Cliente
TransAlta
VersaFile
A VersaFile, uma empresa RKO, ajuda as organizações a reduzir custos e aumentar a eficiência da equipe por meio de soluções inteligentes de conteúdo, processos e automação. Seu produto, docuflow, fornece arquivamento, vinculação e automação de processos SAP contínuos em toda a plataforma Office 365.
Saber maisResumo
A TransAlta, uma empresa privada de energia, está a passar por uma enorme transição para as energias renováveis. Isto, por sua vez, impulsiona a mudança em todos os aspectos do negócio para ser mais competitivo e utilizar os recursos disponíveis para atender às suas necessidades de transição. Uma área para aumentar a eficiência e a economia de custos é por meio da consolidação de aplicativos de TI e da migração para a nuvem.
A equipe da TransAlta trabalhou com o VersaFile para exportar e transformar conteúdo e metadados de um sistema IBM Content Manager conectado ao SAP para a nuvem Microsoft 365. Embora fases adicionais ainda estejam planejadas, grande parte da organização já obteve benefícios de facilidade de uso e está colaborando de forma eficiente em suas operações globais usando o conjunto maior de aplicativos Microsoft 365.
Desafio
A TransAlta possui diversas fontes de conteúdo comercial, incluindo SharePoint, IBM Content Manager, SAP e File Systems. Uma área de foco foi o IBM Content Manager, onde vários grupos usavam o sistema para as necessidades diárias de gerenciamento de documentos. Os usuários consideraram o sistema difícil de usar e apenas para armazenamento de tipos de conteúdo fragmentados. Enquanto isso, a organização considerou a manutenção da plataforma geral cara e teve dificuldade em encontrar recursos prontamente disponíveis para apoiá-la. Não sendo um sistema completo para todos os conteúdos, a população corporativa em geral utilizava cada vez menos o sistema e, como resultado, tornou-se cada vez mais difícil para a organização sustentar o sistema.
A TransAlta precisava de uma solução única baseada em nuvem, que fosse fácil de usar e econômica. Os resultados necessários para satisfazer as necessidades do usuário e economizar custos. Além disso, como parte do conteúdo estava diretamente conectado com os principais aplicativos de negócios, como SAP, e ferramentas básicas de gerenciamento de desenhos, como AutoCAD e IBM Document Manager, era importante para a TransAlta encontrar uma solução flexível que lhes permitisse manter esses conexões.
Estratégia
A TransAlta já estava comprometida com a abordagem e aplicações Microsoft 365. Quando chegou a hora de consolidar os sistemas de gerenciamento de conteúdo, selecionar o SharePoint como parte do pacote Office 365 foi uma decisão fácil e econômica.
A equipe VersaFile, usando suas habilidades e ferramentas herdadas da IBM, ajudou a TransAlta a segmentar conteúdo e metadados no sistema IBM atual e prepará-lo para migração. O tipo de conteúdo a ser transicionado variou de RH a Finanças, até Acordos e Contratos Comerciais.
A preparação cuidadosa do conteúdo foi importante porque partes dos documentos estão vinculadas ao Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) da SAP e aos sistemas de controle de documentos que gerenciam seus desenhos CAD para manutenção da planta.
Em seguida, a equipe extraiu o conteúdo, as versões e os metadados relevantes usando as ferramentas exclusivas de transformação e extração IBM ECM do VersaFile e realizou as transições necessárias para prepará-lo para importação para SharePoint. Isso incluiu as seguintes etapas:
- Avaliação da qualidade dos dados
- Abordagem de limpeza de dados e execução de desduplicação
- Mapeamento de dados e preparação para migração
- Validação e teste de dados
A equipa da TransAlta implementou as diversas soluções no Microsoft 365 e posteriormente concluiu a importação de conteúdos e metadados para o sistema através de ferramentas internas.
A VersaFile (RKO) trabalha com a TransAlta ajudando-os a gerenciar seus sistemas de gerenciamento de conteúdo desde 2014, incluindo suas iniciativas contínuas para migrar conteúdo para SharePoint Online, seu padrão empresarial. “A RKO tem sido uma grande parceira da TransAlta ao longo dos anos.
Michael Ksenak (Supervisor, Serviços de Colaboração de TI, TransAlta)
Resultados
Como resultado desse esforço, uma grande parte dos registros comerciais da TransAlta agora reside no SharePoint. Embora a grande maioria dos usuários tenha uma solução única para trabalhar, a empresa agora tem uma maneira mais econômica de oferecer suporte a seus usuários dentro de suas equipes de suporte empresarial. A economia de custos resultou de menos assinaturas de renovação de software, juntamente com menos custos para suportar soluções atípicas que não atendem aos padrões corporativos convencionais.
