Robertson Group simplifica governança e gerenciamento de informações com SharePoint e Bridgeall

Resumo

Robertson é uma das maiores empresas independentes de construção, infraestrutura e serviços de suporte no Reino Unido. Cobrindo todo o ciclo de vida do ambiente construído, a Robertson compreende 22 empresas em todo o Reino Unido e emprega mais de 3.000 pessoas. Robertson atua em construção, engenharia civil, desenvolvimento imobiliário, gerenciamento de instalações, engenharia madeireira e muito mais.

Desafio

Ao embarcar numa revisão abrangente dos seus sistemas e governação do Grupo, Robertson procurava desenvolver um sistema Microsoft SharePoint através do qual os seus documentos governamentais seriam geridos. Além disso, o seu negócio de construção estava empenhado em maximizar a funcionalidade do SharePoint na gestão das informações do seu projeto.

Estratégia

Robertson procurou a Bridgeall para desenvolver uma solução que atendesse à sua governança geral e às necessidades específicas do projeto. Bridgeall fez uso do Microsoft Office 365 e SharePoint Online e usou o Content Type Hub para criar uma solução que forneceria um sistema de gerenciamento de governança seguro com links diretos para sua solução de gerenciamento de informações de projeto.

Resultados

Os desenvolvimentos simplificaram a aprovação de documentos de governação através do desenvolvimento de um fluxo de trabalho de aprovações que se baseou na identificação de proprietários responsáveis. Esses proprietários foram identificados quando o documento foi criado no SharePoint e, quando uma versão principal foi publicada, ela foi enviada ao proprietário responsável para revisão e aprovação usando o fluxo de trabalho SharePoint. Depois de aprovado pelo proprietário responsável, ele foi disponibilizado para cada um dos locais do projeto existente.

Como os formulários foram aprovados e compartilhados via SharePoint antes de serem distribuídos aos locais do projeto, os usuários puderam ter certeza de que estavam utilizando o modelo de formulário mais recente. O uso de metadados, conjuntos de termos e tipos de conteúdo contribuíram para que o sistema de gerenciamento fosse fácil de usar para os usuários finais, permitindo-lhes encontrar a única fonte da verdade e os proprietários responsáveis por ela.

Esta solução SharePoint permite que o Robertson Construction Group se concentre em cada projeto com total conhecimento de que todos os formulários necessários são a versão autorizada mais recente. Além disso, os proprietários de conteúdo podem criar e atualizar todos os documentos regulamentares com pleno conhecimento de que eles só estarão disponíveis em toda a empresa depois que o proprietário responsável aprovar seu conteúdo.