R&M aumentou o envolvimento e o poder de inovação com MondayCoffee e Office 365

Resumo

A R&M (Reichle & De-Massari AG) desenvolve e produz soluções de cabeamento para redes de comunicação de ponta desde 1964. Com seu alto nível de qualidade de produto e design de sistema inovador e voltado para o futuro, a empresa garante que as redes sejam preparadas para o futuro e investimentos seguros a longo prazo. A R&M é líder de mercado na Suíça e pertence aos principais players da Europa, Ásia e Oriente Médio. A empresa está representada em mais de 40 países em todos os continentes, onde possui organizações de mercado próprias.

A R&M introduziu um local de trabalho digital para oferecer à sua organização novas ferramentas para melhorar a colaboração e a comunicação. A organização precisava substituir a antiga intranet SharePoint local por uma plataforma mais moderna e fácil de usar, baseada no Office 365, com recursos aprimorados de comunicação social para promover a comunicação e o envolvimento internos. Além disso, as subsidiárias da empresa fora da Suíça estavam a crescer e necessitavam de uma melhor cooperação em termos de um fluxo de informação e comunicação mais rápido e ágil. Com a introdução do CoffeeNet 365, a R&M estabeleceu um ambiente de trabalho moderno com tudo (intranet, gestão de documentos, comunicação social, colaboração) num só local para uma organização digitalmente eficiente na Suíça e no estrangeiro.

Desafio

A R&M abordou a MondayCoffee para substituir sua intranet SharePoint local por uma plataforma moderna e fácil de usar, com recursos aprimorados de comunicação social para promover a comunicação interna e o envolvimento. As ferramentas implementadas desafiavam os funcionários em seu trabalho diário. Os usuários demoravam muito para encontrar as informações certas, conectar-se com as pessoas certas e colaborar entre si.

Além disso, a R&M estava a investir na sua globalização e as subsidiárias no estrangeiro precisavam de estar bem integradas no seu fluxo de informação e comunicação para garantir uma colaboração óptima entre equipas.

Com uma organização em crescimento, a gestão sustentável do conhecimento também se tornou uma questão crítica. A troca de conhecimentos tinha de ser mais rápida, os proprietários do conhecimento tinham de ser facilmente acedidos e os seus conhecimentos armazenados de forma segura e fácil de utilizar.

A R&M também queria permitir que seus funcionários trabalhassem em qualquer lugar e com qualquer dispositivo. Isto não era possível com a infraestrutura antiga e teve de ser alterado com a introdução de um local de trabalho digital. A empresa já havia mudado para o Skype for Business para melhorar as comunicações e reduzir custos. No entanto, era necessário fazer mais para criar um local de trabalho digital mais colaborativo.

Estratégia

Com a substituição de sua intranet desatualizada e paralelamente à introdução do Skype for Business, a R&M implementou o Office 365 e o CoffeeNet 365 da MondayCoffee, uma solução de local de trabalho digital abrangente e totalmente integrada. A R&M chama esta nova intranet de “RACE”, que significa “R&M's Advanced Communication & Collaboration Environment”.

RACE inclui uma intranet clássica (baseada em SharePoint), uma rede empresarial social (Yammer), colaboração de autoatendimento com o mecanismo de modelo do MondayCoffee para melhorar a colaboração em equipes internas e mistas, um gerenciamento de documentos moderno para uma troca de conhecimento mais eficiente, bem como um espaço de trabalho pessoal (OneDrive para empresas). Para acelerar o processo de localização de informações, também está incluído um mecanismo de pesquisa eficiente em toda a plataforma.

Com o RACE, os funcionários podem trabalhar juntos em equipes e locais. Com o clique de um botão, eles podem criar espaços de trabalho predefinidos escolhendo entre sites de projetos, sites de grupos de trabalho ou sites de reuniões para gerenciar projetos, trabalhar juntos em tópicos específicos ou conduzir reuniões de maneira mais eficiente. Da mesma forma, cada departamento ou local pode criar seu site (com base em melhores práticas e modelo de site padronizado) para facilitar a colaboração como um departamento ou dentro de um determinado local e publicar informações específicas do departamento ou local de uma forma padronizada e fácil de usar para o resto da organização. Tudo em um só lugar. Em cada espaço de trabalho, os usuários podem, com o clique de um botão, ligar para seus colegas, conversar entre si, trabalhar em documentos compartilhados e armazenar todas as informações de forma padronizada para garantir a orientação em toda a plataforma. Esta nova forma de trabalhar permite que os colaboradores troquem ideias de forma mais rápida e numa plataforma única e central.

A solução foi implementada com a metodologia comprovada do MondayCoffee. Após uma fase conceitual condensada, a equipe do projeto começou com pilotos de implementação no sistema ativo para promover a adoção pelos usuários desde o início e resolver os problemas em tempo hábil. Após a fase piloto, a R&M lançou a solução de forma independente do MondayCoffee e impulsionou a adoção pelos usuários em toda a organização.

Resultados

A R&M está satisfeita com o facto de a nova plataforma apoiar a implementação da estratégia da empresa e o seu objetivo de criar um ambiente de trabalho moderno, atraente e de alto desempenho. A RACE otimizou a troca de know-how, a colaboração e a configuração de diferentes redes de funcionários e parceiros em todo o mundo.

A solução oferece aos usuários acesso rápido e fácil às informações da empresa, de qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo. Também simplificou o trabalho diário dos funcionários e das equipas e deu-lhes mais poder de inovação graças a equipas bem conectadas, flexíveis e ágeis. Além disso, o RACE melhorou o envolvimento e a satisfação dos funcionários, pois as informações certas estão acessíveis às pessoas certas no momento certo.

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