Yorktown Systems Group moderniza sua arquitetura e segurança de dados com Office 365 e Summit 7

Resumo

(Yorktown) é uma empresa de serviços profissionais com mais de 750 funcionários que oferece treinamento e educação, aprendizagem linguística e cultural, modelagem e simulações, análise de gestão, serviços administrativos e logística integrada para ajudar organizações federais e civis. Com sede em Huntsville, AL, a maioria dos funcionários da Yorktown está localizada no local com os clientes, o que representa um desafio para promover a colaboração entre indivíduos e equipes dentro da organização. Yorktown desejava usar a plataforma Office 365 para fornecer melhor comunicação e colaboração entre equipes.

Desafio

Yorktown executou a maior parte de seu gerenciamento e operações de documentos em um ambiente local SharePoint 2010. Este sistema de informação não era apenas limitado pelo conjunto de capacidades, mas o modelo local também complicava a nova estratégia de segurança e conformidade de Yorktown. Após anos de departamentos díspares criando silos de informações com diversos graus de governança, a estrutura de permissões da organização era amplamente inconsistente e difícil de gerenciar. A estrutura de conteúdo de Yorktown carecia das melhores práticas de arquitetura moderna, e os funcionários relataram consistentemente dificuldade em encontrar documentos ou informações críticas em tempo hábil. Por último, parte do conteúdo de Yorktown residia em um farm de servidores hospedados por terceiros e as equipes internas de TI não tinham acesso para administração de back-end.

Estratégia

A Summit 7 Systems trabalhou em parceria com Yorktown para analisar e documentar o ambiente SharePoint 2010 da organização para entender como os usuários estavam usando a plataforma para trabalhar entre equipes. A Summit 7 trabalhou então com as partes interessadas e líderes de Yorktown de cada equipe da organização para entender como eles estavam estruturando seu conteúdo no SharePoint 2010 e como essa estrutura melhorou ou inibiu seus processos de negócios existentes. Além disso, o Summit 7 forneceu uma análise detalhada da arquitetura de segurança existente para conteúdo no ambiente.

Usando esses dados, o Summit 7 foi capaz de criar um projeto de arquitetura de informações e segurança que considerava todo o conteúdo do ambiente SharePoint 2010 de Yorktown. Usando a experiência moderna com SharePoint Online, o design da arquitetura da informação forneceu áreas para as equipes corporativas publicarem conteúdo relevante, como anúncios de notícias, políticas, procedimentos, informações de viagens e formulários de segurança para o público mais amplo de Yorktown usando sites de comunicação. Os sites de equipe foram usados para fornecer às equipes internas a capacidade de colaborar e compartilhar conteúdo relevante para sua equipe de forma rápida e eficaz. Os sites centrais uniram o design geral, fornecendo uma estrutura hierárquica ao conteúdo, e o uso de classificações de sites permitiu uma interpretação simples pelos usuários finais do tipo de conteúdo armazenado nos sites e grupos. O Summit 7 implementou o design de Yorktown e as estruturas iniciais do site para cada site dentro do ambiente usando designs de site.

Com uma arquitetura de informações robusta projetada e implementada, o Summit 7 trabalhou em estreita colaboração com a Yorktown IT para realizar migrações de conteúdo em ondas para permitir que a equipe de TI facilitasse a entrada dos usuários na interface moderna, entendesse onde seu conteúdo estava e como ele pode ser acessado. À medida que uma equipe ou grupo de Yorktown tivesse seu conteúdo migrado do SharePoint 2010 para o SharePoint Online, o Summit 7 o validaria com eles, e a TI da Yorktown trabalharia diretamente com os usuários finais para acostumá-los à sua nova maneira de trabalhar.

Para Yorktown, essa abordagem foi altamente bem-sucedida e garantiu a adoção pelos usuários em toda a organização. A Summit 7 trabalhou em estreita colaboração com Yorktown para garantir que os administradores de TI tivessem um conhecimento completo da plataforma Office 365 e de todos os seus recursos. O Summit 7 forneceu orientação à Yorktown IT, o que lhes permitiu trabalhar em estreita colaboração com os usuários de toda a organização para superar desafios e promover ainda mais o uso da plataforma. No final, ao trabalhar em estreita colaboração com o Summit 7, a equipe de TI tornou-se uma parte interessada integral no sucesso geral da plataforma dentro do Yorktown Systems Group.

Resultados

Com o apoio do Summit 7, Yorktown estabeleceu uma plataforma facilmente acessível para aprimorar a colaboração e a interação da equipe. Os dados organizacionais tornaram-se mais acessíveis aos usuários por meio do SharePoint Search e do uso do Microsoft Graph. Ao identificar e consolidar usuários em grupos do Office 365 com base na estrutura de negócios e nas equipes internas, os administradores de TI da Yorktown economizaram tempo com o gerenciamento reduzido da segurança do usuário. Tudo isso permitiu que a equipe da Yorktown administrasse seus negócios de maneira mais eficiente e integrada, ao mesmo tempo que proporcionou à liderança da Yorktown a confiança de que os dados corporativos estão seguros.