Triangle Equities aproveita SharePoint Online e Microsoft Flow para automatizar relatórios de investidores

Resumo

A Triangle Equities (Triangle) é uma empresa de desenvolvimento imobiliário de serviço completo com sede na cidade de Nova York que possui e administra mais de um milhão de pés quadrados de propriedades de varejo, residenciais e de uso misto. Eles têm sido uma empresa líder em desenvolvimento imobiliário na cidade de Nova York nos últimos 30 anos. A Triangle possui vários empreendimentos e propriedades em toda a cidade de Nova York que possui e opera e percebe que tecnologia de ponta é um requisito para permitir que eles conduzam negócios com eficiência. A organização conta com SharePoint Online e Office 365 há vários anos, tendo uma intranet corporativa construída em SharePoint Online, além de ser uma loja da Microsoft.

A Triangle Equities tinha um processo manual que utilizava o Microsoft Excel para gerenciar e manter tarefas relacionadas aos requisitos de relatórios dos investidores. Esses requisitos incluíam relatórios de conformidade, demonstrações financeiras e outros arquivos críticos relacionados ao desenvolvimento. Embora o Excel seja poderoso, ele não possuía nenhum dos recursos de fluxo de trabalho, gerenciamento de tarefas e gerenciamento de projetos necessários. Além disso, a capacidade de criar automaticamente novas tarefas recorrentes assim que as tarefas forem concluídas economizaria horas de trabalho em cada projeto. O SharePoint Online, com seus poderosos recursos de gerenciamento de tarefas, em conjunto com o Microsoft Flow, possuía todas as funcionalidades desejadas para automatizar esse processo manual e, por sua vez, reduzir o número de horas de trabalho gastas em uma tarefa ou na capacidade de gerenciamento de projetos.

Desafio

Como parte de suas operações, os funcionários da Triangle são encarregados de fornecer relatórios aos investidores, que são compostos por vários itens recorrentes, abrangendo relatórios de conformidade, demonstrações financeiras, relatórios de benefícios comunitários e relatórios de custos de construção. As datas de vencimento desses itens podem variar de mensal, trimestral, semestral ou anual, dependendo da tarefa.

Para gerenciar suas tarefas de relatórios aos investidores, a Triangle Equities contou com o uso de uma planilha Excel. Um dos principais desafios que enfrentaram foi que vários membros da equipe estavam envolvidos em diferentes projetos e cada um tinha prazos únicos para as tarefas associadas. Os usuários precisavam ser capazes de atribuir tarefas aos membros da equipe e notificá-los 15, 30, 60 e 90 dias antes da data de vencimento da tarefa. Além disso, todos os membros da equipe associados a uma tarefa deveriam receber um e-mail automático todas as segundas-feiras, destacando as tarefas atrasadas, bem como as tarefas com vencimento na próxima semana.

Ao usar o Excel, depois que as tarefas recorrentes eram marcadas como concluídas, era necessária intervenção manual para adicionar novas tarefas recorrentes para o ciclo recorrente seguinte. Ao gerenciar vários projetos, a execução dessas tarefas custa uma quantidade significativa de horas de trabalho. Potencialmente, a capacidade de automatizar esse processo agregaria ainda mais valor à solução de relatórios para investidores SharePoint.

Embora o Excel seja poderoso, esses requisitos específicos de automação estavam além de suas capacidades. A escolha lógica foi aproveitar o Microsoft Flow em conjunto com uma lista de tarefas SharePoint personalizada para implementar os requisitos.

Estratégia

A Longi Engineering implementou uma intranet on-line SharePoint para a Triangle que foi usada em toda a empresa por todas as unidades de negócios. A adoção pelos usuários foi alta e, no final da implementação, a Longi Engineering demonstrou potencialmente como o Flow, o PowerApps e o Power BI poderiam ser usados para outros desafios de negócios.

Como parte da implementação, o Microsoft Flow foi usado para implementar notificações para usuários 15, 30, 60 e 90 dias antes do vencimento das tarefas. Isso ajuda a garantir que os membros da equipe evitem prazos perdidos, pois agora estão mais conscientes das tarefas futuras a serem cumpridas. Caso uma tarefa não tenha sido resolvida na data de vencimento, a tarefa será destacada em vermelho e listada como a primeira tarefa da lista. Um Microsoft Flow semanal é executado e envia por e-mail aos membros individuais da equipe o status dos itens atuais, destacando as tarefas atrasadas. Depois que as tarefas recorrentes são concluídas, um Microsoft Flow é acionado para criar automaticamente uma nova tarefa com uma nova data de vencimento.

Resultados

A implementação do Microsoft Flow ajudou a reduzir bastante os custos de gerenciamento de projetos e o número de horas de trabalho gastas em cada projeto.