Avançando uma década em menos de um ano com Microsoft 365 e Liderança em Informação

Resumo

O Conselho Distrital de Tasman (TDC) tinha acabado de iniciar um projeto para se tornar digital quando o bloqueio do COVID-19 chegou. Com apenas uma fração do seu pessoal equipado para trabalhar em casa, a TDC pisou no acelerador. Com a ajuda do parceiro tecnológico Information Leadership, não só conseguiram manter as operações essenciais do Conselho durante o confinamento e manter os residentes do Distrito seguros e apoiados, como também avançaram algumas décadas no acordo. O recém-digitalizado Conselho Distrital de Tasman está a trabalhar de forma mais produtiva, a gerir recursos de forma mais eficaz e a colaborar com mais facilidade do que nunca, e isso também é uma óptima notícia para os residentes.

A Nova Zelândia pode ser um país pequeno, mas existem mais de 75 conselhos distritais nomeados em todo o país, sem incluir todos os vários conselhos municipais e regionais que supervisionam a nossa vida quotidiana. Cada um desempenha um papel igualmente importante na supervisão das pessoas, dos recursos e das infra-estruturas da sua área (principalmente rural). Os conselhos distritais são grandes e complicados, com muito pessoal, grandes cargas de trabalho, requisitos regulamentares rigorosos e uma enorme responsabilidade. Quer seja o Conselho Distrital do Extremo Norte dando vida a um projeto de águas residuais, ou o Conselho Distrital de Queenstown Lakes deliberando sobre um novo conjunto habitacional, os conselhos distritais desempenham um papel importante em ajudar todo o país a crescer.

Então, o que acontece quando um conselho distrital está a lutar para oferecer os melhores resultados aos seus residentes porque a sua tecnologia se tornou obsoleta e ultrapassada?

O Conselho Distrital da Tasmânia (TDC) desempenha as funções de conselho regional e de conselho municipal, o que significa que trabalha num amplo âmbito de atividades, desde licenciamento de cães até sistemas de esgotos. Cada uma dessas áreas de trabalho utiliza grandes conjuntos de dados e é regida por muitas regulamentações diferentes.

Mas ainda em 2019, alguns dos principais processos da TDC, incluindo consentimentos de recursos, ainda eram baseados em papel, o que dificultava o acompanhamento das atividades e dos dados. Mesmo os fluxos de trabalho que eram digitais funcionavam em um sistema de intranet antigo. Isto foi lento e improdutivo para o Conselho e os seus trabalhadores, e significou que não foi capaz de apresentar os seus dados às partes interessadas de uma forma útil que lhes permitisse tomar decisões rápidas mas informadas.

“Em alguns aspectos, poderíamos ter nos descrito como estando 15 ou 20 anos atrás das organizações modernas”, afirma Steve Manners, CIO da TDC.

Desafio

A TDC procurou a Information Leadership para obter ajuda para substituir sua infraestrutura obsoleta e transformar suas operações. Sendo uma organização com uma experiência valiosa na criação de soluções digitais para organizações governamentais e do setor público, a Information Leadership foi a escolha natural.

No entanto, o projecto tinha apenas começado quando o país se viu num confinamento de nível 4. Isto poderia ter representado um grande obstáculo. Apenas um em cada cinco funcionários da TDC estava equipado para trabalhar a partir de casa, pelo que mesmo os negócios normais eram difíceis, muito menos uma grande transição de sistemas. Em vez de suspender o projeto, a TDC percebeu que precisava de avançar ainda mais rapidamente para apoiar os seus residentes durante o confinamento.

“Houve uma enorme tentação de dizer, 'o momento não é o certo', e isso teria sido uma enorme perda de dinamismo para nós”, afirma Janine Dowding, CEO da TDC. “Decidimos que realmente precisávamos mergulhar e pular com botas e tudo, então aumentamos nosso investimento.”

Estratégia

A Information Leadership desenvolveu quatro soluções principais para agilizar o processo, baseadas em diferentes aspectos da pilha Microsoft 365. A primeira foi consolidar as informações de uma forma que garantisse a conformidade, aumentando ao mesmo tempo a produtividade e proporcionando aos trabalhadores mais formas de colaboração. A intranet existente da TDC foi migrada para um novo ambiente moderno no M365, carinhosamente conhecido como DORIS (Digital Office Records and Information System). Esta foi uma tarefa verdadeiramente enorme que exigiu a movimentação de mais de 750.000 documentos.

Assim que os documentos chegaram à sua nova casa na DORIS, os funcionários puderam encontrar todos os documentos de que precisavam rapidamente e num só local. Por exemplo, uma pesquisa digital de propriedades no novo sistema pode localizar todo o conteúdo relacionado com uma única propriedade, desde autorizações de construção até questões de controlo de animais, numa só vista, e desde que os sistemas antigos foram encerrados, os funcionários estão a aceder a uma média de 4.500 documentos por dia, em vez de consultar registros em papel.

“Os funcionários muitas vezes ficam surpresos com a utilidade dos resultados”, afirma Peter Darlington, gerente de SI. “Como num passe de mágica, o documento que eles querem está no topo da fila.”

A segunda solução principal foi a rápida implantação do Microsoft Teams, que foi implantado no início do bloqueio. A Liderança de Informação criou uma estrutura clara para organizar todas as informações no Teams para que a equipe pudesse encontrar facilmente todas as informações, bem como as pessoas com quem precisavam lidar. As equipes são agora uma parte fundamental da forma como a equipe da TDC se comunica; eles até conduzem reuniões na prefeitura com mais de 300 pessoas pelo Teams, onde todos os funcionários recebem atualizações ao vivo da equipe de liderança e podem responder em tempo real. Reunir todos em um só lugar nunca foi possível antes do lançamento do Teams.

Deixando todos atualizados, rápido

A terceira parte da solução foi a gestão da mudança, garantindo que o projeto não fosse apenas uma mudança nos sistemas informáticos, mas também na forma como o pessoal da TDC trabalhará e se comportará no futuro. A Liderança da Informação apoiou o treinamento para garantir que a equipe estivesse atualizada e que quaisquer preocupações fossem resolvidas rapidamente. Mais de 300 funcionários participaram de um evento da Expo, que gerou ampla adesão. Mentores foram usados como parte da aceleração da implementação do Teams durante o confinamento, e sessões de treinamento em vídeo foram ministradas pelo Microsoft Stream para 360 funcionários. Essa tecnologia ainda é usada para treinamento de funcionários hoje, como orientação de pronúncia de te reo durante a Semana da Língua Māori. Oferecer treinamento on-line não apenas economizou dinheiro para o Conselho, porque o conteúdo permanece disponível no Teams para uso a qualquer momento, mas também continua sendo um recurso útil para consulta da equipe.

Capacitar residentes e trabalhadores

O aspecto final da solução da Information Leadership fez uso do Power Platform da Microsoft para capacitar os analistas de negócios da TDC a resolver problemas e permitir-lhes compartilhar informações importantes com os residentes em um formato visual de fácil digestão. Uma área chave onde isto tem sido útil é a gestão da água. A região da Tasmânia depende fortemente da irrigação, pelo que a boa gestão dos recursos hídricos é uma parte importante do papel da TDC. Foi desenvolvido um sistema utilizando Power BI, que mostra níveis de água e informações de restrição hídrica em tempo real no site do TDC. “Ser capaz de fornecer facilmente essas informações de maneira gráfica e organizada para que nossos contribuintes vissem e entendessem foi realmente valioso”, diz Steve.

O Power Automate tem sido usado para agilizar e gerenciar o processo de registro de contratados externos. “Anteriormente, a equipe de Serviços de Informação (SI) andava incomodando as pessoas, perguntando se elas haviam assinado este ou aquele pedaço de papel”, diz Steve. O novo sistema significa que os empreiteiros podem acessar um site e gerar automaticamente um formulário que será enviado à pessoa certa para assinar sua inscrição.

Resultados

Este projeto permitiu ganhos massivos de produtividade e eficiência, bem como uma redução significativa do risco organizacional.

É também um grande exemplo da capacidade da Liderança da Informação de avançar rapidamente, o que lhes valeu o segundo lugar no Prémio de Projecto FastTrack nos Prémios ALGIM (Associação de Gestão de Informação do Governo Local) em 2020.

A transição garantirá que os sistemas da TDC permaneçam atualizados no futuro, aconteça o que acontecer, diz Steve. “Ao eliminar algumas décadas de sistemas locais legados, avançamos uma década no tempo e continuaremos a acompanhar os tempos devido à forma como o ambiente Microsoft 365 foi projetado. É fantástico."

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