Distribuidora de eletricidade aumenta produtividade com SharePoint, PowerApps e Microsoft Flow

Resumo

A Peace River Electric Cooperative, uma cooperativa de distribuição de eletricidade com sede na Flórida, precisava passar por uma transformação digital em toda a organização. A organização procurou otimizar suas operações e, ao mesmo tempo, melhorar a eficiência dos processos em todos os seus departamentos. Para isso, a distribuidora de energia elétrica recorreu à Longi Engineering para implementar soluções Microsoft 365. 

Desafio

Com o objetivo principal de permitir que seus departamentos trabalhassem de forma eficiente por meio da automação de processos manuais, a Peace River Electric Cooperative desejava implementar fluxos de trabalho e aproveitar aplicativos móveis integrados aos seus dados organizacionais. Na busca por soluções modernas, a organização procurou fazer o seguinte:  

• Automatize o processo de integração de funcionários 
• Crie um aplicativo móvel para ser usado em campo para inspeções de caminhões 
• Automatize formulários de engenharia para estimativas de custos e realocação de equipamentos 
• Implementar um processo de fluxo de trabalho eletrônico para aprovação de despesas de viagem 

Mas encontrar a solução certa foi um desafio. O departamento de TI e os executivos avaliaram múltiplas soluções potenciais – muitas das quais eram voltadas exclusivamente para cooperativas de eletricidade – mas nenhuma possuía recursos suficientemente ricos com a facilidade de uso que procuravam.  

Tendo familiaridade com o Office 365 e o SharePoint, a empresa decidiu determinar se uma solução adequada, centrada nessas tecnologias, poderia ser aproveitada. Após algumas pesquisas e conversas iniciais, eles determinaram que o Flow e o PowerApps, quando integrados à intranet on-line SharePoint, forneceriam a funcionalidade que procuravam.

Estratégia

A Peace River Electric Cooperative trouxe a Longi Engineering, um parceiro confiável da Microsoft, para se reunir com as principais partes interessadas de cada departamento para finalizar os requisitos da aplicação. Após essas reuniões, a Longi Engineering implementou diversas aplicações para automatizar seus processos. Abaixo estão dois exemplos.  

Uma das primeiras aplicações implementadas foi a automatização do processo de integração de funcionários. O processo de integração de funcionários era anteriormente aquele em que o supervisor de um novo funcionário e o departamento de TI se comunicavam por meio de vários e-mails para garantir que um funcionário existisse em vários sistemas, tivesse as permissões apropriadas e acesso aos dados necessários para desempenhar suas funções profissionais. Esse processo muitas vezes continuava mesmo depois que o funcionário começava a trabalhar.  

Para permitir um processo mais simplificado, a Longi implementou um formulário de integração de funcionários. Com esse formulário, o supervisor de um funcionário pode designar todos os sistemas aos quais ele precisa acessar e enviar um formulário que aciona um Fluxo que então encaminha o formulário para a TI. A TI poderá então fornecer acesso a todos os sistemas designados. Com a participação da TI neste processo, um carimbo de data/hora de quando e por quem isso é realizado é documentado no formulário. Isso permite que o gestor do novo funcionário visualize, em tempo real, exatamente onde está o processo de integração a qualquer momento.  

Outro aplicativo implementado pela Longi Engineering ajuda a rastrear inspeções de caminhões. Como os funcionários de campo trabalham em linhas de transmissão de alta tensão perigosas como parte das suas funções profissionais, é vital que inspeccionem regularmente os camiões que levam para os locais de trabalho e que documentem com precisão as inspecções. Anteriormente, isso era feito por meio de um processo manual baseado em papel. Ao aproveitar um PowerApp integrado com uma lista SharePoint, os funcionários de campo agora registram todos os dados de inspeção de caminhões, como se os kits de primeiros socorros e desfibriladores externos automáticos (DEA) estão funcionais, no PowerApp, além da data e hora da inspeção.

Resultados

Estas são apenas duas das maneiras pelas quais a Peace River Electric Cooperative conseguiu iniciar uma transformação digital com a ajuda de Flow e PowerApps.  

O Flow também foi usado em conjunto com o SharePoint Forms para implementar formulários de custos e realocação para os departamentos de engenharia, bem como fluxo de trabalho eletrônico para aprovação de despesas de viagem. Esses aplicativos, juntamente com o SharePoint, tornaram-se sistemas de missão crítica altamente valorizados, usados em toda a empresa.