A Proventeq ajuda o Departamento de Educação do Reino Unido a reduzir custos e obter pesquisa inteligente migrando para SharePoint

Resumo

O Departamento de Educação do Reino Unido (DfE) é responsável pelos serviços e educação das crianças, incluindo os primeiros anos, escolas, política de ensino superior e superior, aprendizagem e competências mais amplas em Inglaterra.

O DfE estava utilizando o ECHO, uma instância personalizada do Meridio EDRMS como o principal armazenamento de documentos e metadados para seu sistema de correspondência pública, que está em funcionamento desde 2004 e armazenava mais de 7 milhões de documentos. O ECHO era complexo e dispendioso de gerir e tornava os conteúdos difíceis de navegar, gerir e distribuir às partes interessadas internas e externas.

O DfE também tinha mais de 700.000 imagens digitalizadas que exigiam conversão e classificação de texto completo. A falta de versões digitais pesquisáveis desses itens levou a uma lacuna na integridade do portfólio de conteúdo digital disponível no departamento.

O DfE decidiu migrar seu conteúdo para SharePoint para:

• Reduza o custo total de propriedade do gerenciamento de informações
• Obtenha pesquisa inteligente de documentos e imagens impressas
• Permita uma experiência perfeita para os usuários existentes do Office 365 do departamento.

Desafio

O sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial Meridio altamente customizado da DfE exigiu análise aprofundada e engenharia reversa por parte da equipe da Proventeq para garantir que o design da migração encapsulasse o escopo do projeto e atendesse a todos os requisitos específicos da organização. Os desafios encontrados incluem o seguinte:

• Plataforma legada complexa: A aplicação totalmente personalizada e específica de domínio do DfE exigia engenharia reversa devido à falta de experiência interna em administração de plataforma.
• Metadados de origem inconsistentes: Os tipos e extensões de arquivos foram armazenados incorretamente, exigindo uma inspeção profunda dos arquivos para determinar os tipos de arquivos corretos antes da migração para SharePoint.
• Conversão de texto completo de digitalizações de imagens: Mais de 700.000 imagens digitalizadas necessitaram de reconhecimento óptico de caracteres e extração de texto completo antes da migração para o SharePoint.
• Limites do sistema alvo: Uma nova estrutura precisava ser derivada dos metadados do conteúdo de origem para cumprir os limites técnicos do SharePoint.
• Alto volume de conteúdo: Com mais de 7 milhões de itens de conteúdo armazenados na plataforma ECHO existente, o DfE exigiu a migração de fidelidade total de todo o conteúdo para SharePoint.

Estratégia

Para superar os desafios apresentados pela transição da instância Meridio personalizada do DfE para SharePoint, a Proventeq executou um plano de projeto personalizado de migração e transformação de conteúdo em 5 estágios.

Descoberta e análise. A equipe usou os ricos recursos de descoberta e análise do Migration Accelerator para determinar o verdadeiro volume e distribuição do conteúdo do DfE. Durante esta fase, identificaram e resolveram muitas inconsistências no conteúdo de origem e nos metadados associados.

Otimização da arquitetura da informação. A Proventeq realizou uma análise aprofundada da estrutura de arquivos e do esquema de metadados do ECHO Meridio e projetou uma arquitetura de informações de destino ideal. A hierarquia de pastas do sistema de origem excedeu os limites de comprimento de URL do SharePoint, que a equipe resolveu carregando documentos em uma hierarquia de pastas reduzida.

Conversão OCR de arquivos digitalizados. As imagens digitalizadas do departamento estavam em vários formatos diferentes, incluindo arquivos PDF de várias páginas, imagens independentes, documentos manuscritos e digitados. A Proventeq extraiu texto dessas imagens e as expôs como metadados; tornando o conteúdo pesquisável.

Migração piloto. Para demonstrar que o desenho da migração atendeu plenamente aos objetivos do projeto do DfE, a Proventeq realizou uma etapa piloto de migração. Isso permitiu que a equipe interna do DfE avaliasse a migração e os recursos de gerenciamento de documentos do SharePoint em um ambiente semelhante ao de produção.

Migração ao vivo com fidelidade total. Depois que a equipe de projeto interno do DfE ficou satisfeita com o design da migração e a arquitetura do sistema alvo, a Proventeq utilizou o Migration Accelerator para executar uma migração de fidelidade total com trilha de auditoria em nível de item. Isso garantiu que mais de 7 milhões de itens fossem migrados com sucesso.

Resultados

“A excelente colaboração entre a Proventeq, colegas da Diretoria de Tecnologia, MPCD (incluindo IICSA) e equipes KIM significa que entregamos com sucesso uma solução que atende às necessidades do DfE e facilitará a busca de informações pelos colegas.” – Charlotte Saxon, gerente de entrega de TI, Departamento de Educação do Reino Unido

Redução significativa nos custos anuais. A transição para SharePoint eliminará o custo de manutenção da plataforma ECHO, economizando ao Departamento cerca de £ 170.000 por ano. Um maior controle sobre o provisionamento e a segurança resultará na redução dos custos de manutenção contínua; reduzindo ainda mais o custo total a longo prazo da propriedade da infra-estrutura de informação.

Conteúdo mais inteligente e pesquisa acelerada. O SharePoint deu ao DfE o poder de consolidar conteúdo em um repositório on-line centralizado que é fácil de governar, gerenciar e acessar. O DfE também aproveitou ao máximo a funcionalidade OCR do Migration Accelerator para realizar a conversão de texto completo de mais de 700.000 documentos anteriormente armazenados como imagens não pesquisáveis.

Essa combinação de consolidação, conversão de texto OCR e classificação inteligente ajuda os usuários do DfE a encontrar o conteúdo necessário para acelerar a colaboração e enfrentar os desafios das responsabilidades e administração departamentais.

Produtividade aprimorada. A migração para SharePoint permite que os planos de longo prazo da equipe de gerenciamento de registros do DfE incluam rótulos de retenção e deixem mais claro quando os itens podem ser destruídos; proporcionando significativa economia de tempo.

Risco de perda de conteúdo mitigado. O SharePoint eliminou o risco de perda de conteúdo apresentado pelo sistema ECM anterior sem suporte do DfE, graças aos seus recursos integrados de administração de conteúdo.

Leia o estudo de caso completo