Resumo
Um fabricante e fornecedor de tecnologias e serviços submarinos de classe mundial que conecta a indústria global de energia offshore (o “Fabricante”) fornece tecnologias inovadoras que permitem o controle vital e o fornecimento de energia para os setores de petróleo e gás e de energia renovável. Os departamentos de vendas, projeto de engenharia, planejamento, fabricação e controle de qualidade da empresa trabalham juntos em muitos projetos. No entanto, as equipes dispersas globalmente precisavam de acesso a documentos de projetos e informações comerciais críticas fornecidas por meio de uma única fonte. Para permitir acesso e clareza em toda a empresa, o Fabricante implementou uma ferramenta automática de categorização e metadados que agilizaria os processos de captura. Isso permite que eles utilizem melhor seu investimento no SharePoint como repositório principal, além de aumentar a adoção.
Desafio
Um dos principais desafios que o Fabricante enfrentou foi um enorme volume de faturas para processar manualmente. O departamento financeiro não estava a lidar bem com o volume crescente – 15.000 faturas por ano – o que levou a atrasos nos pagamentos. Além disso, algumas faturas foram extraviadas, perdidas ou duplicadas no processo de aprovação manual. Embora estivessem executando uma intranet SharePoint, os departamentos remotos não colaboravam em um repositório compartilhado. A plataforma original de gerenciamento de documentos da empresa foi projetada como uma solução monolítica que se tornou muito frágil e complexa para atender às expectativas atuais dos negócios. Além disso, o uso do SharePoint era alarmantemente baixo, pois não havia um único ponto de entrada para todas as aplicações empresariais.
Estratégia
O fabricante trabalhou com o fornecedor de soluções Ephesoft UK IONIT para implementar o Ephesoft Transact Smart Capture para ajudar a agilizar a organização e classificação de documentos em seu ambiente SharePoint. Usando a solução, o fabricante pode integrar documentos rapidamente por meio de classificação, extração e entrega automatizada de documentos (em papel e formatos eletrônicos) e dados associados diretamente no fluxo de trabalho e processo de aprovação do SharePoint.
O produto Ephesoft ajudou-os imediatamente, especialmente no processamento de faturas. Por exemplo, a maioria das faturas geradas por computador do Fabricante são automaticamente capturadas e extraídas utilizando OCR – incluindo quase todos os elementos necessários, 23 campos de dados. Como parte da solução, consultas automatizadas de pesquisa no banco de dados auxiliam na extração de metadados das faturas e documentos associados. Em casos raros de documentos ilegíveis, o software encontra a localização dos campos-chave e apresenta-os a um operador para uma entrada de dados manual rápida e eficiente.
É muito intuitivo e fácil de configurar e, como requer menos treinamento, nossos clientes adoram. Quando necessário, a Ephesoft oferece uma equipe de suporte muito proativa e prestativa.
Anshuman Nayak (consultor líder de sistemas, IONIT)
Resultados
A solução de processamento de faturas do Fabricante ajudou a permitir pagamentos pontuais dos clientes e garantiu uma economia atraente. Desde a implementação do Ephesoft, eles conseguiram gerenciar um aumento de 40% nas faturas – de 15.000 para 21.000 faturas – sem problemas. Eles conseguiram agilizar o controle de documentos do projeto e a colaboração baseada em projetos, integrando o fluxo de trabalho dos departamentos de vendas, design, planejamento, fabricação e controle de qualidade. Com um processo robusto de aprovação de documentos, o Fabricante tem confiança de que os documentos organizacionais serão tratados através de uma cadeia de aprovação transparente antes de serem publicados/atualizados/excluídos. Isto garante a disponibilidade de versões corretas dos documentos durante todo o ciclo de vida do projeto, com o apoio de uma trilha de auditoria para todos os documentos principais.
Cerca de 250 funcionários estão utilizando a solução atualmente. O Fabricante pôde perceber imediatamente as vantagens da captura remota. Conseguiram uma distribuição mais barata, um acesso mais rápido aos documentos, custos de envio reduzidos e tempos de processamento mais curtos, com menos registos perdidos, duplicados ou extraviados.
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