Todd Energy energiza funcionários e obtém maior produtividade com Microsoft 365 e Information Leadership

Resumo

Todd Energy é uma produtora de gás natural 100% de propriedade e operada na Nova Zelândia. Com joint ventures offshore, a Todd é responsável por mais de 50% da produção de energia de hidrocarbonetos da Nova Zelândia. Em conjunto com a Nova Energy, empregam atualmente mais de 500 funcionários em toda a Nova Zelândia.

Os impulsionadores de negócios para a transformação digital do Office 365 incluíram: tornar-se um empregador preferencial, melhorando a colaboração e o envolvimento da equipe; e reduzindo o custo de produção. Além disso, a Todd Energy queria simplificar as suas operações e fornecer aos funcionários as ferramentas de informação necessárias para trabalhar onde quer que estivessem.

A solução implementada reúne informações e operações fragmentadas em uma plataforma fácil de Office 365 suportada por Power BI. Desde a entrada em operação em 2019, a equipe – desde equipes corporativas até manutenção em campo – tem criado e consumido informações perfeitamente por meio de Microsoft Teams, SharePoint, Azure, Delve, Stream, OneNote, Planner e Power Platform.

A colaboração entre departamentos e locais foi possibilitada, tornando fácil e rápido o acesso ao conteúdo certo, na hora certa, em qualquer lugar. Melhores decisões, através da melhoria da visibilidade das informações e dos processos, foram possibilitadas através do Power BI e do Power Automate.

Russell Craig, diretor nacional de tecnologia da Microsoft na Nova Zelândia, acredita que o sucesso da Todd Energy é um roteiro para outras empresas explorarem como podem usar tecnologias digitais para unificar equipes dispersas e obter ganhos significativos em produtividade e inovação.

Desafio

A Todd Energy enfrentou dois desafios principais; em primeiro lugar, os colaboradores, incluindo os novos recrutas e os millennials, esperavam cada vez mais formas digitais simples de trabalhar. James Blair, Chefe de Gestão de Informação e Tecnologia da Todd Energy, resume “nósTemos várias gerações em nossa força de trabalho e eles querem entrar em uma organização onde possam trabalhar digitalmente. É importante para Todd ter uma base que lhe permita fazer isso.”

Em segundo lugar, as pessoas compartilhavam arquivos em várias unidades de rede, discos rígidos, desktops e diversas intranets. As informações fragmentadas estavam afetando a colaboração e a produtividade e a capacidade de ter as informações corretas ao alcance dos funcionários em campo.

Especialista em gerenciamento de informações, Steph Richardson, diz “é justo dizer que ninguém tinha um lugar para acessar uma fonte de documentação. Acabamos com a duplicação de arquivos e ainda tínhamos pessoas acessando unidades de rede também.”

A Todd Energy queria dedicar algum tempo para acertar e construir uma solução duradoura. Blair diz: “No passado, quando o SharePoint foi implantado, a TI apenas o deu de presente à empresa e disse: 'aqui está uma solução ECM'. Não houve arquitetura, apenas foi implantada e cresceu organicamente, ao contrário de forma planejada e estruturada. Com o tempo, isso significou que as pessoas não conseguiam encontrar suas coisas.” Desta vez, a Todd Energy queria gastar muito mais tempo acertando a arquitetura, pois sabia que era fundamental permitir que a equipe encontrasse e recuperasse conteúdo.

Para a Todd Energy, esta também era uma área potencial de risco, uma vez que funciona numa indústria altamente regulamentada e está sujeita a múltiplas auditorias todos os anos. Isso também impacta os resultados financeiros, aumentando os custos operacionais.

Estratégia

A tecnologia Microsoft Cloud e o Office 365 foram selecionados como plataforma de solução. A Information Leadership, parceira Microsoft Gold e especialista em Office 365, tornou-se parceira de implementação e consultora de confiança.

Blair resume tudo, “Consideramos a Information Leadership um verdadeiro parceiro; fazemos parcerias com organizações onde há uma via de mão dupla – e não apenas um acordo fornecedor/fornecedor. Queremos que as pessoas que selecionamos como parceiros façam parte da equipe.”

SOLUÇÃO #1: CONSOLIDAÇÃO DE INFORMAÇÕES PARA TRABALHO E COLABORAÇÃO EM QUALQUER LUGAR

Para os funcionários, encontrar e recuperar informações eram fontes constantes de frustração. A solução tinha que ser simples para atender às suas necessidades. Blair diz: “Precisávamos de algo que acomodasse os requisitos das pessoas com maiores desafios digitais na organização, até alguns dos mais experientes em tecnologia…”

A Todd Energy direcionou a consolidação de seus “pacotes de trabalho” de manutenção como uma solução inicial para melhorar a produtividade e fornecer uma experiência perfeita para a equipe. Ao integrar o sistema de manutenção com o Office 365, as pastas para cada projeto de manutenção foram criadas automaticamente e a equipe arrastou e soltou o conteúdo relevante (escopos de trabalho, relatórios, contratos) na pasta. Os ‘work packs’ foram utilizados por diversas equipes e todos acessam o conteúdo diretamente de onde quer que estejam.

“Quando as pessoas procuram conteúdo sobre um pacote de trabalho específico, basta digitar um número e isso traz automaticamente tudo relacionado ao pacote de trabalho. Essa é uma peça fundamental para nós – integração do nosso sistema de manutenção”, diz Blair.

Além dos pacotes de trabalho, foi desenvolvida uma nova intranet para criar um 'único fonte de verdade'. Chamada de “The Sauce”, a intranet tornou acessíveis em um só lugar todas as informações que os funcionários de Todd precisavam para trabalhar em toda a organização. Todos os recursos de indução estavam localizados em uma única seção chamada “Trabalhando Aqui”.

Richardson diz: “Ter um lugar para novos iniciantes acessarem todos os aplicativos disponíveis em toda a Todd Energy tornou sua introdução em suas funções muito mais fácil.”

SOLUÇÃO #2: MAIS “NA MESMA PÁGINA” COM MICROSOFT TEAMS

O Microsoft Teams tem sido um divisor de águas na execução de projetos e outras iniciativas. Por exemplo, o Teams foi o principal mecanismo para a equipe do projeto Todd Energy and Information Leadership trabalhar em conjunto. Eles usaram bate-papo, vídeo e compartilhamento de tela, OneNote, arquivos e listas compartilhados, além do Planner – tudo dentro da interface do Teams, com grandes reduções no uso de e-mail.

Este sucesso foi refletido em toda a organização. Na área de Confiabilidade e Integridade, o Teams é fundamental para o modo como trabalham juntos. Steve Smith, Gerente de Confiabilidade e Integridade, diz: “Criamos cerca de oito a dez locais de equipe na minha área…É algo que as pessoas realmente adotaram. É muito bom para a colaboração e para estruturar o que estamos fazendo.”

SOLUÇÃO #3: PLATAFORMA DE ENERGIA PARA ENTREGA DE PROJETOS E MANUTENÇÃO MAIS PROATIVA

O Power Platform também está ajudando a Todd Energy a entregar projetos de forma mais rápida e eficaz. As principais informações do projeto são extraídas e combinadas com o Power BI para que a equipe tenha informações úteis e poderosas.

Por exemplo, para os seus 'Solicitações de Mudança de Planta', a equipe agora pode visualizar se os projetos estão dentro do cronograma e identificar quaisquer gargalos que estejam dificultando a conclusão. A equipe de liderança tem visibilidade do progresso, dos níveis de recursos e de outras métricas importantes.

Impulsionado por funcionários importantes, o Power BI capacitou a equipe e colocou a capacidade nas mãos dos negócios com as pessoas que o utilizam.

SOLUÇÃO #4: LOCAL DE TRABALHO MODERNO; MENOS PAPEL E ARRANJOS DE TRABALHO FLEXÍVEIS PARA MELHOR EQUILÍBRIO TRABALHO/VIDA

A Todd Energy tem uma cultura vibrante com grandes oportunidades de aprender e crescer. O Office 365 permitiu que eles levassem isso adiante, trabalhando com mais facilidade em toda a organização. Hannah Heberley, consultora de comunicações, diz:

“Podemos compartilhar muitas informações vitais, o que significa que sabemos muito mais sobre o que está acontecendo. Não somos apenas associados, sabemos mais uns sobre os outros, no que as pessoas estão trabalhando e no que as pessoas estão envolvidas – acho que estamos mais na mesma página.”

Um repositório central de todos os vídeos que usam o Stream é facilmente acessível e auxilia a equipe no autoaprendizado. Manter contato com outros funcionários é mais fácil usando o Delve, que mantém as listas de contatos atualizadas e facilita o contato.

O TRABALHO REMOTO E DIGITAL tem sido um benefício importante. Richardson diz:

“Há 18 meses, a equipe de liderança imprimia tiras de papel para levar para a reunião semanal de segunda-feira. Agora, com o uso dos Surface Pros, eles são todos eletrônicos. Acho que é uma combinação da tecnologia com o que estamos incorporando no software para realmente ajudá-los.”

E para os funcionários é ajudá-los a gerir as necessidades do trabalho e da família. Heberley disse:

“Meu pensamento imediato foi que é bom poder agora fazer tudo remotamente. Não estou sozinho na forma como trabalho; Trabalho meio período, perto de crianças... poder acessar informações em qualquer lugar, é isso que as pessoas esperam hoje em dia - e é muito legal poder entregá-las.”

Resultados

O Office 365 tem sido fundamental para fomentar a colaboração, aumentar a produtividade e reduzir os riscos de engenharia na Todd Energy. Por exemplo, a equipe em campo pode trabalhar em qualquer lugar, acessando o conteúdo do pacote de trabalho de manutenção por meio de seus dispositivos móveis. A equipe relata que o 60% é mais rápido do que antes para encontrar informações com pacotes de trabalho e a disponibilidade em campo é uma virada de jogo.

Smith vê que os pacotes de trabalho reduzem o desperdício de tempo, além de ajudar a equipe a encontrar informações que eles nem sabiam que existiam:

“As pessoas só querem ir e fazer o seu trabalho. Se não conseguem, passam muito tempo tentando encontrar informações, o que aumenta a frustração do seu dia. Agora estamos reutilizando e encontrando informações para planejar e preparar rapidamente o trabalho de manutenção e depois passar a maior parte do nosso tempo realmente entregando-o – que é o valor real do que fazemos.”

Isto é particularmente importante do ponto de vista da conformidade; “ter um ambiente que nos permite fornecer evidências de forma rápida e fácil nos permite cumprir a conformidade de forma eficiente – portanto, do ponto de vista do risco, isso nos ajuda muito”, diz Smith.

As informações e os formulários que são essenciais para as operações seguras e eficientes das fábricas da Todd tornaram-se mais acessíveis na intranet e agora são visualizados pela equipe, em média, 40 vezes por semana.

Há melhor identificação e comunicação de perigos e redução da manutenção reativa da planta devido ao uso do Power Automate. Os formulários de perigo são preenchidos automaticamente e as informações são apresentadas em um layout padrão onde todos os funcionários são informados de forma rápida e fácil. O Power Automate permite que a equipe registre rapidamente qualquer trabalho reativo que surgir. Ao automatizar o processo de solicitação e aprovação de trabalhos reativos, a equipe de manutenção consegue entender melhor por que o problema surgiu e planejar adequadamente. Steve Smith diz: “como resultado da implantação do Power Automate, vimos essa carga de trabalho ser significativamente reduzida. O resultado é que estamos num ambiente muito mais planeado – isso é um bom resultado.”

Há melhores relatórios sobre produção e manutenção usando o Office 365 para agregar dados de vários sistemas e depois usando o Power BI para apresentar visualizações acionáveis dos dados. Durante um período de seis meses, a Todd Energy aumentou suas licenças do Power BI de um punhado para mais de 130. Mais de 150 relatórios do Power BI estão sendo usados atualmente para dados de produção, acompanhamento de projetos e acompanhamento de documentos controlados.

A colaboração em projetos melhorou com o uso do Microsoft Teams para executar projetos de manutenção de plantas e outras iniciativas relacionadas à confiabilidade da planta. Isso, aliado ao uso do Planner para gerenciar tarefas, tornou mais fácil resolver problemas e progredir.

Conformidade, classificação automática, configuração fácil e segura de arquivos de casos protegidos e uso e gerenciamento consistentes do Microsoft Teams foram possibilitados por meio do uso de aplicativos inovadores de Liderança de Informação hospedados no Azure.

A produtividade e a colaboração melhoraram. O Office 365 permite que a equipe compartilhe informações com confiança e confie nelas. Economiza-se tempo e melhora-se a colaboração com a funcionalidade de coautoria usada em documentos complexos.

A assistente executiva, Louise Hamerton, que prepara os documentos do conselho e da liderança, diz “ter um local centralizado para a colaboração de todos torna a atualização de papéis e documentos do conselho por várias pessoas muito mais eficiente. Ser capaz de acompanhar quem esteve no documento para fazer suas alterações agiliza o processo.”

Os documentos das reuniões agora são entregues digitalmente à Equipe de Liderança e acessados no Surface Pros. Há uma redução no desperdício de papel, maior segurança e melhor mobilidade.

O Molho tornou-se indispensável para encontrar informações com, em média, mais de 200 visualizações por semana. Da mesma forma, uma página de aplicativos de negócios fornece um balcão único para acesso a todos os aplicativos de linha de negócios e é acessada em média 75 vezes por semana. As informações de referência e os formulários que são essenciais para as operações seguras e eficientes das fábricas da Todd tornaram-se mais acessíveis. Eles agora são visualizados pela equipe em média 40 vezes por semana.

Antes da intranet, a comunicação com a equipe era baseada em hierarquia. As atualizações e informações vinham de cima para baixo e a equipe teria que esperar por um e-mail do Gerente Geral ou do Diretor Executivo. Havia reuniões presenciais com todos os funcionários a cada 6 semanas, mas haveria lacunas de informação entre elas.

Heberley reflete sobre a mudança: “Agora temos quadros de avisos digitais nos refeitórios – podemos comunicar coisas de forma muito mais rápida, frequente e visual em tempo real. Então, quando algo acontece, trinta minutos depois, pode aparecer em uma dessas telas... Acho que estamos mais conectados e sabemos muito mais sobre o que está acontecendo.“

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