ECM Wise ajuda Stonebridge a obter economias substanciais ao migrar para Microsoft 365

Resumo

A Stonebridge Companies é uma das principais empresas de propriedade, gestão e desenvolvimento hoteleiro do país; consiste em 63 hotéis com mais de 10.000 quartos nos Estados Unidos. Para economizar dinheiro e melhorar a experiência do usuário de sua equipe, a empresa precisava combinar suas plataformas de ECM em um único sistema e migrar seu conteúdo para a nuvem.

Para atingir seu objetivo, eles selecionaram o ECM Wise como seu consultor confiável para migrar seu conteúdo do OpenText Content Server para SharePoint. Utilizando as ferramentas disponíveis no ECM Wise Migration Tool Suite, juntamente com os profissionais experientes da ECM Wise, a Stonebridge migrou com sucesso seus documentos, incluindo todas as versões, metadados, estruturas de pastas, links legados e permissões, para SharePoint.

Como resultado, a Stonebridge conseguiu reduzir custos desativando seu sistema legado OpenText e, ao mesmo tempo, melhorando a experiência do usuário para seus funcionários.

Desafio

Com sede em Denver, Colorado, a gestão hoteleira de Stonebridge se estende de costa a costa. Com 63 localidades diferentes, a empresa depende fortemente da capacidade de colaboração em uma ampla área geográfica nos Estados Unidos.

No início, serviços da Microsoft como Office e Skype eram usados para acessar documentos e comunicar-se entre as diversas propriedades que Stonebridge possuía. No entanto, o repositório central de todos os arquivos da empresa estava localizado na sede em Denver, usando o Open Text Content Server. Com o tempo, os custos e a complexidade crescentes de manutenção do OpenText Content Server tornaram-se um desafio e houve um forte desejo de migrar para a nuvem para reduzir custos.

Após uma investigação inicial, ficou claro que a empresa realizaria economias substanciais desativando o Content Server e transferindo seu conteúdo para SharePoint. A transição seria fácil porque muitos dos funcionários já tinham experiência com Microsoft Office e Skype. Esse conhecimento poderia ser facilmente transferido para o Office 365 e Microsoft Teams.

A parte difícil seria extrair mais de 10 anos de informações, incluindo dados críticos, do Content Server. O sistema continha documentos importantes, incluindo metadados e permissões que precisavam ser preservados. Além disso, os links herdados contidos nesses documentos precisariam ser mantidos e funcionar após a mudança para SharePoint. Era importante que quem completasse a migração tivesse conhecimento especializado do Content Server e do SharePoint para garantir a transferência de dados tranquila e eficiente e que tudo fosse feito corretamente.

Stonebridge sabia que Microsoft 365 era a resposta, mas como eles poderiam migrar para lá e preservar todas as informações e metadados importantes armazenados no OpenText Content Server?

Estratégia

Stonebridge precisava de um consultor confiável com ampla experiência na migração de informações do OpenText Content Server para SharePoint.

A ECM Wise tinha experiência, conhecimento e especialização em migrações de Content Server para SharePoint. Juntamente com seus processos de migração comprovados e o conjunto de ferramentas de migração ECM Wise fácil de usar, ficou claro que o ECM Wise seria a melhor opção da Stonebridge para tornar sua migração para SharePoint o mais tranquila possível.

Depois que um acordo foi estabelecido, a equipe de serviços de migração do ECM Wise conduziu rapidamente uma análise de lacunas de adequação entre o Content Server e o SharePoint. Era óbvio que o SharePoint atenderia aos seus requisitos de armazenamento, compartilhamento e acesso a arquivos. Além disso, a equipe percebeu que o Microsoft Teams seria uma ótima opção para colaboração em todas as propriedades de Stonebridge.

O maior obstáculo foi extrair o conteúdo e os metadados do Content Server para o SharePoint com total fidelidade. Durante a análise de lacunas de ajuste, o ECM Wise identificou como todo o conteúdo do Stonebridge foi estruturado no Content Server. A equipe de migração explicou então como todas as informações da empresa poderiam ser facilmente migradas para o SharePoint usando conjuntos de sites e bibliotecas de documentos. Todos os metadados armazenados no Content Server poderiam ser facilmente representados em SharePoint usando tipos de conteúdo e colunas. As permissões aplicadas no Content Server também puderam ser preservadas e migradas para SharePoint.

Depois que Stonebridge deu sinal verde, a equipe de migração começou a trabalhar usando o ECM Migration Tool Suite para começar a planejar e implementar o projeto de migração.

Eles usaram a ferramenta ECM Wise Content Server Discovery and Analytics para examinar o ambiente OpenText do Stonebridge. Os relatórios foram produzidos pelas ferramentas ECM Wise sobre as descobertas que incluíam contagens de documentos, dimensionamento e tipos de itens armazenados no sistema. A Equipe de Migração identificou possíveis problemas, como caminhos longos; isso lhes permitiu planejar e implementar soluções alternativas. Com os relatórios, eles desenvolveram um cronograma sobre quais áreas deveriam ser migradas e quando.

A equipe de migração também ajudou na configuração do ambiente SharePoint do Stonebridge, na configuração dos conjuntos de sites e na criação de tipos de conteúdo e colunas seguindo as práticas recomendadas.

Mover o conteúdo para SharePoint foi facilitado usando a ECM Wise Migration API Tool (MAPIT). O MAPIT pode pegar o conteúdo e mapear todos os metadados necessários do Content Server para colunas e tipos de conteúdo associados no SharePoint. O recurso de reestruturação do MAPIT ajudou a resolver quaisquer longos caminhos. Depois que a equipe resolveu todos os possíveis problemas, o conteúdo foi migrado via Azure para SharePoint o mais rápido possível. A taxonomia foi reidratada em SharePoint e tudo foi estruturado como no Content Server.

As ferramentas ECM Wise criaram logs de migração e validação, onde todos foram carregados no SharePoint do Stonebridge em seu próprio conjunto de sites. Os logs servem como prova de que os documentos foram migrados para SharePoint.

Usando as ferramentas de migração ECM Wise, a equipe migrou com sucesso todo o conteúdo, versões, datas, informações do usuário, metadados e estruturas de pastas para SharePoint. Quando necessário, as permissões existentes do Content Server foram reaplicadas ao SharePoint após a conclusão da migração. Todos os links legados do Content Server ainda funcionavam com o uso do Link Redirector do ECM Wise.

Resultados

O projeto foi um sucesso.

Com a ajuda do ECM Wise, a Stonebridge conseguiu migrar todo o conteúdo do Content Server para o SharePoint dentro do prazo e do orçamento.

Os usuários do Stonebridge descobriram que as bibliotecas de documentos e conjuntos de sites recém-criados são fáceis de usar. As estruturas de pastas do Content Server foram replicadas e suas informações foram fáceis de encontrar.

A navegação e o compartilhamento de documentos ficaram mais fáceis para a equipe da Stonebridge. Eles poderiam acessar seu conteúdo de qualquer lugar, inclusive em dispositivos móveis. A integração com outros produtos do Office 365 melhorou a produtividade e o cliente ficou encantado em utilizar o Teams para atender às suas necessidades de colaboração e reuniões.

Stonebridge e ECM Wise receberam feedback positivo dos usuários finais. Eles apreciaram a facilidade de ter apenas uma conta de login para todos os sistemas utilizados, incluindo a opção de autenticação multifator (MFA). A comunicação e colaboração geral da equipe foram drasticamente melhoradas.

No final, a Stonebridge obteve economia de custos ao reduzir os custos de licenciamento e suporte ao descontinuar o OpenText Content Server e, ao mesmo tempo, melhorou a experiência de trabalho de sua equipe.