Soluções de captura inteligentes ampliam a funcionalidade do SharePoint e agregam valor comercial para empresas de logística

Resumo

Sendo uma empresa de logística que trabalhava para melhorar as necessidades de transporte e gestão da cadeia de abastecimento dos seus clientes, a MIQ tinha uma situação complicada de processamento de documentos que precisava de gerir melhor. Operando em e entre 80 países, centenas de faturas de frete eram recebidas diariamente. Eles estavam procurando uma maneira de automatizar a entrada de dados de faturas de frete e implementar o armazenamento de documentos para agilizar seus processos de pagamento. Além disso, o MIQ procurava uma solução que pudesse ser implementada e gerenciada internamente.

Desafio

Houve uma quantidade limitada de semelhanças de conteúdo nas faturas recebidas de várias operadoras – com cerca de 90% delas diferentes umas das outras. Isso levou a um grande esforço manual gasto na correspondência de faturas com remessas e na inserção de dados de fatura. Essas tarefas manuais eram ineficientes e propensas a erros. O processo consistia em imprimir faturas enviadas por e-mail, escrever à mão as principais informações de cada uma, encaminhá-las por vários departamentos e, em seguida, classificá-las e colocá-las em arquivos. Isso não só consumia muito tempo dos funcionários, mas também tornava muito difícil encontrar a documentação original. Além disso, essas tarefas aumentaram o tempo de resposta das contas a receber, criando um impacto negativo no fluxo de caixa.

Um compromisso inicial de consultoria com duração de uma semana determinou não apenas como os processos existentes no MIQ funcionavam atualmente, mas também que tipo de eficiência eles esperavam. A Zia, parceira da Ephesoft, determinou que o MIQ precisava de um sistema que fosse muito simples de operar para os usuários finais. O MIQ precisava da capacidade de digitalizar faturas, aplicar tags de metadados que seriam transferidas para SharePoint e notificar os departamentos apropriados de que os documentos estavam prontos para revisão.

Estratégia

O Ephesoft Smart Capture foi considerado a solução ideal pela empresa farmacêutica, devido à sua capacidade de classificar, separar, classificar e extrair automaticamente dados de papel, fax e documentos eletrônicos. Os funcionários do MIQ viajaram para Boulder, Colorado, para um treinamento de uma semana sobre soluções para garantir uma implementação bem-sucedida e orientar a liderança no uso. MIQ, Ephesoft e Zia colaboraram para criar a abordagem ideal para atender às suas necessidades de ECM com a extensibilidade SharePoint da Ephesoft.

A Ephesoft trabalhou com a parceira Zia para desenvolver uma abordagem de gerenciamento de documentos que eliminasse o processamento manual de arquivos. Foi decidida uma implementação em duas partes para dois segmentos diferentes do negócio. Durante um período de três meses, a primeira fase do projeto envolveu a criação de um sistema com recursos robustos e simples de usar, incluindo os recursos de captura da Ephesoft. A segunda fase foi implementada durante mais três meses. O MIQ agora tinha o tipo de solução de processamento de documentos que eles procuravam, utilizando as soluções de captura da Ephesoft para agilizar os processos de negócios.

Resultados

Depois de implementar o Ephesoft Smart Capture em seu sistema de gerenciamento de documentos, o MIQ obteve bons resultados. Os documentos são digitalizados, os e-mails são carregados diretamente na Ephesoft e as notas são registradas lá para facilitar o acesso aos departamentos aplicáveis. Desde a implementação da automação, houve uma diminuição nos erros de entrada de dados e o que foi processado e recebido agora é transparente. Os metadados são marcados no Ephesoft e enviados para SharePoint por meio de uma integração robusta, simplificando a pesquisa e reduzindo o tempo de recuperação de documentos. Como o sistema agora se move mais rapidamente, as transportadoras são pagas mais cedo, o que leva a um melhor fluxo de caixa.

“Conseguimos reduzir o risco de perda de documentos, o tempo gasto na recuperação e arquivamento de documentos, o número de erros de entrada de dados e o tempo que levamos para pagar nossas transportadoras”, disse Amy Franklin, Analista de Negócios Sênior na MIQ Logistics. A solução funcionou tão bem para o MIQ que agora eles estão planejando uma terceira fase para melhorar ainda mais seus processos.

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