Orion Registrar simplifica processos de negócios e acesso a documentos com SharePoint e K2

Resumo

A Orion Registrar Inc. fornece serviços de auditoria e certificação para empresas de diversos setores. Eles são especialistas em diversos padrões do setor, incluindo aeroespacial, médico, telecomunicações, saúde e segurança, gestão ambiental, reciclagem, sustentabilidade, gestão de energia e gestão de serviços de TI.

Usando a camada de abstração de dados SmartObject da K2, a nova solução da Orion Registrar integra seus dados complexos de clientes de linha de negócios armazenados em um banco de dados SQL relacional personalizado. A solução emprega um servidor K2 blackpearl para acessar dados que podem ser visualizados no SharePoint Online por meio de smartforms K2 incorporados. Como resultado, a Orion tem uma solução completa para processos de negócios e gerenciamento de documentos.

Desafio

ISO 9001…TL 9000…OHSAS 18001…Estes são alguns dos numerosos padrões de sistema que as empresas devem receber certificação para colocar suas soluções no mercado. Como organismo de certificação, a Orion Registrar é uma fornecedora líder de serviços de auditoria credenciada internacionalmente e é a empresa ideal para atender a essas necessidades. Paul Burck, presidente da Orion Registrar, explica: “As empresas exigem o reconhecimento de que possuem um sistema de gestão totalmente validado e a Orion fornece auditores técnicos, bem como administração de projetos para isso. Temos que facilitar todas as verificações e equilíbrios para que, quando dizemos que uma empresa cumpre um determinado padrão, ela realmente o cumpre.”

Originalmente, a empresa gerenciava o processo de certificação de ponta a ponta usando um banco de dados Microsoft Access, bem como um sistema CRM personalizado para gerenciamento de documentos. Tornou-se bastante evidente, porém, que se a empresa quisesse manter a sua trajetória de crescimento, iria atingir o limite sobre como poderia continuar a fornecer serviços de alta qualidade. Depois de fazer um pouco de pesquisa, eles concluíram que precisavam encontrar uma solução de gerenciamento de processos de negócios de baixo código que fosse flexível, escalável, fácil de atualizar e pudesse ter suporte nos próximos anos. A chave para o novo sistema seria a visibilidade para os seus clientes do processo de auditoria e certificação, facilitando uma melhor comunicação ao permitir que os utilizadores trabalhassem com os seus documentos e dados num só local.

Para alcançar sua visão de uma solução escalonável habilitada para fluxo de trabalho, a Orion recorreu à empresa líder de consultoria de negócios e tecnologia Catalyte para fornecer recomendações tecnológicas, bem como desenvolver e manter o sistema. “Nosso objetivo era desenvolver uma solução completa”, disse Clark Pope, Diretor da Catalyte. “O sistema precisaria integrar novos clientes, redigir contratos, facilitar assinaturas por meio do DocuSign e arquivá-los em uma biblioteca on-line SharePoint. ”

Além de recomendar o K2 como o coração do sistema, a Catalyte recomendou que grande parte da infraestrutura fosse baseada em nuvem usando Microsoft SharePoint e Exchange Online. Burck prosseguiu dizendo: “A proposta de aproveitar serviços baseados em nuvem como parte de nossa solução geral de BPM fazia muito sentido para nós, pois queríamos minimizar nossa presença local para aliviar nossa sobrecarga administrativa”. Até o final de 2019, a Orion planeja ter o 100% na nuvem.

Estratégia

O resultado final do projeto Orion Registrar/Catalyte é um aplicativo de fluxo de trabalho de certificação ponta a ponta que a empresa chamou de Hunter, que fornece não apenas processos internos para gerenciar a auditoria, mas também um portal externo onde clientes e auditores podem obter uma experiência real. visão temporal do status e problemas com sua certificação pendente. “É um sistema extraordinariamente abrangente que envolve uma infraestrutura em nuvem, um sistema de gerenciamento de conteúdo, um ambiente de trabalho colaborativo, gerenciamento extensivo de documentos e integração de aplicativos de negócios”, afirma Pope.

Usando a camada de abstração de dados SmartObject da K2, a solução integra dados complexos de clientes LOB (linha de negócios) do Orion Registrar armazenados em um banco de dados SQL relacional personalizado. A solução emprega um servidor K2 para acessar dados que podem ser visualizados em SharePoint por meio de K2 SmartForms integrados.

O fluxo de trabalho ponta a ponta do Hunter é o seguinte:

• O início começa quando um cliente solicita uma auditoria ou se sua certificação está em fase de renovação, conforme determinado pelo ambiente de trabalho do agendador que rastreia a necessidade de recertificação anual.
• Os agendadores conversam com o cliente sobre sua disponibilidade e combinam suas necessidades com potenciais auditores com base no tipo de certificação. Parte do Hunter é um calendário que os auditores devem manter atualizado para que os agendadores possam combinar a disponibilidade do cliente e do auditor.
• Depois que um auditor apropriado é selecionado com base na experiência e disponibilidade, o DocuSign é usado para gerenciar o processo burocrático de assinatura nas datas acordadas de início e término do projeto para que um contrato válido possa ser estabelecido.
• A preparação do auditor é então iniciada através de um fluxo de trabalho que abre a documentação apropriada armazenada no SharePoint para o projeto do cliente, fornecendo todos os detalhes necessários.
• Quando a auditoria for concluída, um relatório será carregado para revisão por todas as partes.
• Se durante a auditoria for descoberta uma não conformidade, há um fluxo de trabalho distinto que rastreia e reporta os problemas específicos ao cliente. À medida que as questões são abordadas, o auditor pode verificar as questões de conformidade à medida que são resolvidas.

Assim que a auditoria for iniciada, o faturamento será notificado para cobrar do cliente. Depois que toda a papelada estiver concluída, os revisores da Orion verificam a papelada, os problemas de não conformidade e decidem se uma empresa deve ser certificada. Se decidirem que a empresa deve ser certificada (e depois que o cliente pagar a fatura), ela vai para um subprograma para produzir o certificado e disponibilizá-lo ao cliente para seu registro.

Resultados

A Orion Registrar obteve economias significativas de tempo e custos com a implementação de seu sistema de conformidade de certificação baseado em K2. O objetivo principal era reduzir o tempo gasto em um determinado conjunto de tarefas de auditoria de três horas para 1,5 horas. Na verdade, o valor gasto nessas tarefas agora é de apenas uma hora. Além disso, o K2 ajudou a Orion a reduzir o gerenciamento e as despesas gerais associadas a processos antigos, resultando em uma economia de custos de recursos de 25%. Eles também conseguiram reduzir significativamente os custos de envio, agora que todos os documentos são digitais.

Em última análise, Paul Burck vê isto como o início de uma mudança fundamental na forma como funcionam como empresa. “Um dos nossos objetivos tem sido transformar a Orion de uma empresa movida pelas emoções para uma empresa orientada por dados. Se não tivéssemos os fluxos de trabalho e se não tivéssemos o SQL Server e o K2, continuaríamos a ser motivados pelas emoções.” Para concretizar isso, a Orion está planejando implementar o Microsoft Power BI. Ao longo dos anos, a empresa acumulou imensas quantidades de dados sobre seus consultores de auditoria e clientes e, ao aproveitar análises profundas, será capaz de realizar previsões e monitoramento de trabalho mais inteligentes para melhorar ainda mais a satisfação do cliente.

Hoje, com o K2 instalado no centro de sua aplicação Hunter, a Orion tem uma solução de fluxo de trabalho previsível, confiável e escalonável e, com o parceiro Catalyte, eles têm os recursos necessários para expandir o sistema à medida que a empresa avança para o próximo nível.

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