Cliente
Pan Pac
Liderança de Informação
Information Leadership são os principais especialistas em gestão de informação e conhecimento da Nova Zelândia. Como Microsoft Gold Partners, sua especialidade são designs de nível empresarial que equilibram facilidade e flexibilidade de uso, ao mesmo tempo em que fornecem confiança e controle de que as informações são seguras, completas e localizáveis.
Saber maisResumo
Pan Pac é uma empresa florestal/produtos madeireiros totalmente integrada na Nova Zelândia, com operações madeireiras, de celulose, de madeira e uma serraria. É a maior proprietária florestal e compradora de toras em Hawkes Bay e emprega mais de 800 pessoas para trabalhar nas áreas operacionais da empresa.
Sob a nova liderança de TI, a Pan Pac decidiu migrar do SharePoint local existente e de outros compartilhamentos de arquivos para soluções modernas do Office 365. O caso de negócios dependia de três melhorias comerciais importantes:
- Unindo a organização diversificada por meio de uma intranet
- Fornecer processos e documentação de conformidade de saúde e segurança para aderir às regulamentações governamentais para 'Instalações de Risco Grave'
- Gerenciar e publicar documentos controlados em todas as atividades comerciais
A Information Leadership forneceu espaços de trabalho SharePoint “pragmáticos, práticos e utilizáveis”, usando sua metodologia e aplicativos baseados em Azure. Com a base de design resiliente criada, a Pan Pac está agora bem posicionada para continuar sua transformação digital com o Office 365.
Desafio
Devido à complexidade das operações da Pan Pac, ela possui requisitos de controle documental muito rígidos para manter a integridade do conteúdo por meio de revisões. Anteriormente, isso exigia processos manuais que passavam por vários estágios e pessoas. A qualquer momento, a equipe não teria certeza sobre a localização, o status e a propriedade de um documento. Isto levou à duplicação de documentos e à dificuldade em encontrar o documento ou orientação correcta.
A nova legislação de regulamentação de 'Instalações de Grandes Riscos' exigia que a Pan Pac criasse uma base de conhecimento central para identificação, controle, procedimentos de emergência e políticas de perigos. Isso exigiria atualizações constantes para monitorar processos, uso de substâncias perigosas e riscos em toda a empresa.
Estratégia
A plataforma Office 365 SharePoint substituiu as diversas soluções de armazenamento anteriormente utilizadas pela Pan Pac. Isso incluiu uma implementação do SharePoint 2013 e informações mantidas em compartilhamentos de arquivos.
Reunir todas as informações em uma intranet do Office 365 daria a todos os funcionários acesso a uma única fonte verificada de informações e a uma excelente pesquisa, refinada por metadados. Com uma gama diversificada de informações e atividades, a Information Leadership aproveitou sua experiência em gestão de informações para construir uma taxonomia. Isso incluía metadados para descrever, arquivar e localizar conteúdo, bem como para implementar processos de negócios.
Os projetos também incluíram o uso de aplicativos iWorkplace baseados em Azure que permitem a classificação automática de metadados. Esta inovação significou que, em muitos casos, o pessoal não precisava de introduzir metadados. Outro aplicativo iWorkplace (Smart Case Files) simplifica o gerenciamento de conteúdo e a segurança para criação, aprovação, publicação e arquivamento de documentação.
O que foi verdadeiramente inestimável foi conseguir uma solução pragmática, prática e utilizável. Não há nada pior do que inventar algo que apenas seja falado da boca para fora - a Liderança da Informação criou um sistema que poderíamos realmente implementar.
O feedback dos usuários é extremamente positivo. O que as pessoas dizem é que sabemos onde estão os documentos, sabemos quem os está a ver, sabemos qual é o seu estado. Essa transparência é fundamental para o nosso negócio.
Jason Simons (Gerente de TI, Pan Pac)
Resultados
Pan Pac recebeu feedback extremamente positivo de sua equipe. As soluções incluem uma intranet moderna, espaços de trabalho de documentos controlados e portal de publicação, bem como o gerenciamento de suas necessidades regulatórias de 'Instalações de Riscos Graves'.
Os funcionários relatam que agora podem arquivar, encontrar e utilizar os documentos de que necessitam. Além de uma nova transparência, há um risco reduzido de acidentes tecnológicos e de informação. Todos podem fazer upload, compartilhar, encontrar e editar com confiança e controle.
Pan Pac agora pode identificar e responder melhor às ineficiências. Por exemplo, descobriram que as pessoas-chave na organização são obrigadas a assinar um grande volume de documentos. Esses gargalos podem ser resolvidos – e resultados melhores e mais rápidos podem ser obtidos.
A Pan Pac agora está preparada para aproveitar a base de design para uma maior transformação digital com o Office 365.
