunião, os participantes enviam mensagens divertidas Gifs e Reações na reunião Bater papo, ajudando a aumentar e manter o moral em seu ambiente de trabalho acelerado. Quaisquer itens de acompanhamento ou tarefas pós-reunião podem ser atribuídos por @mencionando membros da equipe diretamente nas notas da reunião. Quando Pragathi está compartilhando a apresentação do PowerPoint, ele muda seu modo apresentador para lado a lado para que todos possam ver o conteúdo e seu vídeo em uma visualização dinâmica, e os membros da equipe também possam navegar pelo conteúdo por conta própria.
Depois, eles podem consultar facilmente a série de reuniões para acessar apresentações anteriores, reproduzir gravações e revisar as notas e quaisquer itens de ação.
Faça mais
- Editar opções de reunião para definir gravação automática, opções de lobby e muito mais
- Use o Aplicativo Tarefas em Microsoft Teams para gerenciar tarefas de grupo
- Projete seu PowerPoint diapositivos
- Gerenciar o Quadro branco em Microsoft Teams
- Adicione um Bloco de notas OneNote para Microsoft Teams para melhorar suas anotações de reunião
Reuniões e bem-estar
As reuniões são uma parte importante do nosso dia e onde vivenciamos a cultura das nossas empresas. Assista a este vídeo para obter sugestões de práticas que garantirão que suas reuniões apoiem uma cultura positiva e ainda permitam tempo para reflexão individual e produtividade.
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