Yarra Valley Water capacita sua força de trabalho móvel com PowerApps e SharePoint Online

Resumo

Yarra Valley Water é a maior das três empresas de água de Melbourne, com sede no leste de Melbourne. Eles gerenciam mais de $4 bilhões em infraestrutura e ativos e empregam quase 600 pessoas. Todos os dias, mais de 1,9 milhões de pessoas e 50.000 empresas dependem dos seus serviços de água e saneamento.

A grande força de trabalho móvel da Yarra Valley Water precisava de uma solução de segurança móvel que a equipe pudesse usar em campo para realizar auditorias de segurança e relatórios de incidentes oportunos, confiáveis e precisos. Eles também precisavam de acesso a alertas e informações de segurança atualizadas para tomar decisões rápidas no trabalho.

A Engage Squared usou PowerApps para criar e implementar um aplicativo piloto em duas semanas. O sucesso do piloto levou à criação de uma solução completa, agora com automação diária de tarefas de segurança e gerenciamento e arquivamento de relatórios – tudo alimentado por SharePoint Online, Microsoft Flow e PowerApps.

Desafio

A força de trabalho móvel da Yarra Valley Water não tinha as ferramentas modernas necessárias para realizar importantes atividades de segurança no local – eles dependiam de formulários em papel e de e-mails ou ligações para a sede. Fichários de papel cheios de procedimentos de segurança importantes mantinham a equipe informada sobre a maneira correta de realizar uma atividade de segurança, mas o tempo necessário para distribuir e atualizar a documentação dificultava a manutenção da conformidade com a segurança.

Embora o Microsoft 365 já estivesse sendo usado para colaboração em equipe com ferramentas como SharePoint Online e Skype for Business, os aplicativos de negócios existentes permaneceram em ambientes locais, como SharePoint 2013. Os formulários do InfoPath foram usados para preencher relatórios no escritório e armazenados em listas SharePoint 2013 , no entanto, o intervalo de tempo entre o incidente e o preenchimento do relatório do formulário do InfoPath pode ser bastante longo.

As ferramentas e processos existentes levaram a erros humanos, manipulação dupla de dados e perda de tempo. As avaliações de fadiga preenchidas em papel resultaram numa experiência insatisfatória para os membros da equipe, bem como em relatórios inconsistentes de incidentes e perigos no campo. Também foi um desafio comunicar rapidamente alertas de segurança importantes à sua força de trabalho, uma vez que os e-mails podiam passar despercebidos nas caixas de entrada dos funcionários.

Esses desafios criaram uma oportunidade para a Yarra Valley Water revisar e simplificar os processos de segurança existentes. Eles sabiam que precisavam de uma plataforma que permitisse o rápido desenvolvimento e distribuição móvel para sua força de trabalho – não apenas para cenários de segurança, mas para outros casos de negócios. O que eles não sabiam é qual plataforma suportaria melhor isso. Antes de entrar em contato com a Engage Squared, a Yarra Valley Water passou um ano e meio avaliando soluções, mas ainda não havia definido um plano futuro.

 

Estratégia

Yarra Valley Water procurou atingir dois objetivos principais:

• Determine qual plataforma lhes permitiria desenvolver rapidamente soluções móveis que poderiam distribuir facilmente à sua força de trabalho.
• Crie um aplicativo móvel de segurança que proporcione uma experiência de qualidade ao usuário final, mantenha sua força de trabalho informada diariamente e forneça relatórios ao longo do tempo

A Engage Squared trabalhou com a Yarra Valley Water para conduzir workshops apresentando à equipe os recursos do PowerApps – desde o design da interface do usuário, leitura e gravação até locais de armazenamento de dados, até o gerenciamento do ciclo de vida dos aplicativos. Três atividades de segurança foram escolhidas para serem integradas em um aplicativo piloto: verificações de segurança pré-trabalho, acesso à documentação de procedimentos de segurança e acesso a alertas de segurança importantes.

Em duas semanas, o aplicativo foi criado, testado e lançado para um grupo piloto. O feedback positivo do grupo piloto deu à Yarra Valley Water a confiança de que o PowerApps era a plataforma certa para suas necessidades, pois eles podiam testar e validar rapidamente seus requisitos. A criação da solução completa foi iniciada.

O PowerApp fornece alertas em tempo real, pontuação automatizada de avaliação de fadiga que resulta em ações de acompanhamento obrigatórias, relatórios de perigos e incidentes, uma biblioteca de procedimentos de trabalho seguros no aplicativo e uma auditoria de segurança pré-trabalho com instruções dinâmicas. Os funcionários podem usar o telefone para tirar fotos enquanto preenchem relatórios sem precisar escrever e-mails separados e procurar anexos, enquanto o GPS registra a localização de quaisquer problemas. Isso significa que o escritório central pode ver instantaneamente as fotos e onde elas foram tiradas, sem a necessidade de enviar alguém para revisar os detalhes posteriormente.

O Microsoft Flow se conecta a atividades no SharePoint. Quando um novo relatório de segurança, perigo ou incidente é criado, o Flow verifica uma lista SharePoint e envia um e-mail para notificar a equipe correta para agir de acordo com o envio. Se alguma foto for tirada, ela será anexada automaticamente ao e-mail para garantir que a equipe possa ver as informações o mais rápido possível.

Enquanto isso, todos os dados são armazenados em listas SharePoint Online, permitindo que a equipe de segurança crie relatórios em Excel e Power BI. Os alertas de segurança no aplicativo são facilmente criados pela equipe de segurança em uma lista, reduzindo o tempo necessário para enviar uma mensagem urgente e fornecendo uma interface de usuário consistente no aplicativo para os usuários. Isso significa que a equipe de segurança pode estar em qualquer lugar enquanto cria e analisa os dados, sem precisar usar desktops virtuais para acessar seu ambiente SharePoint 2013 local.

Resultados

O resultado final é um aplicativo de segurança móvel de produção que melhora drasticamente os processos e a conformidade de segurança, bem como uma plataforma estratégica para fornecer futuras soluções de aplicativos de negócios.

Com o novo aplicativo, os procedimentos de segurança são concluídos de forma mais rápida e consistente, as despesas gerais de conformidade são drasticamente reduzidas, a organização obtém relatórios aprimorados de conformidade e índice de segurança, dados de segurança mais consistentes e análises mais profundas sobre seus procedimentos de segurança.