Cliente
Clube PRO
Lago do Conhecimento
KnowledgeLake é uma plataforma de automação inteligente que ajuda organizações ocupadas a automatizar seus processos documentais mais importantes. Permitimos que as organizações capturem, classifiquem, marquem, gerenciem e protejam conteúdo no Microsoft Azure, Teams e SharePoint. A automação robótica de processos (RPA) da KnowledgeLake permite que as organizações automatizem tarefas manuais e integrem sistemas de negócios distintos.
Saber maisResumo
O PRO Club em Bellevue, Washington, é um premiado clube e salão de saúde e bem-estar. Fundado pelo renomado cirurgião cardiovascular, Dr. Mark Dedemenico, o destino em estilo resort está na vanguarda dos avanços em saúde e longevidade. A instalação de 272.000 pés quadrados abriga uma variedade de quadras esportivas específicas, piscinas e salas de ginástica de última geração, restaurantes e um spa médico.
Como um dos principais clubes de saúde dos Estados Unidos, o PRO Club precisava de uma abordagem diferente para o gerenciamento de documentos que lhes permitisse acompanhar as inovações em tecnologia empresarial, especialmente com o Microsoft SharePoint. O PRO Club utilizou o KnowledgeLake para migrar do SharePoint local para o Office 365 na nuvem.
Desafio
O PRO Club migrou recentemente do SharePoint local para o Office 365 e SharePoint Online para aproveitar vários benefícios baseados na nuvem, como economia de custos, escalabilidade e serviço. Como resultado, eram necessárias ferramentas de gestão de documentos para digitalização e captura de dados que complementassem a mudança e permitissem eficiências de processos e inovações em toda a empresa.
“O sistema precisava ser fácil de usar, mas acima de tudo, funcionar com nosso repositório de documentos on-line SharePoint”, disse Aaron Withington, técnico sênior de ITS do PRO Club.
Isso tornou imperativo encontrar uma ferramenta complementar que permitisse aos usuários pesquisar e interagir facilmente com o SharePoint. Felizmente, de acordo com Withington, o PRO Club não precisou ir muito longe. “Tomamos conhecimento do KnowledgeLake pela primeira vez em 2007, quando procurávamos um substituto para nosso antigo sistema de gerenciamento de documentos, Docuware”, explica ele. “Investigamos vários sistemas de gerenciamento de documentos e gostamos do que o KnowledgeLake tinha a oferecer em termos de tipos de documentos personalizáveis e fluxos de trabalho de indexação.”
Apesar de muitas outras opções disponíveis, Withington explica que foi fácil escolher uma solução para toda a empresa. “Estamos satisfeitos, clientes do KnowledgeLake, e os preços de sistemas comparáveis eram pelo menos iguais ou superiores aos da solução KnowledgeLake, por isso decidimos expandir nosso uso do KnowledgeLake em vez de adotar outra solução.”
Estratégia
O PRO Club utilizou o KnowledgeLake para migrar do SharePoint local para o Office 365 na nuvem. O esforço abrangeu cerca de 250 mil documentos e levou cerca de 60 dias do início ao fim. Mas além da migração, o PRO Club está utilizando a plataforma KnowledgeLake como um recurso centralizado e organizado de forma lógica para toda a organização. Departamentos incluindo Contas a Pagar, Eventos de Membros, Segurança e Folha de Pagamento, todos têm arquivos indexados, classificados e armazenados eletronicamente no SharePoint Online via KnowledgeLake. Isso simplificou drasticamente as operações e ajudou a ampliar o uso do SharePoint, transformando-o em uma plataforma valiosa para eficiências futuras e inovação de processos.
“A solução KnowledgeLake funciona perfeitamente com o SharePoint Online”, afirma Withington. “Ele possui um aplicativo de pesquisa SharePoint totalmente personalizável e fácil de usar. E estamos ansiosos pela próxima versão que permitirá pesquisa e recuperação a partir da mesma interface de usuário usada atualmente para varredura e indexação.”
KnowledgeLake funciona perfeitamente com SharePoint Online. Possui um aplicativo de pesquisa SharePoint que nos permite personalizar a funcionalidade de pesquisa de bibliotecas de documentos de forma rápida e fácil, usando qualquer campo de dados que escolhermos.
Aaron Withington (técnico sênior de ITS, PRO Club)
Resultados
A plataforma KnowledgeLake está ajudando o PRO Club, tornando muito mais fácil e rápido para os funcionários a ingestão e indexação de documentos com metadados. O uso empresarial em vários departamentos aumenta a captura e o compartilhamento de informações usando SharePoint e melhora a eficiência em toda a empresa. A interface familiar e fácil de aprender funciona perfeitamente com o SharePoint, trazendo novo valor e ROI.
Fácil treinamento para digitalização, indexação e recuperação de documentos. Depois de configurado, o sistema é muito fácil de usar para inserir documentos, e-mails e outros registros no SharePoint. A interface é simples e intuitiva. Isto minimiza o treinamento para uma tarefa que muitas vezes é executada por trabalhadores temporários.
Integração perfeita com o Office 365. Após migrar para o Office 365 e SharePoint, o PRO Club descobriu que o aplicativo de pesquisa KnowledgeLake para Office 365 ajuda os usuários a personalizar a funcionalidade de pesquisa de bibliotecas de documentos de forma rápida e fácil. Os usuários podem indexar e pesquisar em qualquer campo de dados que escolherem e salvar pesquisas para facilitar o acesso.
Seguro na nuvem. Usando a segurança incluída no KnowledgeLake e as configurações de segurança Azure AD/SharePoint, o PRO Club foi capaz de criar fluxos de trabalho e bibliotecas de documentos que só podem ser acessados por usuários aprovados.
