Northumbrian Water usa SharePoint Syntex e Microsoft Viva Topics para entrega de conhecimento

Resumo

A água é um recurso essencial à vida e segundo Água Reino Unido, a pessoa média só no Reino Unido usa quase 142 litros de água por dia. Para colocar isso em perspectiva, isso representa cerca de 3,5 vezes a quantidade de fluido no corpo humano médio. Mas a água da qual dependemos não aparece magicamente em nosso copo nem flui através de nossos chuveiros – ela é fornecida por meio de tubulações e cursos de água minuciosamente planejados, mantidos e monitorados. Requer uma abundância de pensamento humano, planejamento e infraestrutura. O fornecimento de água potável requer cuidado e trabalho árduo de empresas como a Northumbrian Water.

Atendendo mais de 4,4 milhões de pessoas no Reino Unido, Água da Nortúmbria fornece serviços de água e esgoto nos condados de Northumberland, Tyne and Wear e Durham, no norte da Inglaterra, e em partes de North Yorkshire. Dedicada a fornecer serviços de água confiáveis e resilientes que são vitais para a saúde pública, ao mesmo tempo em que proporciona uma experiência incomparável ao cliente, a Northumbrian Water tornou-se líder em seu espaço, aproveitando novas inovações e tecnologias para cumprir suas promessas.

Desafio

Tal como outras indústrias de serviços, o saneamento, a purificação e a distribuição de água dependem frequentemente de processos tradicionais ultrapassados – incluindo documentação e mapeamento em papel, registo manual de dados e muito mais. Mas, ao longo dos anos, a Northumbrian Water começou a adotar uma abordagem diferente, procurando utilizar tecnologia e inovação para simplificar processos e gerir o conhecimento organizacional, garantindo, em última análise, o fornecimento do melhor produto e da melhor experiência ao cliente.

Para servir a vasta população da região, a Northumbrian Water gere milhares de quilómetros de rede de água e esgotos, garantindo a sua manutenção adequada. Fazer isso requer documentação detalhada de cada ativo da rede, resultando no que hoje equivale a cerca de 20 milhões de documentos. Como examinar esse enorme arquivo para encontrar um documento específico? E existe uma maneira de os trabalhadores se conectarem rapidamente com outros especialistas em um determinado ativo, local ou processo? Como podem aceder ao conhecimento intrínseco armazenado nas mentes dos trabalhadores mais velhos ou daqueles com experiência local?

Empenhada em derrubar as barreiras que impedem a organização de encontrar e utilizar rapidamente o conhecimento organizacional chave, a Northumbrian Water contratou a ClearPeople, parceira Microsoft Gold, para ajudar a resolver suas necessidades de captura e descoberta de conhecimento, implementando e aproveitando as mais recentes tecnologias Microsoft 365.

Estratégia

Para iniciar a jornada de transformação do conhecimento, a Northumbrian Water migrou todos os 20 milhões de documentos, alojados em vários sistemas, para o Microsoft SharePoint – para que pudessem ser acessíveis num repositório central. A Northumbrian Water estima que durante o próximo ano este número de documentos provavelmente mais do que duplicará – até 50 milhões de documentos.

Após a migração, a ClearPeople trabalhou com a Microsoft para fornecer à Northumbrian um Workshop de descoberta de conhecimento – um workshop financiado pela Microsoft onde os parceiros avaliam fontes de conteúdo, tipos de conteúdo e jornadas e cenários do usuário para desenvolver um piloto de soluções de conhecimento e serviços de conteúdo da Microsoft em combinação com suas próprias soluções. Como parte deste piloto, a ClearPeople lançou sua solução Microsoft 365, Atlas, que combina ferramentas Microsoft 365 como Microsoft Teams, SharePoint, Outlook, Microsoft Viva Topics e SharePoint Syntex em uma plataforma consolidada para uma experiência perfeita.

Aproveitando o Microsoft Viva Topics e o SharePoint Syntex, a Northumbrian Water descobriu rapidamente o poder e as possibilidades das mais recentes soluções de conhecimento da Microsoft. “Nosso conteúdo que estava presente em compartilhamentos de arquivos e outros sistemas legados agora está em um só lugar. E agora podemos começar a fazer coisas que foram muito difíceis de fazer no passado. Estou muito animado porque, pela primeira vez, tivemos uma visão de todo o conteúdo que temos e podemos começar a desenvolver esse conteúdo e fazer coisas muito interessantes com ele”, diz o consultor de produtividade e colaboração hídrica da Northumbrian, Craig Stanley.

Com o Microsoft Viva Topics, os funcionários da Northumbrian Water agora podem identificar ativos, projetos de construção e até mesmo processos para o trabalho que realizam, sem sair dos aplicativos em que estão trabalhando ou executar uma consulta de pesquisa massiva. Se um trabalhador souber de uma bomba que precisa ser substituída, ele poderá passar o mouse sobre a palavra destacada em SharePoint e visualizar o cartão de tópico relacionado, apresentando os especialistas nessa bomba específica, lendo uma descrição e acessando os documentos mais relevantes. Com o Viva Topics, os funcionários da Northumbrian obtêm rapidamente informações atualizadas sobre o assunto de que precisam para realizar seu trabalho com rapidez e eficiência.

Potencialmente ainda mais revolucionário é o uso do SharePoint Syntex pela Northumbrian Water – a mais recente adição ao Microsoft Content Services. SharePoint Syntex usa IA avançada e ensino de máquina para ampliar a experiência humana, automatizar o processamento de conteúdo e transformar conteúdo em conhecimento. Usando modelos de IA sem código, os usuários podem capturar conhecimentos para classificar e extrair informações e aplicar metadados automaticamente, tornando o conteúdo mais fácil de compartilhar e descobrir.

Resultados

Usando o poder da IA, a Northumbrian Water está ensinando ao SharePoint Syntex como reconhecer desenhos específicos – incluindo mapas de infraestrutura – para que possam capturar informações importantes dos desenhos, registrá-las e facilitar a localização por especialistas de toda a organização.

Um exemplo em que a Northumbrian Water pode ver o SharePoint Syntex se tornando incrivelmente valioso para a organização é na captura de conhecimento detido por uma força de trabalho envelhecida - como mapas desenhados à mão - aplicando-lhe um modelo de IA que reconhece vários componentes-chave e captura e registra automaticamente esses componentes para disponibilizar o conhecimento para novos especialistas à medida que eles embarcam.

Craig Stanley compartilhou o seguinte exemplo:

“Tínhamos um membro experiente da equipe trabalhando em uma área rural que usava uma van muito antiga para transporte. A van estava para ser substituída, mas ele não nos deixou substituí-la. Eventualmente, a equipe de equipamentos descobriu o porquê. Enquanto dirigia para diferentes áreas, ele desenhava no teto onde estavam a rede elétrica e alguns ativos.”

Com estas tecnologias, a Northumbrian Water está a enfrentar os desafios da transição do conhecimento de uma força de trabalho envelhecida, tornando o conhecimento mais detectável e encurtando o processo de consulta. Stanley afirma, “Com o SharePoint Syntex e o Microsoft Viva Topics, encontramos agora uma maneira, em escala, de reunir todas as nossas informações e pessoas, e identificar esses tipos de especialistas dentro do nosso negócio e também identificar e gerenciar informações em tópicos mais gerenciáveis.” Ao fazê-lo, a Northumbrian Water será capaz de desenvolver o seu legado como líder inovador em serviços de água e esgoto, ao mesmo tempo que vai além dos processos obsoletos e legados. Ao economizar tempo por meio de experiências de pesquisa aprimoradas, eliminando uma série de tarefas manuais, automatizando a descoberta de documentos e melhorando os métodos de colaboração com SharePoint Syntex e Microsoft Viva Topics, a Northumbrian Water estima que conseguirá economizar £ 50 milhões nos próximos 36 meses.

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