Resumo
Uma instituição de caridade de ciências biológicas, focada em melhorar a saúde humana agregando valor à pesquisa científica em estágio inicial, procurou a Proventeq para ajudar a migrar para Microsoft 365. A organização queria migrar do sistema Documentum ECM e aproveitar as vantagens da funcionalidade, mobilidade e segurança aprimorada oferecidas pelos serviços Microsoft 365, como SharePoint, OneDrive for Business e Teams. Este projeto de migração e adoção do Office 365 com duração de um ano permite que a instituição de caridade de ciências biológicas colabore com seus parceiros científicos e de caridade, protegendo ao mesmo tempo a propriedade intelectual em suas pesquisas.
Desafio
Embora a instituição de caridade de ciências biológicas tivesse um sistema Documentum ECM, seus usuários não tinham motivação para se envolver com ele. Eles acharam complicado acessar documentos no sistema de origem devido a restrições e pré-–requisitos sobre plug-ins e software do navegador. Os usuários também queriam um ambiente mais conectado onde pudessem compartilhar e colaborar em espaços de trabalho virtuais acessíveis de qualquer lugar e de vários pontos de partida (por exemplo, aplicativos do Office 365, aplicativos iOS, navegadores etc.).
Além disso, a organização queria reduzir os custos de licenciamento, infraestrutura e suporte associados a um sistema de gerenciamento de conteúdo.
Eles perceberam que era hora de fazer uma mudança. No entanto, a mudança do sistema local legado para o Office 365 apresentou seus próprios desafios.
Seria necessária uma reestruturação significativa dos sistemas de arquivos e processos para alinhar com a forma como os registros precisam ser armazenados e acessados no SharePoint. Além disso, o projeto exigiria um cronograma de migração rigoroso para evitar custos adicionais devido aos custos de renovação da licença e suporte do Documentum.
A migração do Documentum não seria um processo fácil devido a problemas relacionados a formatos e rótulos proprietários dos locais originais. Isso incluiu a integração estreita dos sistemas de gerenciamento de propriedade intelectual da instituição de caridade com os ativos armazenados no Documentum, o que exigiu atualização para a migração. Além disso, o processo de negócios dependia de sistemas externos que possuem integrações estreitas com documentos armazenados no Documentum.
Estratégia
A instituição de caridade de ciências biológicas recorreu à Proventeq para ajudar neste projeto de migração e adoção. Como parte de uma estratégia holística de adoção do Office 365, a equipe do projeto criou planos de gerenciamento de projetos adequados, acordados e executados por ambos os lados. Eles estabeleceram a governança necessária no Office 365 e implementaram um plano de comunicação e treinamento claro e eficaz para garantir a adoção bem-sucedida do Office 365.
A equipe migrou todo o conteúdo empresarial dos gabinetes do sistema Documentum para sites de departamentos especialmente provisionados no SharePoint, enquanto migrava todo o conteúdo do usuário para suas alocações individuais do OneDrive.
A equipe do projeto tornou o conteúdo seguro traduzindo as políticas de segurança (em conformidade com os rígidos requisitos regulatórios dos departamentos Financeiro e de RH) do Documentum para o SharePoint.
Eles forneceram uma interface amigável para todos os usuários, que incluía a capacidade de coautoria de documentos e aproveitamento de soluções integradas para etiquetar conteúdo automaticamente, especialmente para o Departamento Jurídico.
Criaram uma área dedicada para a equipe de Projetos trabalhar em projetos ativos e encerrados, junto com componentes SPFx personalizados para facilitar um melhor trabalho com projetos. A implantação do Microsoft Teams para esses projetos proporcionou aos usuários uma plataforma para melhor colaboração em projetos.
Para garantir a integridade dos dados, a equipe resolveu a corrupção de dados na fonte usando o Proventeq Migration Accelerator e também atualizou os sistemas de terceiros integrados ao Documentum (como a plataforma de gerenciamento de propriedade intelectual).
A mudança para o Office 365 foi um componente-chave do nosso plano contínuo para centralizar e melhorar a acessibilidade e obter insights mais significativos dos nossos dados comerciais e científicos. Trabalhando em estreita colaboração com a Proventeq como nosso parceiro técnico especializado, conseguimos migrar da nossa plataforma legada de gerenciamento de conteúdo para o Office 365 com confiança.
(Gerente de TI, Serviços Empresariais,)
Resultados
A instituição de caridade de ciências biológicas está observando uma melhor colaboração e conformidade do sistema de gerenciamento de documentos porque o SharePoint e o Microsoft Teams, em conjunto com o pacote Office 365, criam um local de trabalho virtual onde as equipes podem se reunir, colaborar e concluir tarefas, e trabalhar em documentos de um repositório centralizado. O SharePoint permite que os funcionários acessem conteúdo comercial de qualquer lugar e de vários pontos de partida.
Ao fazer a transição para o Office 365, a instituição de caridade de ciências biológicas conseguiu fazer economias de custos significativas (até 60%) reduzindo custos de licenciamento, infraestrutura e suporte.
Agora, a organização tem administração e gerenciamento mais fáceis e poderosos, juntamente com disposições para Prevenção contra Perda de Dados para proteger suas pesquisas acadêmicas.
