Empresa global de distribuição de aço impulsiona a digitalização de uma das indústrias mais tradicionais

O aço é uma indústria conservadora e tradicional – da qual a Klöckner & Co faz parte há mais de 110 anos. A Klöckner é uma das maiores distribuidoras independentes de produtores de produtos de aço e metal do mundo, com uma rede de distribuição e serviços de 160 locais em 13 países que atinge mais de 100.000 clientes. Mas apesar da sua longa história, a Klöckner é uma empresa progressista.

Trabalhando numa indústria caracterizada por intensa concorrência, excesso de capacidade global e volatilidade causada por fortes flutuações nos preços de mercado, a Klöckner sabia que não queria que os disruptores surpreendessem a empresa: queria ser o disruptor.

Simplesmente aumentar a eficiência e implementar medidas de redução de custos não seria suficiente. A digitalização, no entanto, ofereceu à Klöckner a oportunidade de ser pioneira na sua indústria. Por meio da digitalização, a empresa colaboraria com seus clientes. Isso melhoraria a eficiência por meio da automação.

Essa transformação digital começaria com uma mudança cultural dentro da própria Klöckner. O CEO da Klöckner, Gisbert Rühl, afirma: “Queremos que os nossos funcionários compreendam a nossa estratégia de digitalização e contribuam para alcançar os objetivos ambiciosos da nossa empresa.

Comunicação sem hierarquia

Para promover a mudança cultural que Rühl desejava, ele pressionou por uma nova abordagem radical à comunicação dentro da empresa. “A gestão e os comunicadores precisam construir pontes entre problemas e soluções para superar o medo das mudanças que a digitalização traz. A chave para isso é a comunicação livre de hierarquia”, diz Rühl.

Assim, a Klöckner ampliou sua intranet existente com Yammer, levando a empresa ao próximo nível: comunicação aberta e sem hierarquia. O lançamento do Yammer foi um enorme sucesso e a empresa conseguiu aumentar a adoção para 70%. Uma pequena equipe baseada em Viena No trabalho, parceira da Microsoft, apoiou Klöckner nessa transformação. Martina Grom, CEO da atwork, afirma: “Klöckner quebrou os silos de comunicação vertical existentes em favor de uma forma de diálogo não filtrada e cada vez mais horizontal. A empresa envolve toda a força de trabalho – e seu poder criativo.”

A Rühl agora conduz todas as comunicações corporativas via Yammer. Ele diz: “Com o Yammer, converso com meus funcionários todos os dias. Faço isso todas as manhãs durante meia hora.” Rühl não envia e-mails especiais ao CEO ou comunicações através das equipes de gestão. “Todas as minhas comunicações passam pelo Yammer para todos os funcionários”, diz ele, e os convida a contatá-lo diretamente usando a hashtag #AskYourCEO.

Com Rühl impulsionando a comunicação aberta entre os funcionários, a mudança para uma intranet consolidada já era necessária. A intranet estática original ainda estava em uso para armazenamento de documentos. De acordo com Marc Grewe, Gerente Sênior de Relações com Investidores, Comunicações Internas e Sustentabilidade da Klöckner, “Havia uma lacuna entre a cultura digital dinâmica e de alta frequência – evidenciada pela forte adoção do Yammer – e disciplinas mais tradicionais que dependem de conteúdo estático”.

Para colmatar esta lacuna, Grewe e Grom retiraram insights de uma tentativa anterior de construir um espaço de trabalho digital, reunindo uma equipa de projeto ágil composta por apenas quatro pessoas e a equipa de trabalho. A equipe construiu um processo simples de tomada de decisão, baseado em pesquisas com funcionários, que eventualmente se tornaria a estrutura da nova e inteligente intranet da Klöckner: #DigiDesk. Marc diz: “Não definimos nenhuma regra para #DigiDesk. Deixamos nossos funcionários moldarem suas próprias experiências. A única coisa que queríamos era obter feedback.”

Sites de comunicação mudam o jogo

Com base na análise da equipe do projeto sobre as respostas dos funcionários e os requisitos corporativos, foram identificados os seguintes objetivos para a intranet inteligente da Klöckner:

• Forneça uma experiência móvel que permita que funcionários sem escritório participem da intranet.
• Permita que cada país e escritório regional da família multinacional da Klöckner molde sua própria experiência de intranet, aumentando a aceitação e popularidade local.
• Direcione notícias, informações e comunicações Yammer regionalmente para reduzir a sobrecarga de informações e, ao mesmo tempo, permitir que as pessoas obtenham uma visão global quando necessário.
• Adote uma abordagem perene para manter os custos baixos, reduzir a manutenção e garantir que novos recursos possam ser aproveitados à medida que estiverem disponíveis.

A equipe do projeto optou por construir uma intranet inteligente baseada em Microsoft 365. “Ele checou todas as caixas para Klöckner”, diz Grewe. Por exemplo, “Os sites de comunicação no SharePoint Online foram uma virada de jogo. Poderíamos criar rapidamente páginas responsivas que ficariam ótimas no aplicativo móvel SharePoint sem gastar dinheiro com desenvolvedores para personalizar funcionalidades, elementos de navegação e modelos.”

A Klöckner usará o Microsoft 365 para garantir que sua nova intranet, ferramentas e serviços estejam sempre atualizados – com o mínimo de esforço de TI. Como diz Grewe: “Um serviço perene garante que novos recursos, melhorias e aprimoramentos sejam adotados automaticamente. Isso nos desafia a estar sempre atualizados.”

Intranet inteligente da Klöckner: #DigiDesk

Em parceria com a atwork, a Klöckner criou sites de comunicação individuais para cada país que possui um escritório, fábrica ou armazém da Klöckner. Cada site de comunicação combina comunicações e gerenciamento de conteúdo em um ambiente que a equipe do projeto mistura conforme necessário para diferentes grupos ou países. Por exemplo, as equipes podem compartilhar documentos importantes e anunciá-los com artigos de notícias para que sejam mais visíveis e amplamente lidos. Além disso, os funcionários utilizam o design simples da página e a navegação intuitiva para acessar páginas importantes de áreas como recursos humanos e compliance.

Da mesma forma, Klöckner inclui apenas comunidades Yammer relevantes para um determinado país em cada #DigiDesk, ou site de comunicação do país. Cada site inclui conteúdo editorial direcionado apenas dessas comunidades. Isso aborda o que antes era o feedback mais comum dos funcionários: eles querem ver apenas o conteúdo que é importante para eles.

“Tudo o que importa a um funcionário está em um só lugar”, diz Grom.

Klöckner também criou um site central para toda a empresa, chamado #DigiDesk Global, e conectou cada site de comunicação a ele. Grewe diz: “Embora tenhamos criado sites de comunicação individuais que oferecem aos funcionários opiniões locais, conectamos cada um deles a um site central que lhes dá acesso a todo o universo Klöckner”. Os funcionários podem compartilhar facilmente melhores práticas, arquivos e notícias em todo o mundo.

Como afirma Grewe: “Aprendemos rapidamente que o #DigiDesk não era apenas uma manifestação de modernização funcional e de design. Quanto mais pessoal e específico do país for o conteúdo, mais interesse ele desperta.” Grom prossegue dizendo: “Com o modelo hub-site, cada instalação ou escritório do país poderia manter o seu individualismo, o que é essencial numa organização multinacional”.

Uma diversidade incrível caracteriza a forte equipe global da Klöckner. A empresa emprega pessoas de cerca de 70 países, incluindo profissionais digitais, funcionários de escritório e funcionários de depósitos em todo o mundo. Até agora, a equipe lançou sites regionais #DigiDesk para Alemanha, Áustria, Reino Unido, Suíça e França. No total, cada um dos cerca de 5.500 funcionários em todo o mundo tem agora acesso a um #DigiDesk exclusivo, adaptado às suas necessidades e interesses. Outras implementações estão em andamento. Até então, todos os 8.500 funcionários poderão visualizar o conteúdo nos hubs e sites de comunicação existentes.

Experiência móvel para trabalhadores sem escritório

Essa diversidade se estende até mesmo aos dispositivos. Para envolver todos na digitalização, Grewe e Grom sabiam que os trabalhadores de primeira linha, de logística e outros trabalhadores sem escritório precisariam de acesso à intranet de Klöckner.

Isso requer uma experiência mobile-first.

Para criar essa experiência, eles usam os aplicativos móveis gratuitos Yammer e SharePoint para smartphones e tablets. “Por padrão, todos os funcionários possuem uma licença Microsoft 365 e podem acessar todo o conteúdo e ferramentas por meio de aplicativos móveis em seus smartphones e tablets pessoais”, afirma Grewe. Os funcionários usam os aplicativos móveis Yammer e SharePoint para acessar rapidamente o #DigiDesk e ficar por dentro de conversas e documentos relevantes, além de manter contato com colegas.

Solução horizontal paga dividendos

Desde o início, a equipe se opôs a uma solução de cima para baixo para a reinicialização da intranet de Klöckner.

“Nossa ideia básica sempre foi criar uma intranet para todos, que viva com base no feedback de todos e esteja em constante desenvolvimento”, diz Grewe. “Muitas soluções de intranet falham porque as pessoas sentem que o conteúdo é controlado centralmente e a solução lhes é imposta.”

Em vez disso, a equipe do projeto criou a estrutura, mas deixou o design (o uso de web parts e conteúdo com curadoria) para os grupos de projeto específicos do país. A abordagem fortalecedora da Klöckner à intranet inteligente está a dar frutos: a resposta entre os seus funcionários tem sido excelente. Grewe afirma: “O #DigiDesk foi bem recebido e as equipes de projeto regionais sentem que implementaram a intranet por conta própria”.

Klöckner beneficiou mais do lançamento do que o esperado. Por exemplo, a equipa de cada país aproveitou a oportunidade para descartar conteúdos desatualizados. Além disso, a empresa usa a intranet inteligente para iluminar outros aplicativos e recursos do Microsoft 365, e isso está aumentando ainda mais a adoção. Agora, quando um funcionário abre um navegador, seu site de comunicação exclusivo aparece com tudo o que ele precisa para trabalhar naquele dia, e o inicializador de aplicativos torna as ferramentas mais detectáveis sem o incômodo de instalação.

Klöckner se distingue

Como os funcionários têm uma experiência personalizada contendo conteúdo de seu interesse, mesmo em dispositivos móveis, a resposta ao #DigiDesk tem sido extremamente positiva. Como disse um funcionário: “Acho o #DigiDesk interessante, informativo e fácil de navegar. É bom ter tudo em um só lugar. Estou impressionado!"

As visualizações de página da intranet inteligente da empresa apenas amplificam esse sentimento:

• Intranet antiga: 80.000 visitas por ano
• #DigiDesk: 2,4 milhões de visitas por ano

“Outras empresas que tinham ouvido falar do que a Klöckner estava a fazer com a sua intranet queriam ouvir a 'história da Klöckner' – como uma empresa antiquada foi capaz de abraçar a digitalização”, diz Grewe. “Eles queriam aprender conosco como poderiam iniciar sua jornada no local de trabalho moderno.” Para ajudar outras empresas a seguirem seu caminho, Grewe e Grom compartilharam a história da Klöckner em uma sessão na conferência SharePoint em Las Vegas.

Rühl acrescenta: “Vemos os sucessos que já alcançamos em termos de transformação digital – bem como o crescente interesse pelo assunto entre clientes, fornecedores e concorrentes – como uma confirmação de que estamos no caminho certo”.

Klöckner, no entanto, não está satisfeito. A empresa ainda está explorando as oportunidades que sua intranet inteligente oferece. Esforços futuros incluirão a incorporação de home sites SharePoint para incentivar os usuários a se conectarem e colaborarem ainda mais entre si. Além disso, a Klöckner lançou recentemente os caminhos de aprendizagem Microsoft 365 em todo o mundo. Klöckner está confiante de que aumentará ainda mais a adoção e a satisfação dos funcionários com os aplicativos e serviços Microsoft 365 usando caminhos de aprendizagem – e ajudará a empresa a aproveitar ainda mais seu investimento em TI.

A adoção e promoção da digitalização por Klöckner diferenciaram a empresa dos concorrentes em seu setor. Como observa Rühl, “Nós nos destacamos da concorrência com soluções digitais, como lojas online e portais de contratos, porque nossas soluções facilitam o trabalho dos clientes conosco”. É claro que a intranet inteligente da Klöckner é a pedra angular dessa missão e a chave da empresa para negócios mais rápidos e ágeis através da comunicação e da colaboração. O futuro do aço é digital e a Klöckner é pioneira nesse caminho.

Para mais informações sobre a estratégia da Klöckner, visite www.kloeckner.com/en/group/strategy.html.