Cliente
Salve as crianças
Círculo T
Como parceiro Gold com experiência em colaboração e conteúdo, a oferta da Circle T é abrangente, abrangendo totalmente o gerenciamento de dispositivos modernos, a industrialização, o gerenciamento do conhecimento e a colaboração para fornecer o verdadeiro local de trabalho digital moderno no Microsoft 365.
Saber maisResumo
Save the Children é uma organização internacional sem fins lucrativos que presta serviços que ajudam a transformar a vida das crianças – desde suprimentos que salvam vidas até apoio emocional. A organização é financiada por grandes e pequenos parceiros doadores, benfeitores individuais e governos. Como resultado, a Save the Children tem muitos acordos e contratos – tais como serviços de TI e contratos de aluguer.
A Save the Children precisava de um sistema para proteger, governar e facilitar a gestão de acordos, incluindo, entre outros, contratos. Os funcionários precisavam gerenciar os contratos durante todo o seu ciclo de vida – desde a criação até o arquivamento ou destruição – e o processo manual existente era demorado, opaco e difícil de rastrear.
Combinando o Microsoft 365 e o Centro de Acordos Circle T, a Circle T forneceu à Save the Children uma solução que lhes proporcionou os limites de segurança necessários, governança de dados e relatórios para todos os seus acordos. Os profissionais da informação agora podem encontrar facilmente conteúdo relevante pesquisando no Agreement Center ou no site SharePoint.
Além disso, os trabalhadores agora podem criar, cocriar, assinar, descobrir e gerenciar contratos com mais rapidez e eficiência. Eles também podem garantir que seus dados estejam seguros, que relatórios, fluxos de trabalho e controles sejam aplicados e tenham confiança na redução do risco financeiro.
Desafio
A Save the Children estava a utilizar o Microsoft 365 a nível internacional, com intranets e sistemas de gestão de conhecimento em vários países. Eles gerenciavam acordos, inclusive contratos, usando uma variedade de sistemas, ferramentas e processos manuais. Isto levou a dificuldades na pesquisa e manutenção de registos, reduzindo a eficiência e aumentando o risco financeiro potencial.
A Save the Children precisava de uma solução que pudesse supervisionar todo o ciclo de vida – desde a criação de acordos até à coautoria segura com utilizadores internos e externos, bem como permitir acesso fácil e seguro, pesquisa e relatórios poderosos.
Estratégia
A Save the Children procurou a ajuda do Circle T, tendo trabalhado com eles no passado para implementar soluções como intranets, gestão de políticas e gestão de procedimentos.
Como todo o conteúdo relacionado ao acordo precisava ser reunido, Save the Children e Circle T concluíram que Microsoft 365 foi a solução lógica, permitindo que a equipe entregasse não apenas uma experiência de usuário consistente, mas também uma experiência consistente de gerenciamento e conformidade. Todos os documentos finais e a colaboração necessária para redigir o conteúdo podem agora ser controlados centralmente por um conjunto de regras no centro de segurança e conformidade, que é um facilitador essencial para a governança de dados e a descoberta legal.
Havia vários requisitos importantes para a solução, cada um dos quais reforçava o Microsoft 365 como a solução superior.
Para começar, era vital que os usuários pudessem encontrar o conteúdo do acordo de forma eficiente e rápida, com indicação clara do estado ou status. Microsoft Search e o Centro de Acordos da Circle T foram escolhidos para atender a essas necessidades. O Microsoft Search atende, e o T's Agreement Center da Circle fornece uma interface de pesquisa dedicada e inteligente e a capacidade de ler e compreender contratos no contexto de seu status, propriedade e categorização. Além disso, os usuários agora podem descobrir e acessar contratos na barra de pesquisa inteligente da intranet do Circle T.
A Save the Children também precisava que os acordos estivessem disponíveis em qualquer lugar, a qualquer hora, a partir de qualquer dispositivo, incluindo aqueles que trabalham internacionalmente e no terreno. SharePoint foi escolhido para fornecer uma solução móvel e flexível, adequada para todos os ambientes de trabalho. O SharePoint hospeda e publica todos os contratos em aplicativos móveis, web e Microsoft 365, garantindo que os usuários agora tenham acesso aos contratos quando e onde precisarem.
Por fim, a solução precisava oferecer suporte seguro à coautoria de conteúdo com usuários externos, incluindo um processo de revisão simplificado. O Microsoft 365 foi escolhido para manter o conteúdo seguro e, ao mesmo tempo, melhorar os processos de colaboração. O Microsoft 365 oferece a funcionalidade ideal para proteger o conteúdo interno e fornecer acesso seguro de convidados a usuários externos.
O Círculo T foi construído sobre esta base para adicionar assinaturas eletrônicas de contratos. Eles integraram uma ferramenta de assinatura digital de terceiros, iniciada a partir do fluxo de trabalho do administrador do contrato. Esta combinação de tecnologias permitiu à Save the Children executar a assinatura de contratos online em conformidade com todas as complexidades do processo de assinatura geridas através das melhores ferramentas.
Com as soluções combinadas fornecidas pela Circle T e pela Microsoft, os funcionários da Save the Children podem agora garantir que todos os acordos sejam marcados de forma consistente e clara com status, propriedade e datas de ação. Integrações para Power Automate e Power BI permitiram que a Save the Children reduzisse o risco de acordos não conformes ou expirados.
Resultados
O Circle T Agreement Center e o Microsoft 365 remodelaram a forma como a Save the Children gere os acordos. Criação, coautoria, finalização, assinatura, descoberta, retenção e renovação de contratos agora são processos rápidos e fáceis.
Usuários internos e externos podem ser coautores de conteúdo em tempo real, reduzindo o tráfego de e-mail e a complexidade normalmente associados ao trabalho em múltiplas cópias de um arquivo e os riscos de mesclá-los.
O processo de assinatura simplificado eliminou fluxos de trabalho manuais complexos anteriormente exigidos no processo de assinatura, reduzindo enormemente o tempo de assinatura.
A capacidade de encontrar qualquer acordo é agora imediata e completa. Em um único local, os usuários agora podem encontrar contratos em todos os estágios de elaboração e execução, e os usuários obtêm os resultados da pesquisa instantaneamente. Os acordos assinados são armazenados com a versão de trabalho e documentos relacionados para garantir que todas as garantias relevantes sejam gerenciadas e apresentadas como um único “arquivo”.
A equipe da Save the Children pode gerenciar conteúdo com controle de versão, retenção e descoberta legal total enriquecida com segurança e conformidade Microsoft 365.
Por fim, o gerenciamento do ciclo de vida do contrato, baseado em metadados, é aprimorado pela integração de soluções Power Platform para relatórios e fluxo de trabalho – reduzindo o risco de contratos não conformes ou expirados.
