Cliente
O Grupo Bourne
Areias Prateadas
Silversands é um parceiro Microsoft Gold especializado em Microsoft 365 e infraestrutura em nuvem e híbrida. Através de serviços e suporte profissionais, a Silversands fornece conhecimento vital para orientar as organizações em uma jornada bem-sucedida em direção a um “local de trabalho moderno”, onde os usuários desfrutam de todos os benefícios de produtividade da tecnologia, em um ambiente seguro e compatível.
Saber maisResumo
O Grupo Bourne é uma empresa europeia de engenharia de construção que se concentra em fornecer excelência técnica em vários mercados. A organização é composta por quatro empresas do grupo, incluindo Bourne Steel, Bourne Special Projects, Bourne Parking e Bourne Nuclear.
Com o Office 365 como um componente-chave para impulsionar a colaboração e a comunicação dentro da organização, o Grupo Bourne procurou construir uma aplicação moderna para substituir o seu sistema baseado em Excel para relatórios de não conformidades dentro da empresa. Bourne pediu à Silversands que analisasse um aplicativo baseado em navegador que permitiria que usuários remotos e de escritório registrassem, acessassem e relatassem não conformidades. Com SharePoint, PowerApps, Flow e Excel, a Silversands forneceu uma solução que foi rápida de desenvolver e implantar e obteve enormes benefícios comerciais
Desafio
Todas as empresas de Bourne registram não conformidades, que ocorrem quando as obras não atendem às especificações. Ao rastrear as não conformidades e como e por que elas ocorreram, as organizações de engenharia de construção, como o Grupo Bourne, podem encontrar maneiras de evitá-las no futuro e, assim, reduzir os riscos de retrabalho e excessos.
Os funcionários das empresas registraram as não conformidades em diversas planilhas Excel, exigindo que todos os funcionários tivessem acesso ao Excel e ao servidor de arquivos. Para complicar ainda mais o processo, alguns campos de dados são semelhantes entre empresas, enquanto outros não. Ao final de cada ciclo, o Gerente de Conformidade era obrigado a agrupar as planilhas para produzir uma visão geral da escala, natureza e eficiência da resolução. Esta solução de não conformidade existente não foi apenas
complexo e muito manual, mas também inseguro e potencialmente sujeito a erros. Tinha que haver uma maneira mais fácil.
Para registrar e monitorar com precisão as não conformidades, Bourne queria um processo mais integrado que permitisse ao usuário adicionar um item em um formulário a partir de um local remoto e depois notificar as pessoas certas para capturar dados de acordo com as respostas. Eles entraram em contato com a Silversands para obter uma solução baseada no Office 365 para relatórios de não conformidade.
Estratégia
Para fornecer um método consistente de entrada de dados, alertas, fluxo de trabalho e relatórios, a Silversands forneceu uma solução usando os serviços do Office 365 que a Bourne já possuía. Usando ferramentas do Office 365, Silversands criou um aplicativo usando PowerApps que permite aos usuários relatar uma não conformidade a partir de seus dispositivos móveis ou desktops. Nesta aplicação, os membros da equipe inserem todos os dados em uma lista SharePoint. O formulário responde conforme o usuário insere os dados para garantir que todos os dados sejam capturados com precisão, acionando o fluxo de negócios correto – que é controlado pelo Microsoft Flow. O Gerente de Conformidade pode filtrar e classificar a lista SharePoint na qual os dados estão armazenados para fornecer as informações necessárias para o relatório. Se necessário, o gestor poderá então baixar os dados em um arquivo Excel.
Resultados
Ao usar os serviços existentes no Office 365, a Silversands conseguiu criar, dimensionar e implantar rapidamente uma solução fácil de usar para a Bourne e as empresas do grupo que não exigiam licenças adicionais. Os funcionários que trabalham em campo e no escritório agora podem acessar o aplicativo, relatar rapidamente uma não conformidade e agir com base nos dados registrados.
