Shoosmiths cria um fluxo de trabalho coeso com SharePoint e K2

Resumo

Eleito o escritório de advocacia do ano no Reino Unido em 2015, o Shoosmiths é um escritório de advocacia com 11 escritórios corporativos, 153 sócios e 736 consultores jurídicos. Por mais de 15 anos, seu processo de automação de fluxo de trabalho foi dividido em nada menos que 13 tecnologias e soluções distintas. A empresa precisava de uma plataforma de fluxo de trabalho única para a qual pudesse mover todos os seus fluxos de trabalho existentes e usá-la para desenvolvimento futuro de fluxos de trabalho.

Desafio

A Shoosmiths há muito reconhece a importância do fluxo de trabalho no contexto do gerenciamento de casos jurídicos e utiliza a automação do fluxo de trabalho há mais de 15 anos. Durante este período, implementou nada menos que 13 tecnologias e soluções de fluxo de trabalho separadas. Como diz Shane Scott, Diretor de SI da Shoosmiths, esse ambiente fragmentado era “muito ineficiente, inibia o atendimento ao cliente e era difícil de manter e administrar”.

A empresa implementou o Microsoft SharePoint para centralizar o gerenciamento de documentos em seus 11 escritórios, implementou o SAP como sua solução de sistemas financeiros e de gerenciamento de práticas e está atualmente ampliando a presença do SAP com a implantação do SAP HR.

“Os benefícios de ter uma única plataforma de fluxo de trabalho integrada com SAP e SharePoint foram um argumento convincente”, afirma Scott. “Portanto, começamos a procurar uma nova plataforma de modelagem de negócios e fluxo de trabalho, para a qual pudéssemos mover todos os nossos fluxos de trabalho existentes e usá-los como base para o desenvolvimento futuro de fluxos de trabalho dentro da empresa.”

Estratégia

Shoosmiths selecionou o K2 após realizar uma análise técnica completa das capacidades do K2 blackpearl. Como parte do programa, a empresa aproveitou a oportunidade para mapear e otimizar processos de negócios antes de desenvolver os novos fluxos de trabalho no K2. Todos os novos processos K2 são totalmente integrados com Microsoft SharePoint, aplicativos financeiros SAP, RH e um portal de autoatendimento para funcionários, e também incluem automação de e-mail e SMS.

A Shoosmiths agora possui fluxos de trabalho de processos baseados em K2 em quatro áreas principais de seus negócios, com planos de estender isso a outras funções de RH, transferência em inglês, gerenciamento de casos de negligência clínica e transferência de terrenos.

Resultados

O uso do K2 contribuiu para uma economia significativa de tempo em todas as áreas de negócios da Shoosmiths. Isto foi conseguido através de uma combinação de otimização de processos, automação de documentos e processos (usando K2) e integração. Somente dentro das novas funções de transferência, a empresa estima que está economizando até 60 minutos por dia por responsável pelo caso. Isso equivale a aproximadamente 800 horas por semana economizadas em toda a função.

Além disso, as fortes integrações entre softwares permitem que processos anteriormente manuais, como contratos, declarações de conclusão e lançamentos financeiros, sejam automatizados. Isso novamente reduz o tempo para concluir as tarefas e permite que a Shoosmiths forneça um serviço melhor e mais ágil aos seus clientes.

Ao substituir as tecnologias de fluxo de trabalho legadas por uma plataforma única baseada em K2 blackpearl, a empresa será capaz de reduzir significativamente as suas despesas operacionais anuais. De acordo com Scott, “a Shoosmiths espera reduzir seus custos de manutenção e licenciamento de software em cerca de £ 160.000 por ano”.

Dado o sucesso dos novos fluxos de trabalho, a Shoosmiths está agora avançando com planos para implantar processos ainda mais automatizados.

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