Gigante da publicidade melhora a produtividade e a satisfação dos funcionários com solução de colaboração na nuvem

Resumo

A gigante global de publicidade Wavemaker está sediada em Londres, Inglaterra, com 138 escritórios em 90 países. Para ajudar os funcionários a comunicar e a trabalhar de forma eficiente à escala global, a empresa instituiu Novas Formas de Trabalhar utilizando o Microsoft Office 365. A Wavemaker obteve benefícios em termos de produtividade, segurança, mobilidade e satisfação dos funcionários. A empresa acredita que funcionários felizes são mais criativos e mais produtivos, por isso ficou satisfeito ao ver como estão entusiasmados com as novas ferramentas e processos disponíveis.

Formada a partir da fusão de duas empresas de publicidade de sucesso – MEC e Mexus – os funcionários da Wavemaker enfrentaram uma série de desafios de negócios decorrentes da fusão de duas infraestruturas de TI. Procurando uma solução que permitisse uma melhor colaboração e compartilhamento de conhecimento em toda a empresa, a Wavemaker procurou ajuda do parceiro confiável da Microsoft, AddIn365.

Desafio

A Wavemaker foi formada a partir da fusão de duas empresas de publicidade de sucesso – MEC e Maxus – e houve desafios decorrentes da fusão de duas infraestruturas de TI. Grande parte da comunicação da empresa era feita por e-mail, e isso era ineficiente: os arquivos iam e voltavam como anexos e várias versões podiam ficar confusas. Localizar e acessar arquivos também pode ser difícil. “Cada empresa tinha seu próprio sistema de armazenamento de arquivos”, explica Lily McCann, Diretora de Dados e Tecnologia da Wavemaker. “Portanto, para abrir um arquivo e visualizá-lo, você precisava primeiro encontrá-lo e depois obter permissões para acessá-lo. Foi realmente ineficiente.”

A Wavemaker teve acesso ao Microsoft Office 365 através da sua empresa-mãe, o Grupo M, o braço global de gestão de investimentos em mídia da WPP, líder mundial em serviços de publicidade e marketing. A Wavemaker viu um grande potencial no Microsoft OneDrive for Business, SharePoint Online e Teams para ajudar a estabelecer novas metodologias de trabalho. “Decidimos migrar tudo para a nuvem”, diz Kaganovsky. “Isso nos dá um nível de agilidade que não tínhamos antes. Se quisermos transferir um arquivo de 100 megabytes, basta colocá-lo em OneDrive – não estamos andando por aí com pen drives ou, pior ainda, usando métodos inseguros de transferência gratuita de arquivos na Internet.”

A empresa também queria tornar o trabalho mais gratificante para os seus funcionários, libertando-os de tarefas tediosas e dando-lhes mais tempo para se concentrarem nas coisas que os deixam entusiasmados para trabalhar todos os dias. “Na maneira antiga de trabalhar, você redigiria um documento e depois o enviaria por e-mail para todas as partes interessadas”, diz Kaganovsky. “Então todos fariam edições, salvariam uma cópia local e a enviariam de volta por e-mail. Então você teria que pegar todas essas versões, combiná-las e enviá-las novamente. Isso é apenas uma chata perda de tempo. E se existisse uma maneira de todos colaborarem simultaneamente em uma única versão de um documento?”

Estratégia

A Wavemaker via o Office 365 como um conjunto bem integrado de ferramentas que facilitaria aos funcionários a realização de suas tarefas diárias. Para fornecer aos funcionários um ponto de entrada fácil e direto para o pacote Office 365, a empresa implantou o AddIn Work Hub do Microsoft Partner AddIn365. O Work Hub oferece a cada funcionário um portal personalizado para todos os aplicativos do Office 365, além da plataforma de comunicação interna da empresa. “O Work Hub é como a sua própria porta para todas as diversas salas do Office 365 que temos usado”, afirma Anastasia Donchenko, líder de transformação de negócios da Wavemaker. “Ninguém precisa se lembrar onde está um aplicativo ou como chegar lá.”

Na Wavemaker, é essencial que todos os funcionários tenham acesso fácil aos arquivos de que precisam, quando precisam deles – seja conteúdo criativo para uma campanha publicitária de um cliente ou um arquivo comercial para operações internas. A Wavemaker descobriu que o OneDrive tem sido uma excelente solução para permitir esse acesso e fazê-lo com alta segurança. Os funcionários integrados podem salvar e acessar arquivos usando o OneDrive de qualquer dispositivo — mesmo quando não estão conectados à intranet — usando o cliente de sincronização para o sistema operacional Windows ou Macintosh.

Como resultado, os funcionários integrados podem passar mais tempo nos sites dos clientes e ainda acessar todo o seu conteúdo. “Houve um dia em que eu estava no escritório de um cliente e nosso CFO me enviou um e-mail dizendo que não conseguia encontrar um contrato importante”, diz Caroline Tran, sócia sênior da Wavemaker. “Eu salvei usando OneDrive, então consegui fazer login e encaminhar para ele. Isso salvou o dia e fez com que ele parecesse bem, porque consegui entregar isso a ele com muita rapidez e facilidade.”

100% dos funcionários integrados já usam OneDrive e Teams, o que significa não enviar mais anexos por e-mail ou arriscar a produtividade devido a problemas de controle de versão. “Um dos principais indicadores de desempenho que estou observando é o tempo que as pessoas não gastam mais abrindo anexos, salvando-os, salvando-os novamente e reenviando-os”, diz McCann. “Eu estimaria que isso pode levar cerca de 20 minutos por dia e espero que isso melhore à medida que todos se acostumarem com as novas ferramentas. Vejo todos os funcionários economizando meio dia por semana por meio de ferramentas de comunicação mais eficientes. Para mim, esse é um objetivo muito alcançável.”

As equipes da Wavemaker também estão usando os sites de comunicação SharePoint para publicar conteúdo para as equipes de negócios usarem como material de referência em seu trabalho. Eles também criaram um site de comunicação seguro onde podem fornecer aos clientes atualizações constantes do projeto, em vez de fazê-los esperar por um e-mail de resumo no final da semana. Eles também podem usar os sites para controlar a distribuição e a segurança das informações do projeto.

“Equipes individuais também podem usar o Teams para compartilhar com o cliente o trabalho que ainda não estão prontos para compartilhar com todo o departamento”, diz McCann. Os sites nos permitem ver se um arquivo foi aberto ou não e nos dão muito mais propriedade e controle em termos do que compartilhamos.”

Resultados

A Wavemaker iniciou a transição para o Office 365 em novembro de 2017 com um AddIn Work Hub e um piloto de metodologia de integração AddIn365 em um mercado do Reino Unido com três equipes de publicidade. Após uma implantação bem-sucedida, as estratégias e o software foram implementados em mais oito mercados da empresa, que representam 80% da receita da empresa. A Wavemaker já integrou 50% do total de seus funcionários – ou seja, mais de 3.500 pessoas em apenas seis meses – e planeja concluir a implementação até o final de 2018.

Através da eficiência obtida com o Office 365, os funcionários integrados na Wavemaker têm mais flexibilidade e uma melhor experiência de trabalho. “Queremos que nosso pessoal tenha um bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal”, diz Kaganovsky. “Este projeto está nos proporcionando flexibilidade – e o Office 365 está possibilitando a mobilidade – para que eles possam encontrar esse equilíbrio. As pessoas agora podem trabalhar em casa, ou em uma cafeteria, ou em uma galeria de arte, ou onde quiserem. Eles não conseguiam fazer isso antes e isso os ajuda a serem mais criativos.”

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