Cliente
Estado do Havaí
Adobe
Os processos manuais não têm lugar no mercado competitivo e acelerado de hoje. O Adobe Sign adiciona recursos avançados de assinatura eletrônica ao site completo do software Office 365 para automatizar fluxos de trabalho de aprovação diretamente das ferramentas que suas equipes usam todos os dias. O Adobe Sign se integra perfeitamente a processos de várias etapas no SharePoint e no Flow, bem como a fluxos de trabalho independentes no Outlook, Word, PowerPoint e Teams. Envie documentos para assinatura, acompanhe seu status e colete dados.
Saber maisResumo
Ao reduzir a quantidade de papel que o governo emite ao adotar processos digitais, como suporte para documentos eletrônicos e assinaturas usando o Adobe Sign junto com os fluxos de trabalho SharePoint, o estado do Havaí reduziu custos e forneceu serviços aos cidadãos da maneira mais eficiente possível.
Desafio
Mais conhecido por seus vulcões ativos, praias, surf e caminhadas, o Havaí é um paraíso para os amantes do ar livre. Apropriadamente, o Estado do Havai está a adoptar uma iniciativa sem papel que irá, entre outras coisas, reduzir os impactos negativos no ambiente. Com a população espalhada por várias ilhas, o Havai também oferece desafios distintos para o governo estadual, que trabalha para chegar a todos os 1,4 milhões de cidadãos de forma rápida e eficiente.
Mas, igualmente importante, a adoção de processos digitais, incluindo o apoio a documentos eletrónicos, ajuda o governo a comunicar de forma eficaz e a prestar serviços aos cidadãos de forma mais eficaz.
Estratégia
O estado de Aloha adotou o Adobe Sign, uma solução Adobe Document Cloud, para suas necessidades de assinatura eletrônica e reduziu as idas e vindas que normalmente acompanham os processos de revisão e aprovação de documentos. Por exemplo, o tempo para preencher a documentação associada apenas às novas contratações foi reduzido em 80%. Os fluxos de trabalho foram simplificados para maior supervisão e eficiência.
Por exemplo, o Departamento de Saúde do Havaí usará o Adobe Sign para gerenciar formulários de imunização assinados para 180 mil alunos em escolas de ensino fundamental e médio. Os pais e encarregados de educação podem assinar os formulários eletronicamente, tornando mais rápido e fácil o cumprimento deste processo anual. Além disso, os funcionários públicos estão usando aplicativos da Adobe Creative Cloud, como Adobe Acrobat Pro DC, Adobe Photoshop CC, InDesign CC e Dreamweaver CC, para criar e fornecer comunicações de alta qualidade aos cidadãos de maneira econômica.
Usando o Adobe Sign como parte dos serviços de eSign do Havaí, eliminamos grande parte do tempo gasto anteriormente na preparação e encaminhamento de documentos. Ser capaz de integrar o Adobe Sign aos ambientes SharePoint existentes e aos fluxos de trabalho dos departamentos oferece aos funcionários estaduais mais opções para uma solução integrada para enviar e rastrear documentos.
Todd Nacapuy (Diretor de Informação, Estado do Havaí)
Resultados
Mais de 64 mil documentos foram assinados eletronicamente no primeiro ano e a expectativa de crescimento é alta. Cerca de 25.000 funcionários interagirão com um documento usando o Adobe Sign, seja como pessoa que inicia um documento para assinatura ou como signatário, e esse número também deverá aumentar, potencialmente em dezenas de milhares.
Outros resultados incluem o seguinte:
- 80% menos tempo para processar novas contratações
- Aprovações assinadas retornadas em horas, não em semanas
- Capacita os funcionários a assinar em qualquer lugar em dispositivos móveis
Nacapuy acrescenta: “As soluções Adobe oferecem uma base sólida que nos permite trabalhar de maneira mais inteligente e resolver problemas de novas maneiras. Através da nossa forte parceria com a Adobe, estamos transformando a forma como o governo trabalha para fornecer aos cidadãos serviços mais rápidos e eficazes.”
Leia o estudo de caso completo