Cliente
Inovação Noruega
Resumo
A Innovation Norway é o instrumento mais importante do governo norueguês para a inovação e o desenvolvimento das empresas e da indústria norueguesas. Apoiam as empresas no desenvolvimento da sua vantagem competitiva e no reforço da inovação. Eles também são o representante comercial oficial do governo norueguês no exterior, com 700 funcionários em mais de 30 países.
As empresas norueguesas têm acesso a um amplo sistema de apoio empresarial, bem como a meios financeiros através da Innovation Norway. A organização oferece competência, serviços de consultoria, serviços promocionais e de rede. A comercialização da Noruega como destino turístico também é considerada uma das tarefas importantes da organização.
Ao combinar o conhecimento da indústria local e as redes internacionais com as ideias de negócio e a motivação dos empreendedores, são criadas as bases para novos negócios de sucesso.
Desafio
A Innovation Norway estabeleceu uma visão para uma nova plataforma de compartilhamento baseada no Office 365, para melhorar a colaboração interna e com partes externas e procurou o apoio da Puzzlepart.
A primeira etapa foi estabelecer uma solução de autoprovisionamento controlado de Grupos do Office 365 para auxiliar na colaboração em projetos. A solução começou usando Azure e PowerShell, mas passou para Microsoft Flow e Azure Functions com chamadas para o Microsoft Graph e o uso dos modelos e mecanismo de provisionamento PnP SharePoint.
Estratégia
Plataforma de colaboração
Um dos objetivos mais importantes da solução era fornecer uma maneira fácil de arquivar documentos do SharePoint para uma solução de arquivamento externa devido às leis e regulamentos noruegueses. Esta solução de arquivamento é criada com o uso do SharePoint Framework, apoiado por um serviço Azure para fazer proxy dos dados para o datacenter que hospeda a solução de arquivamento, onde um usuário final pode iniciar o processo de arquivamento diretamente de uma biblioteca de documentos. As salas de projeto também possuem governança em vigor se um projeto permitir membros externos ou não. Soluções adicionais do SharePoint Framework foram adicionadas para fornecer metadados de projetos e soluções de governança.
Paralelamente a permitir a colaboração em projetos, a Puzzlepart criou material de treinamento e conduziu diversos cursos e webinars internamente para o usuário final. O material foca no uso eficaz das diferentes ferramentas disponibilizadas pelas ferramentas do Office 365, além de como funcionam as soluções customizadas. Parte do material de treinamento é um curso de autoavaliação em 13 etapas, onde é acompanhado o progresso de cada funcionário, dando visibilidade no Power BI sobre a adoção pela empresa. Hoje, mais de 70% de funcionários iniciaram ou concluíram este curso.
Após o lançamento inicial da colaboração no projeto, a Innovation Norway também criou uma equipe de uso geral para colaboração. Tanto o novo modelo quanto o modelo de projeto habilitam automaticamente o Microsoft Teams, dando aos usuários a escolha de como desejam colaborar no Grupo Office 365 subjacente.
Intranet
Além disso, foi criada e lançada uma nova Intranet, construída a partir de sites de comunicação e páginas modernas que migraram conteúdo manualmente da antiga solução SharePoint local. Um mega menu personalizado com suporte para anúncios de serviço foi adicionado usando o SharePoint Framework para melhorar a navegação na intranet e na colaboração.
Rede de Embaixadores
Uma função da Puzzlepart é estabelecer uma rede de embaixadores para empresas que estão implementando o Office 365. Embaixadores são funcionários que assumem a responsabilidade de comunicar aos colegas e outras pessoas na organização os benefícios que a nova solução pode proporcionar à organização. Os embaixadores criam dedicação e entusiasmo que levam a uma melhor adoção de novas formas de trabalhar, impactam positivamente as suas próprias equipas ou o seu próprio departamento, contribuindo para que novas formas de trabalho sejam aplicadas em grupos de trabalho e dispositivos. Além disso, eles encontram soluções para desafios e fornecem feedback à equipe do projeto. Aprender ferramentas digitais com e por colegas de trabalho é mais fácil e eficiente. Portanto, os embaixadores são colaboradores importantes quando uma empresa vai adotar o Office 365.
Na Innovation Norway, os embaixadores têm uma função de coordenador (e, portanto, são chamados de Coordenadores). Estes utilizadores não são necessariamente superutilizadores, mas cumprem o importante papel de transmitir atualizações aos utilizadores locais e reportar ao grupo de trabalho do Office 365 quaisquer questões, preocupações, melhorias ou casos interessantes que sejam úteis para comunicar à organização.
Durante as fases iniciais de implementação do Office 365, e em particular do SharePoint, os coordenadores ajudaram na organização dos sites das suas Divisões. Normalmente, eles também forneceram informações à equipe do projeto sobre quaisquer modificações técnicas ou funcionais que seriam benéficas para o local de sua divisão.
Durante o período de implantação, os coordenadores receberam cursos extras presenciais (ou on-line). Além disso, tinham o seu próprio grupo Yammer para levantar quaisquer preocupações, partilhar experiências ou discutir temas relevantes que também seriam abordados pelo grupo do projeto. O grupo do projeto e os coordenadores se reuniam uma vez por mês para reuniões de uma hora.
Após um período pós-lançamento com menos atividade, o grupo coordenador foi reativado e agora se reúne a cada duas semanas. Esses webinars são organizados pela Puzzlepart e dois funcionários da Innovation Norway. O objetivo dos webinars é continuar o processo de aprendizagem e adoção.
Na Innovation Norway, a Puzzlepart reúne-se com os embaixadores a cada duas semanas e realiza webinars para continuar o processo de aprendizagem e adoção.
