O serviço de saúde domiciliar cria um fluxo de trabalho mais saudável para melhorar o atendimento ao paciente

Resumo

O Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk (VNSHS) atende sua comunidade em Nova York com atendimento médico domiciliar compassivo. Os membros da equipe cuidam de muitos pacientes em campo, e a organização sem fins lucrativos precisava de uma forma digital de rastrear processos, comunicar-se entre prestadores de cuidados e melhorar a mobilidade da equipe. A VNSHS adotou o Microsoft Flow e o Office 365 para automatizar seus fluxos de trabalho e padronizar a forma como sua equipe Firstline recebe notificações. Livres de papelada e viagens extras, os enfermeiros agora podem passar mais tempo com os pacientes e garantir cuidados consistentes e de alta qualidade.

Desafio

Identificando os desafios do atendimento médico domiciliar consistente

Os hospitais não são o único local onde os pacientes necessitam de cuidados médicos ou onde os médicos dedicam longas horas e tratamento sincero. O Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk (VNSHS) envia sua equipe de primeira linha, como enfermeiras qualificadas, fisioterapeutas e terapeutas ocupacionais, para cuidar dos pacientes em suas casas. Com sede em Northport, Nova York, a organização sem fins lucrativos também oferece cuidados paliativos para controlar a dor dos pacientes e garantir seu conforto no final da vida.

São trabalhos importantes e nem sempre fáceis. Além dessas responsabilidades, os enfermeiros e outros funcionários do VNSHS têm de acompanhar uma quantidade impressionante de dados ao longo de 90.000 visitas a 3.000 pacientes de cuidados domiciliários e 600 pacientes de cuidados paliativos todos os anos.

A equipe de primeira linha teve que preencher todas as admissões e relatórios de incidentes em papel, trazer fisicamente os documentos para o escritório e depois retornar ao campo. “Trazer a papelada de volta ao escritório demorava muito e as coisas podiam se perder. Como não tínhamos um registro digital consistente de nossos processos, etapas seriam perdidas”, afirma Alvin Ledwidge, especialista em sistemas do Visiting Nurse Service & Hospice of Suffolk.

Quando a equipe admitia um paciente ou preenchia um relatório, eles tinham que adicionar manualmente os nomes de todos os funcionários pertinentes a um e-mail para notificar a todos. Às vezes, um membro da equipe pode ficar de fora. “Com nosso sistema anterior, as coisas poderiam falhar, como um terapeuta ou assistente social não receber uma notificação e perder uma consulta”, diz Ledwidge. “Os pacientes e suas famílias expressam, com razão, muita emoção em relação às consultas perdidas. Precisávamos de uma maneira de cumprir de forma mais consistente nosso compromisso de oferecer o atendimento excepcional que nossos pacientes merecem.”

Estratégia

Centralizando dados e conectando a equipe certa

A VNSHS queria digitalizar os seus processos e garantir que o pessoal relevante fosse incluído no plano de cuidados de cada paciente desde o início. Em julho de 2017, a organização decidiu utilizar Fluxo da Microsoft para criar fluxos de trabalho automatizados. Ao mesmo tempo, o VNSHS adotou Microsoft Office 365 e conectou o Microsoft Flow ao Microsoft SharePoint Online. Agora, para relatórios de incidentes, admissões e monitoramento remoto de sinais vitais de pacientes, o VNSHS utiliza 12 fluxos específicos que construiu para seus processos comerciais e clínicos mais importantes.

Ledwidge e sua equipe criaram listas SharePoint com a equipe, grupo e gerentes certos para serviços específicos. Os funcionários preenchem formulários de fluxo de trabalho em Formulários Microsoft ou Power Apps, que se conectam às listas SharePoint e ao Microsoft Flow. “Ao usar o Microsoft Flow, tornamos os processos para a equipe de primeira linha muito mais rápidos. Eles se preocupam menos com quem está no e-mail: simplesmente preenchem um formulário de fluxo de trabalho e sabem que a equipe e os supervisores certos serão incluídos automaticamente.”

Anteriormente, a equipe tinha que atualizar as anotações do prontuário eletrônico, mas a próxima equipe no processo de atendimento não seria notificada até que a atualização fosse concluída – o que poderia levar dois ou três dias. “Agora, com o Microsoft Flow, quando nossa equipe de primeira linha começa a preencher um formulário PowerApps, ela notifica outras pessoas sobre o tipo de serviço que o paciente precisa em seguida”, diz Ledwidge. “Dessa forma, a equipe pode priorizar e planejar adequadamente, o que reduz o estresse, a confusão de última hora e o risco de compromissos perdidos.”

Resultados

Diminuindo o tempo administrativo, melhorando o atendimento ao paciente

Todos os 250 funcionários têm acesso ao Microsoft Flow, incluindo os 180 funcionários de primeira linha que usam a ferramenta em iPads. Para cada admissão, a equipe economiza de 15 a 20 minutos de papelada. Os funcionários apreciam o fato de agora poderem fazer anotações em tempo real, saber que os funcionários certos estão atualizados e evitar dirigir entre o consultório e as casas dos pacientes.

“O Microsoft Flow é a cola que mantém tudo unido”, conclui Ledwidge. “Antes, perdíamos um tempo valioso levando documentos até o escritório e tentando comunicar o plano de cuidados. Agora os funcionários estão gastando menos tempo cuidando da papelada e mais tempo cuidando dos pacientes.”

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