Universidade usa Yammer como ferramenta de gerenciamento de mudanças para realocação de campus

Resumo

A Western Sydney University é uma universidade australiana com vários campi na região do Grande Oeste de Sydney. É fornecedora de cursos de graduação, pós-graduação e pesquisa superior com sete campi em toda a região e atualmente está classificada entre as 400 melhores universidades do mundo.

A decisão de distribuir informações num fórum social público como o Yammer, em vez de formas tradicionais de comunicação como e-mail e comités, foi para testar a hipótese de que capacitar o pessoal da linha da frente com informações proporcionaria oportunidades para o processo de gestão da mudança. A consultora sênior de estratégia e gerente de projetos, Christine Croser, disse que a Western está reformulando sistemas, processos e produtos em velocidades vertiginosas e diz que é vital compartilhar informações abertamente.
“Nossos projetos não são mais lineares, não podem ser. Cada decisão está ligada a pelo menos 10 outras atividades na universidade”, disse ela.

Desafio

Quando a Western Sydney University (Western) construiu seu mais recente campus em arranha-céus, o edifício Ngara Ngura, ela estava realocando funcionários e estudantes de extensos campi suburbanos com campos de jogos, instalações esportivas, estacionamentos e escritórios para um movimentado distrito comercial central em Liverpool. , no sudoeste de Sydney. No passado, a universidade empregava consultorias de gestão de mudanças para ajudar em mudanças semelhantes de campus. Mas com uma força de trabalho espalhada por 11 campi, os workshops e comités revelaram-se menos eficazes do que o esperado, tanto na frequência como na disseminação de informação e na capacidade de alavancar outros projectos na universidade.

A Sra. Croser tomou a decisão de usar o Yammer, apoiado pela análise do SWOOP, como plataforma para distribuir informações para capacitar a equipe a tomar decisões de uma forma que parecesse fácil e não um fardo adicional.

O bibliotecário universitário da época, Michael Gonzalez, foi encarregado de realocar o pessoal da biblioteca e uma vasta coleção da biblioteca.

“Tinha que ser comunicação aberta, discurso aberto, responder uma vez, poder distribuir a informação da mesma forma para todos para que nada fosse mal compreendido. Para seu crédito, ela (Sra. Croser) escolheu o Yammer como sua plataforma para fazer isso”, disse ele.

Estratégia

Croser disse que testar uma forma nova e menos tradicional de gestão de mudanças tornou-se menos arriscado quando combinado com o SWOOP Analytics.
O SWOOP fornece dados em tempo real, mostra comportamentos online, identifica influenciadores, avalia os níveis de envolvimento entre executivos e funcionários da linha de frente e rastreia o sentimento na rede.

O SWOOP informa quando as pessoas estão postando, encontra os tópicos mais importantes, mostra a saúde da rede, as postagens mais envolventes e dá dicas a cada funcionário sobre como melhorar sua colaboração online.

Para garantir que cada indivíduo possa compreender o seu próprio comportamento colaborativo online, o SWOOP identificou cinco personas – o Observador (não ativo), o Emissor (alguém que envia mensagens, mas não se envolve), o Respondente (prefere reagir à conversa em vez de iniciá-la). ), Catalisador (semeia conversa) e a persona mais aspiracional, o Engajador (conecta e mantém relacionamentos).

A Sra. Croser usou o SWOOP para reportar formalmente à Governança da Universidade sobre o envolvimento do pessoal com o conteúdo do Yammer, exemplos de colaboração e quem estava se conectando com quem.

Resultados

Sra. Tyson disse que usar Yammer e SWOOP, e combiná-los com outras tecnologias digitais, resultou em melhores resultados de negócios, por exemplo, economizando horas no dia de trabalho ao não viajar regularmente para outros campi para reuniões. Tudo isso resultou em uma mudança de cultura.

“A cultura alcançou aquele equilíbrio realmente interessante entre eficiência e eficácia”, disse ela.

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