Resumo
Para esta agência governamental federal dos EUA, o gerenciamento de registros e informações (RIM) é parte integrante do trabalho diário. Eles devem cumprir memorandos e diretrizes para classificação e retenção de registros. Isto serve, em parte, para lhes permitir responder ao fluxo constante de solicitações da Lei de Liberdade de Informação (FOIA) que muitas agências federais recebem. Quando uma solicitação FOIA é recebida, a agência deve ser capaz de produzir todos os registros relativos ao assunto em questão. Muitos deles são registros de e-mail. Para facilitar o controle e o acesso a informações extensas, a agência procurou a NEOSTEK e a Colligo em busca de uma solução que automatizasse a movimentação dos arquivos para seu repositório SharePoint.
Desafio
Para a Agência, as práticas da RIM para garantir o cumprimento da M-12-18 e a capacidade de responder aos pedidos da FOIA envolviam processos complicados que eram um fardo para os funcionários individuais. Os funcionários foram encarregados de configurar pastas específicas em suas caixas de entrada de arquivos, nas quais armazenavam registros — incorporados em arquivos PST do Outlook. Essa abordagem tornou a resposta às solicitações FOIA problemática e propensa a erros por vários motivos:
- Processos manuais demorados
- Problemas de localização quando as pessoas estavam fora do escritório
- Falta de metadados de e-mail
- Informações dispersas
- Falta de confiança pública
Estratégia
Para atender aos requisitos do M-12-18, a Agência trabalhou com a NEOSTEK para identificar e implementar uma solução de gerenciamento de registros ponta a ponta que automatizou o processo de conversão de e-mails em registros SharePoint pesquisáveis. Esta solução não só colocaria a Agência em conformidade, mas também simplificaria muitos dos processos envolvidos no preenchimento dos pedidos FOIA.
Colligo foi incumbido pela Agência de encontrar a solução para enviar automaticamente e-mails para SharePoint como registros. Colligo implementou seu Colligo Email Manager, um plug-in do Outlook que integrou perfeitamente o SharePoint com o Outlook na interface nativa do Outlook. Os processos subjacentes de gestão de registos não necessitaram de alterações e não foi necessária qualquer formação extensiva. Isso permitiu que a Colligo implantasse sua solução Email Manager rapidamente. Com o Email Manager, os funcionários puderam se acostumar imediatamente. A solução possibilitou que os funcionários visualizassem os registros SharePoint na interface familiar do Outlook.
Resultados
Desde a implementação da nova solução, a Agência reduziu drasticamente o tempo necessário para responder aos pedidos FOIA, bem como o custo associado à ineficiência. Além disso, a Agência melhorou as suas práticas de gestão de registos em linha com o modelo de maturidade federal, impulsionou a conformidade, percebeu a adoção do 100% pelos utilizadores e melhorou a colaboração entre os funcionários.
Economia de tempo e custos
Anteriormente, solicitações complexas de FOIA podiam envolver 40 ou mais funcionários, cada um dedicando de 3 a 5 horas para encontrar informações. Agora, essa busca pode ser realizada por uma única pessoa em menos de uma hora. A uma taxa de $150/hora durante quatro horas por funcionário, isso representa uma economia de $23.850 para cada solicitação complexa. Todos os anos, a Agência recebe mais de 175 pedidos complexos, representando uma poupança de mais de $4 milhões por ano. A adoção dos funcionários atingiu 100% em pouco tempo, permitindo à agência obter outra eficiência resultante da solução Colligo.
Práticas superiores de gerenciamento de registros
A implantação do Colligo Email Manager melhorou muitos processos de gerenciamento de registros. Os registros de email não são mais duplicados, pois o sistema sinaliza emails que já foram salvos por outro usuário. Os registros são marcados com metadados ricos, permitindo maior pesquisa. Os cronogramas de retenção são automatizados com base na classificação dos registros no momento em que são capturados. Com o Email Manager, os funcionários simplesmente arrastam e soltam e-mails qualificados como registros em uma pasta SharePoint compartilhada. Esse mesmo processo também pode ser usado para arquivos que não sejam de e-mail arrastados para o painel de navegação do Outlook. Os funcionários são capazes de manter a conformidade com todos os memorandos e diretrizes aplicáveis com processos simplificados e melhor funcionalidade de pesquisa.
Ganhos do modelo de maturidade NARA
NEOSTEK e Colligo Email Manager garantiram que a Agência atendia aos critérios de sucesso definidos pelo Modelo de Maturidade do Programa Federal RIM4, que é a ferramenta analítica de todo o governo projetada pela NARA para avaliar a eficácia do programa de gerenciamento de registros de uma agência. Com o Colligo Email Manager, a NEOSTEK apoiou a Agência na busca do mais alto nível de maturidade (Nível 4 - “Incorporado”), alcançado através da incorporação e integração da solução de email dentro da Agência.
