Millennium Services Group constrói resiliência digital com Microsoft 365 e Circle T

Resumo

O Millennium Services Group é uma empresa listada na ASX que fornece serviços especializados de limpeza e segurança para grandes shopping centers, propriedades comerciais e governamentais, transporte público e eventos de grande escala na Austrália e na Nova Zelândia. O Millennium cresceu a partir da aquisição de pequenas empresas e o seu panorama de TI – uma tapeçaria de sistemas legados fragmentados – reflectiu esta história. Trabalhando com o parceiro estratégico Circle T, a Millennium pretendia estabelecer uma estratégia de TI mais coesa em toda a organização para fornecer capacidades modernas de local de trabalho digital alimentadas pelo Microsoft 365. O início da pandemia COVID-19 reforçou a necessidade do Millennium de acelerar a adoção de processos digitais. Agora equipado com uma plataforma de conhecimento empresarial e uma postura de segurança fortalecida, o Millennium está a ver a sua visão digital tornar-se uma realidade digital.

Desafio

Formado em 2015, o Millennium Services Group começou como um grupo de pequenas empresas independentes. Os custos corporativos de TI eram altos devido a vários data centers locais legados e sistemas de tecnologia duplicados e díspares na Austrália e na Nova Zelândia.

Os 5.300 colaboradores do Millennium são móveis e geograficamente dispersos, com a esmagadora maioria a trabalhar nas instalações dos clientes. Menos de 10% de colaboradores tinham acesso aos sistemas informáticos do Millennium, o que significava que era difícil para as equipas colaborarem e para a liderança partilhar rapidamente informação com todos os colaboradores.

Na ausência de um sistema centralizado de gerenciamento de conteúdo, os funcionários armazenavam documentos e diretórios como arquivos locais em PCs e os compartilhavam por meio de anexos de e-mail. Isso resultou em problemas de controle de versão e conformidade. Além disso, os dados sensíveis ou confidenciais armazenados em computadores portáteis expuseram o Millennium ao risco de perda e roubo de dados.

A Millennium precisava de uma plataforma empresarial moderna de local de trabalho digital para unificar o conteúdo e a comunicação, permitir a colaboração dos funcionários, cumprir os requisitos de conformidade e fornecer aos seus funcionários acesso móvel seguro.

Estratégia

Os requisitos da Millennium em torno da simplificação e segurança das TI adequavam-se claramente às capacidades do Enterprise 365 da Microsoft e aos modernos aceleradores de locais de trabalho digitais oferecidos pela Circle T. A Millennium contratou a Circle T para implementar o Microsoft 365 como parte de um projecto de seis meses para fornecer uma intranet corporativa coesa, robusta recursos de gerenciamento de conteúdo, uma plataforma confiável de comunicação e colaboração e acesso móvel seguro.

Imediatamente antes dos confinamentos nacionais da Austrália e da Nova Zelândia que ocorreram com a crise da COVID-19 em 2020, o Millennium tomou a decisão executiva de implementar a solução Microsoft 365 semanas antes do previsto, a fim de mobilizar acordos de trabalho a partir de casa. Além disso, pretendia implementar o Microsoft 365 numa ordem sistemática, mas decidiu, em vez disso, adoptar uma abordagem de “big bang” em toda a organização.

A decisão foi um risco calculado e valeu a pena. Os colaboradores ligaram-se ao Millennium nos seus dispositivos BYO e o Millennium fez a transição para o novo mundo do trabalho remoto. Além disso, os executivos do Millennium aproveitaram a videoconferência no Microsoft Teams e no Yammer Enterprise para contactar os funcionários e fornecer mensagens críticas.

Encantados com o resultado da intranet corporativa e da implementação do Microsoft 365, a Millennium e a Circle T se concentraram em ampliar os recursos do local de trabalho digital moderno, migrando o Exchange, SharePoint no local e dados de compartilhamento de arquivos para Microsoft 365 e protegendo o patrimônio com capacidade Microsoft E5.

Os destaques incluem o seguinte:

• O Controlled Document Manager da Circle T no Microsoft 365 garante que as políticas corporativas do Millennium sejam prontamente acessíveis, bem mantidas e em conformidade com os requisitos comerciais, legislativos e regulamentares
• A Intranet Inteligente da Circle T acelera a implementação e o conteúdo da Intranet corporativa do Millennium
• Microsoft 365 fornece todo o conjunto de ferramentas do local de trabalho, desde videoconferência, reuniões remotas, redes sociais corporativas, e-mail, armazenamento e gerenciamento de documentos até colaboração, automação e intranet
• A equipe e os funcionários baseados em clientes contam com tecnologia de trabalho remoto seguro, garantindo que possam acessar informações vitais a qualquer hora, em qualquer lugar e de qualquer dispositivo
• O pacote Microsoft E5 Security and Compliance fortalece a postura de segurança do Millennium, fornecendo a melhor proteção contra ameaças e dados da categoria
• A Gestão de Informação e a governação de dados aplicam e executam as políticas, padrões, procedimentos e instruções de trabalho do Millennium
• O Microsoft Endpoint Manager (Intune) executa as políticas de provisionamento de dispositivos do Millennium e garante que os dispositivos de campo estejam conectados de forma segura e configurados de forma consistente
• O Microsoft Defender ATP fornece recursos de segurança de endpoint para detecção, proteção e resposta a ameaças
• O Power Automate aumenta a produtividade dos negócios integrando diversas ofertas de SaaS de linhas de negócios e automatizando processos que antes eram demorados, como relatórios de auditoria

Resultados

A Circle T ajudou a Millennium a concretizar a sua visão de um local de trabalho digital moderno e transformou a forma como o conhecimento e os insights são partilhados dentro da organização. A solução dota o Millennium de resiliência digital, permitindo ao Millennium responder à crise da COVID-19, salvaguardando as suas operações. A plataforma permite ao Millennium continuar a investir em prioridades estratégicas para construir resiliência contínua, expandindo e fortalecendo a sua plataforma digital e apostando na automação.

Resumo dos resultados:

• Redução de 30% nos custos de TI devido ao descomissionamento de vários data centers locais, farms SharePoint antigos, e-mail e servidores de arquivos
• Cultivar uma cultura empresarial inclusiva por meio da conexão e do envolvimento dos funcionários
• Benefícios significativos de produtividade para os funcionários de toda a organização, com 100% da empresa agora usando Microsoft Teams como sua principal ferramenta de colaboração, permitindo acesso vital a dados e conteúdo