Resumo
O cliente descobre, desenvolve, produz e vende petróleo e gás natural para os setores energético e industrial em África. A organização tinha uma necessidade urgente de desativar seus servidores de arquivos e migrar todos os seus documentos para SharePoint.
A Intelology analisou o ambiente atual da organização e propôs um plano de arquitetura de informação de alto nível apropriado, uma estratégia de migração e uma estratégia de gerenciamento de documentos em alinhamento com seus requisitos, permitindo a melhoria da experiência do usuário.
Desafio
O principal desafio para a organização era um prazo iminente e difícil, uma vez que a sua actual infra-estrutura de servidores de ficheiros seria desactivada e o seu escritório transferido para novas instalações em menos de um mês.
O segundo desafio foi a complexa estrutura de pastas utilizada no compartilhamento de arquivos de origem e um grande volume de dados contendo múltiplas versões de documentos e um grande volume de dados arquiváveis.
A combinação do cronograma apertado e do ambiente legado complexo desafiou a Intelology a projetar e arquitetar um novo ambiente que permanecesse familiar, ao mesmo tempo que proporcionava uma experiência de usuário aprimorada. A Intelogy queria garantir uma adoção tranquila pelos usuários, minimizando a interrupção dos negócios normais, ao mesmo tempo em que proporcionava uma experiência aprimorada, promovendo a colaboração e a comunicação.
Estratégia
A estratégia consistia em construir a nova arquitectura de informação tirando partido dos locais centrais SharePoint e de uma mistura de metadados e pastas geridos para garantir que fosse alcançado o equilíbrio adequado entre flexibilidade e governação. Os consultores da Intelology trabalharam junto com as partes interessadas do cliente para propor uma solução que honrasse todas as divisões do negócio.
Para atender à restrição de tempo do cliente, a Intelogy adotou a abordagem pragmática de migrar todo o conteúdo para um site de “Arquivo” SharePoint, onde os usuários poderiam encontrar documentos e movê-los para os sites ativos relevantes quando necessário. Isso promoveu a propriedade dos dados e serviu para “limpar” os dados do site ativo.
A Intelogy também criou um site inicial moderno alinhado aos requisitos de marca da organização para servir como um portal para o conteúdo principal do site.
As tecnologias usadas para entregar este projeto de migração incluíram:
SharePoint – usado para criar o portal da intranet para distribuição de conteúdo, fornecendo um backend seguro que é acessível globalmente em vários dispositivos, garantindo ao mesmo tempo que todos os dados sejam armazenados com segurança.
OneDrive – usado para facilitar a necessidade do cliente de trabalhar remotamente. Os clientes de sincronização OneDrive, implantados como parte da implementação dos serviços do Office 365 para os usuários, permitem o download e a sincronização de arquivos na área de trabalho local.
Resultados
Com a entrega bem-sucedida do projeto de migração no prazo desafiador pela Intelogy, o cliente tem uma nova intranet colaborativa que oferece aos funcionários uma experiência mais moderna e personalizada para refletir a marca de sua empresa. A nova arquitetura de informação permite que o usuário final compartilhe conteúdo de forma fácil e segura com terceiros. Os usuários agora podem acessar dados de qualquer lugar, a qualquer hora, permitindo-lhes armazenar arquivos localmente usando o cliente OneDrive Sync quando necessário e ver atualizações em tempo real ao colaborar com colegas de trabalho internos e externos.
