Resumo
A Ovivo é líder mundial em tecnologia de tratamento de água, com mais de 35 anos de experiência em gestão municipal de água, processamento de águas residuais industriais e filtragem e resfriamento de água para eletrônicos. O negócio de tratamento de água da Ovivo baseia-se na execução de projetos globais de grande escala, alguns com mais de 5 anos, e envolvendo equipas distribuídas pela América do Norte, Europa e internacionalmente trabalhando com parceiros e empreiteiros como equipas distribuídas.
Ao longo do ciclo de vida de cada projeto, milhares de documentos e muitos outros e-mails são produzidos contendo informações críticas para decisões de projetos, faturamento e defesa de contratos. Historicamente, esse conhecimento enviado por e-mail era salvo apenas em unidades pessoais individuais, com muitos funcionários e prestadores de serviços entrando e saindo ao longo da vida útil de um projeto. Com tantas partes móveis e tantas coisas em jogo, a Ovivo reconheceu a necessidade de tornar as informações críticas do projeto em e-mail fáceis de salvar, pesquisar e compartilhar entre equipes de projeto em evolução. Em 2017, o novo vice-presidente de grandes projetos da Ovivo recomendou o Colligo como a melhor solução para a adoção do SharePoint.
Desafio
O único departamento que usava SharePoint para gerenciamento de e-mail antes da implementação do Colligo era a equipe jurídica da Ovivo. Para o restante da empresa, usar o SharePoint para salvar e-mails relacionados a projetos era considerado muito demorado. As equipes usaram uma mistura de pastas públicas no Outlook e pastas na unidade C da empresa para armazenar e-mails arquivados.
A Ovivo reconheceu a importância de encontrar uma solução que fosse simples para os funcionários e havia urgência em deixar de salvar e-mails aleatoriamente em pastas locais por vários motivos.
Os projetos Ovivo geralmente duram 5 anos ou mais. Durante esse período, as equipes de projeto frequentemente se expandem e mudam. Com cada membro que sai, a Ovivo deve explorar os e-mails isolados do projeto nas unidades locais dos indivíduos, gastando horas buscando conhecimento crítico do projeto, sabendo que há o risco de que itens valiosos sejam ignorados.
Com muitas equipes e projetos usando pastas tradicionais, e-mails e anexos tornaram-se cada vez mais difíceis de encontrar. Com o passar do tempo e o acúmulo de milhares de e-mails, a busca em pastas compartilhadas tornou-se cada vez mais difícil.
Ao manter e-mails em arquivos PST, sem qualquer método de classificação significativa entre a equipe, a busca por detalhes do projeto era demorada e muitas vezes não era possível encontrar dados críticos, o que inibia o planejamento, a estimativa e o faturamento. Nenhum metadado adicional foi capturado para facilitar uma pesquisa futura.
No caso de uma ação judicial ou arbitragem, a Ovivo precisaria copiar os arquivos PST arquivados de um funcionário legado para uma unidade externa, conectar a unidade à conta do Outlook de um usuário existente, deixar os arquivos indexados por vários dias e, em seguida, consultar de um único computador para salvar e-mails em pastas associadas a cada tópico de reivindicação. Esse processo pode custar centenas de milhares de dólares em taxas de empreiteiros e horas de funcionários.
Estratégia
A Ovivo depende do SharePoint para gerenciamento de conhecimento e registros, mas precisava agilizar o acesso para simplificar a captura de informações completas do projeto. Os funcionários estavam acostumados a trabalhar no Outlook e precisavam de uma maneira de continuar trabalhando de forma produtiva na caixa de entrada. Em 2017, o novo vice-presidente de grandes projetos da Ovivo recomendou o Colligo Email Manager como a melhor solução para adoção do SharePoint. Ele já havia usado isso antes em uma função anterior.
Cada departamento cria bibliotecas simples online e offline em SharePoint estruturadas para armazenar informações críticas de forma lógica e consistente, e o Colligo facilita isso no Outlook. Os defensores dos funcionários então compartilham como funciona com outras pessoas, o que faz com que as equipes de projeto utilizem mais o SharePoint.
Ao integrar o acesso à pasta SharePoint diretamente no Outlook usando o Colligo Email Manager, os funcionários da Ovivo podem salvar e-mails e anexos diretamente no SharePoint a partir de suas caixas de entrada do Outlook. Com apenas alguns cliques, os funcionários salvam um e-mail relacionado ao projeto e um anexo na biblioteca relevante no SharePoint. Colligo armazena automaticamente campos-chave como assunto, remetente e data como metadados.
Qualquer pessoa em uma equipe de projeto pode pesquisar, encontrar e compartilhar rapidamente links seguros para e-mails e anexos valiosos à medida que são capturados e marcados com metadados úteis. A economia de tempo e o acesso completo às informações levam a um gerenciamento de projetos lucrativo e garantem que todos trabalhem com informações completas e atuais.
Até mesmo os funcionários da Ovivo que trabalham em locais com baixa largura de banda usam o Colligo Email Manager para salvar e classificar e-mails em bibliotecas SharePoint off-line. A plataforma completa da Colligo significa que os funcionários da Ovivo podem acessar o SharePoint no Outlook localmente, em dispositivos móveis e no Office 365.
Resultados
Colligo Email Manager já está em uso há mais de um ano na maioria dos projetos maiores da Ovivo para salvar e-mails, anexos e documentos no SharePoint. Ainda faltam alguns anos para alcançar uma transição completa para SharePoint em toda a empresa, mas a Ovivo já viu um impacto valioso, incluindo a recuperação de centenas de milhares em custos em um projeto atrasado, economizando milhares de dólares em descobertas legais e mudando o comportamento da equipe para capturar e capturar rotineiramente e proteger o conhecimento do projeto.
Recuperações totais dos custos do projeto. A Ovivo estava enfrentando atrasos significativos com um projeto $200.000.000 na África do Sul. O negócio estava operando com base no custo acrescido, fundamentando todos os custos relacionados ao projeto. Com o Colligo tornando mais rápido e simples economizar no SharePoint, as equipes documentaram e defenderam com precisão os custos do projeto e, como resultado, a Ovivo conseguiu obter quase 1.000.0000 de reembolso dos custos de manutenção do $. Eles estão usando os mesmos e-mails e documentos salvos em SharePoint via Colligo para fundamentar uma reivindicação adicional de $1.500.000.
Descoberta jurídica oportuna e econômica. Em um caso de arbitragem legal em Ontário, antes da era SharePoint, a Ovivo gastou $300.000 em consultores, além de meses de trabalho dos funcionários para recuperar documentos manualmente. Em comparação, a Ovivo utilizou desde então o Colligo em duas grandes arbitragens de construção, para migrar as caixas de correio completas dos antigos gestores para bibliotecas separadas. As bibliotecas de e-mail no SharePoint foram conectadas a uma lista de tópicos de reivindicação com pesquisa reversa. A pesquisa pode ser feita facilmente no SharePoint, utilizando o visualizador integrado para identificar os documentos relevantes e associá-los aos tópicos certos. A capacidade de anotar, comentar e marcar arquivos permitiu a criação de listas de documentos facilmente pesquisáveis. Várias pessoas puderam trabalhar nesses projetos ao mesmo tempo e permitiram que o SharePoint tivesse acesso a consultores externos.
Captura completa do conhecimento do projeto. O vice-presidente de TI da Ovivo acredita que Colligo tem sido a chave para alcançar a adoção do SharePoint pelos funcionários. Colligo ajudou os funcionários a abandonar velhos hábitos e a tornar o salvamento de e-mails em SharePoint a partir de suas caixas de entrada uma segunda natureza, criando assim um conhecimento completo e duradouro de projetos multimilionários para a Ovivo.
