A Iowa State University Foundation organiza financiamento transformador para futuros inovadores usando Adobe Sign e soluções Microsoft

Resumo

Um dos maiores objetivos de todas as universidades é criar um ambiente que promova a aprendizagem e o sucesso dos alunos. As escolas conseguem isso fornecendo instalações de ponta, oportunidades de pesquisa inovadoras e conselheiros docentes de primeira linha. Doações generosas são uma das chaves para alcançar esses objetivos e, ao mesmo tempo, manter as portas abertas para qualquer aluno ansioso por aprender, independentemente de sua situação financeira.

A Fundação Iowa State University (ISU) é uma organização dedicada a arrecadar fundos para apoiar estudantes, professores, edifícios e programas na Iowa State University. As doações feitas à ISU por meio da fundação tiveram um impacto significativo na experiência universitária, desde bolsas de estudo e cátedras que ajudam a atrair e reter professores que estão causando impacto em suas áreas até bolsas de estudo que ajudam os alunos a se concentrarem em seus estudos.

“A Iowa State University Foundation é muito mais do que apenas uma organização de arrecadação de fundos para a ISU”, afirma Dave Thalacker, Ph.D., Diretor Sênior de Operações de TI e Segurança de Rede. “Também trabalhamos com os doadores e a universidade para garantir que as generosas doações dos doadores sejam utilizadas de uma forma que seja significativa para eles. Uma família pode querer homenagear a vida de um graduado da ISU e amante dos animais com uma doação para a Faculdade de Medicina Veterinária. Trabalhamos com o Colégio para garantir que a doação possa ser usada para causar um impacto imediato nos alunos, professores e na comunidade.”

A chave para desenvolver presentes significativos e úteis é a comunicação clara. Isto inclui a comunicação com os doadores, a ISU e quaisquer outras partes interessadas, mas também com as partes envolvidas na manutenção do cumprimento destas doações monetárias. Como resultado, cada doação envolve uma grande quantidade de documentação exclusiva e aprovação assinada por diversas partes interessadas.

Como parte de uma iniciativa maior de automação e transformação digital, a fundação decidiu que a implementação de uma solução de assinatura eletrónica poderia ajudar a modernizar e agilizar este fluxo de trabalho de conformidade dos doadores. O Adobe Sign, a solução de assinatura eletrônica da Adobe Document Cloud, se adapta rapidamente aos fluxos de trabalho e melhora os tempos de resposta e a conformidade, ao mesmo tempo que reduz o desperdício.

“O Adobe Sign é a base do nosso novo fluxo de trabalho digital”, afirma Thalacker. “Com suas fortes integrações com ferramentas e processos existentes da Microsoft, estamos maximizando os investimentos e obtendo retornos muito rapidamente.”

Desafio

A maioria das doações consideráveis começa com visitas pessoais de um responsável pelo desenvolvimento da fundação. O responsável pelo desenvolvimento colabora com os doadores sobre o que é significativo para eles e que tipo de doação podem querer fazer. O departamento de conformidade dos doadores assume então o controle, redigindo esses desejos em um acordo de doação do doador. Dependendo do tipo e âmbito dos desejos do doador, o acordo poderá passar pelos gabinetes dos reitores das faculdades, directores de programas e professores antes de receber a aprovação da equipa de gestão sénior da fundação. Finalmente, o acordo é enviado ao doador para aprovação.

Antes do Adobe Sign, os contratos eram impressos em papel e enviados sistematicamente a cada parte interessada. Os acordos podem ser adiados porque são encaminhados através dos sistemas internos de correio da universidade ou podem ficar em uma mesa durante um horário de pico. Como resultado, obter a aprovação de todas as partes poderia levar semanas, com um tempo médio de resposta de 81 dias.

“Cada dia que um presente atrasava era um dia em que um aluno não recebia os serviços necessários ou um laboratório ficava sem equipamentos essenciais”, diz Thalacker. “Em casos extremos, se o acordo do doador for adiado por muito tempo, um doador poderá perder o interesse em doar à ISU. Isto foi particularmente importante nos casos em que um doador pretende causar um impacto imediato ou uma doação transformacional. Precisávamos simplificar o fluxo de trabalho do acordo e aproveitar melhor essas oportunidades para incentivar as doações.”

Estratégia

Tanto as equipas internas como os próprios doadores começaram a pedir uma melhor forma de processar estes acordos. Com o Adobe Sign, a equipe de conformidade dos doadores agora envia cópias eletrônicas dos contratos diretamente para a caixa de entrada de e-mail das partes interessadas. Os signatários podem visualizar e assinar contratos em minutos, sem precisar baixar aplicativos adicionais ou configurar uma conta especial. Os acordos digitais podem até ser enviados a vários signatários simultaneamente, reduzindo o impacto nos tempos de resposta se um signatário atrasar a assinatura do acordo. A mudança para documentos eletrônicos também ajudou a equipe a reduzir custos e desperdícios associados à impressão. Desde a implementação do Adobe Sign, a equipe reduziu a impressão em 30%.

“Com o Adobe Sign, economizamos mais de 13 dias no tempo médio de resposta”, afirma Thalacker. “Em vez de gastar o seu tempo monitorizando e acompanhando os acordos, as equipas podem concentrar o seu tempo em trabalhar com mais doadores e concluir mais acordos. Os doadores também apreciam a facilidade das assinaturas electrónicas e estamos a observar uma tendência ascendente constante na utilização de assinaturas electrónicas entre todos os doadores.”

Parte do motivo pelo qual o Adobe Sign está tendo um impacto tão grande na base é sua integração crítica com soluções Microsoft, incluindo Microsoft SharePoint, Microsoft Teams e Microsoft Flow. Ao analisar soluções de assinatura eletrônica, a compatibilidade com essas soluções críticas da Microsoft para os negócios era fundamental.

“O Adobe Sign foi a única solução que encontramos que tinha uma forte visão de integração aos fluxos de trabalho existentes da Microsoft”, afirma Thalacker. “Estamos usando ferramentas familiares para fazer mais e trabalhar mais rápido. Tínhamos relacionamentos positivos com a Adobe e a Microsoft, então sabíamos que a parceria deles era algo em que poderíamos confiar.”

O Microsoft SharePoint é amplamente utilizado em toda a organização para organizar e compartilhar informações dos doadores. Antes do Adobe Sign, os administradores passavam horas digitando cuidadosamente todos os detalhes do presente em arquivos no SharePoint e atualizando o status do fluxo de trabalho em cada etapa para acompanhar o status do contrato.

Com a integração com o Adobe Sign, os contratos agora são carregados automaticamente no SharePoint. O Adobe Sign rastreia automaticamente o status de cada contrato, e a equipe pode verificar rapidamente esse status diretamente no registro SharePoint. A automação não apenas elimina grande parte do tempo de administração, mas também reduz quaisquer erros de entrada manual.

Usando as automações planejadas do Microsoft Flow, os contratos serão automaticamente inseridos em bibliotecas de documentos que podem ser acessadas usando Microsoft Teams. Isso permite que a equipe verifique rapidamente um acordo no contexto do site e canal da equipe relevante. Um responsável pelo desenvolvimento pode atualizar rapidamente um doador sobre o status de um acordo sem precisar enviar um e-mail à equipe de conformidade do doador para obter atualizações constantes. Os gerentes podem verificar o status de todos os acordos ativos de toda a equipe em uma única guia. O Microsoft Flow também permite que a equipe configure alertas automatizados em diferentes pontos do fluxo de trabalho, como se quiserem ser notificados após a assinatura do contrato pela equipe de gerenciamento sênior.

Através da parceria entre a Adobe e a Microsoft, a implantação e integração do Adobe Sign também foi muito fácil. Embora a fundação inicialmente tenha tentado uma abordagem de implantação lenta e cautelosa, ela descobriu que o Adobe Sign também era adequado para implantação rápida, sem a necessidade de longas discussões e treinamentos. As equipes podem trabalhar com o Adobe Sign por meio de ferramentas familiares da Microsoft, o que reduz drasticamente a curva de aprendizado. O Adobe Sign também é altamente flexível, permitindo que Thalacker e sua equipe façam alterações e ajustem fluxos de trabalho rapidamente para melhor atender às necessidades das equipes com base no feedback real da equipe.

Comunicação entre equipes com PDF

Além de trabalhar com o Adobe Sign, a fundação usa outra solução da Adobe Document Cloud, o Adobe Acrobat Pro DC, em muitas equipes e processos. A equipe de comunicação usa o Adobe Acrobat em conjunto com a plataforma de gerenciamento de trabalho Workfront para automatizar fluxos de trabalho para provas e aprovações. A equipe primeiro usa aplicativos da Adobe Creative Cloud, como Adobe InDesign CC e Adobe Illustrator CC, para criar conteúdo, incluindo relatórios, gráficos e anúncios impressos e na web. A equipe então envia o conteúdo em PDF para o Workfront, onde é automaticamente encaminhado às partes interessadas para revisão e aprovação.

“Gostamos de usar o Adobe Acrobat e o PDF para revisões porque eles nos fornecem um formato universal que qualquer pessoa pode acessar facilmente”, afirma Ryan Peterson, diretor sênior de serviços criativos da Iowa State University Foundation. “Usando as ferramentas de comentários, as pessoas podem adicionar seus comentários diretamente no PDF, tornando muito mais fácil para os criadores coletar e responder aos comentários.”

Outras equipes usam o Adobe Acrobat por sua capacidade de anotar e redigir informações em registros. Quando o departamento de contabilidade recebe dados de remessas ou formulários de doadores em formato PDF seguro, ele usa o Adobe Acrobat para redigir informações pessoais. A equipe de contabilidade então adiciona informações ao PDF que ajudam a equipe de registros a inserir os dados com precisão no sistema interno de imagens e no sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente.

Resultados

Embora a Iowa State University Foundation tenha começado a usar o Adobe Sign em fluxos de trabalho de conformidade de doadores, o uso do Adobe Sign rapidamente se espalhou para outros processos, incluindo o formulário de encaminhamento de propostas, com formulários de promessa chegando em breve também. Os formulários de encaminhamento de propostas podem envolver mais de cinco assinantes, mas nos testes, o Adobe Sign teve muito sucesso mesmo nesses fluxos de trabalho complexos.

“Não poderíamos prever que o Adobe Sign teria tanto sucesso em nossa organização”, afirma Thalacker. “Há uma demanda reprimida por tecnologia e, quando as pessoas descobrem isso, elas batem à nossa porta pedindo para começar a usar o Adobe Sign para agilizar seus processos. Ao integrar o Adobe Sign aos fluxos de trabalho existentes da Microsoft, estamos facilitando muito o trabalho das pessoas para que possamos processar as doações rapidamente e começar a causar impacto nas pessoas da Iowa State University com muito mais rapidez.”

Os resultados incluem o seguinte:

• Colocar fundos nas mãos dos destinatários com mais rapidez, reduzindo as aprovações em 13 dias
• Redução na impressão levando a custos mais baixos e menos desperdício de papel
• Aproveitando a integração da Microsoft para reduzir erros e tarefas administrativas manuais
• Implantação simples com fluxos de trabalho flexíveis executados por meio de ferramentas familiares

Leia o estudo de caso completo