A empresa de serviços de dados sediada no Alabama usa o SharePoint Online – e o humor – para quebrar silos, promover a transparência e impulsionar seus valores.

A Imaging Business Machines (ibml) fabrica scanners – scanners que são usados em 80% das principais salas de correio do mundo e podem capturar dados com 95% de precisão usando software baseado em inteligência artificial. Os sistemas da ibml podem digitalizar, classificar documentos por tipo, extrair até 30 campos, postar dados extraídos em um banco de dados SQL e decidir em qual bolso colocar um documento no final – tudo a uma taxa de 750 páginas por minuto.

Com sede e instalações de produção em Birmingham, Alabama, e escritórios regionais em Konstanz, Alemanha, e Guildford, Reino Unido, a ibml opera em 48 países e tem 226 funcionários, alguns dos quais estão lá há quase duas décadas.

Agora, após 25 anos de actividade, a liderança da empresa – e o modelo de negócio – estão a mudar.

Após a transição da propriedade de longa data da família Murphy para uma empresa de investimento privada, Martin Birch tornou-se presidente e CEO. De olho no crescimento, maturidade operacional e melhoria, dois anos depois, a ibml contratou Don Monistere como COO para ajudar nesse sentido e transformar a ibml em uma provedora de soluções tecnológicas. Até o momento, Birch e Monistere têm sido uma força imparável e a incrível equipe da ibml está preparada para crescer. Como afirma Monistere, “a ibml já era um fornecedor de soluções de alta tecnologia. Os principais membros da liderança e grande parte da gestão ainda não sabiam disso.”

Atingindo o tempo limite nos negócios normalmente

No início, Birch e Monistere discutiram a melhor forma de reorientar a ibml para ofertas “como serviço”. Mas a experiência de décadas que confere à empresa a sua vantagem também funcionou como um peso que a impedia de crescer.

“Martin disse que a empresa enfrentou alguns desafios com base na forma como sempre fez as coisas”, diz Monistere. “Muitos desses problemas poderiam ser resolvidos se todos estivessem alinhados e engajados no que estamos tentando realizar como uma equipe trabalhando em direção a um objetivo. Quando você tem pessoas isoladas, fazendo suas próprias coisas, esse esforço é desperdiçado.”

Quando o Monistere chegou, a ibml tinha uma intranet construída no que era então o IBM Connections. Todas as informações estavam lá – formulários de recursos humanos (RH), documentos de processos e procedimentos, algumas notícias da empresa – mas a experiência do usuário era desajeitada e complicada. Como resultado, os funcionários pararam em grande parte de usar a intranet.

A ibml adotou o Microsoft 365, mas não o estava utilizando em todo o seu potencial. Por exemplo, quando Monistere entrou em cena, as pessoas estavam apenas começando a explorar o que o Microsoft Teams tinha a oferecer, mas havia pouca governança ou orientação sobre como ou quando criar sites do Teams ou mesmo se compartilhar documentos no Teams ou diretamente no SharePoint.

Então, a ibml pisou no freio, aguentou e desafiou o status quo. Monistere e a equipe de Arquitetura Corporativa liderada por George Henry apertaram o botão de tempo limite para repensar a melhor forma de promover a comunicação interna e as possibilidades de colaboração da ibml. Depois de muitas horas trabalhando com Arquitetura Corporativa, Marketing e Liderança Executiva, surgiu uma nova estratégia. Foi um tempo bem gasto.

Reorientando a pilha de tecnologia ibml

Monistere e Birch decidiram focar em quatro ferramentas estreitamente integradas:

• Uma solução de gerenciamento de relacionamento com o cliente
• Uma plataforma de contabilidade
• SharePoint
• Microsoft 365 para colaboração

O COO concluiu o mapeamento do conteúdo do Connections e do Lotus Notes para Microsoft 365 no final de 2019. O processo de migração de todas essas informações para a nova intranet moderna baseada em SharePoint está em andamento. A nova intranet baseada em SharePoint será a intranet e o hub de comunicações da ibml. Na verdade, o SharePoint tornou-se uma parte importante do planejamento corporativo da IBM.

“Se alguém estiver usando o SharePoint melhor do que nós, quero ver isso”, diz Monistere, “porque estamos fazendo dele a pedra angular do que queremos realizar, desde sessões de planejamento estratégico até reuniões de liderança executiva. Se você acessar nossa landing page da intranet, poderá ver tudo o que todos estão fazendo. Ele integra toda a força de trabalho para que possamos derrubar as barreiras entre as equipes.”

A intranet inteligente promove a comunicação e aumenta a transparência

Monistere projetou e construiu a intranet ibml usando um único site de comunicações, com conectividade de hiperlink para uma rede de sites do Teams e governança para líderes e gerentes de equipe na configuração e uso deles. Esta página inicial do site de comunicações é o balcão único da ibml para:

• Ponto de entrada.
• O calendário da empresa.
• Notícias e relógios mundiais para os escritórios americanos, britânicos e alemães da ibml.
• Seção “Kudos”, onde os colaboradores podem conhecer os heróis do mês da empresa e comemorar os acontecimentos e conquistas dos colegas.
• Links rápidos, uma página inteira de links para tudo o que precisam.
• Bilhetes de ajuda.
• Biblioteca de Documentos, que apresenta todos os pontos fortes clássicos do SharePoint, como controle de versão e check-in e check-out de arquivos, e documentos em um modelo consistente e familiar.
• Get Social, o centro de mídia social da empresa semelhante ao Facebook, construído no Yammer, onde as pessoas compartilham fotos de família, notícias esportivas e histórias.
• Departamentos, que fornece atalhos para todas as unidades de negócios da ibml. Por exemplo, o site de RH fornece acesso à folha de pagamento, formulários de RH, informações sobre benefícios, manual do funcionário e até mesmo uma caixa de sugestões. No site de Marketing, os funcionários podem acessar os padrões da marca ibml e materiais de marketing.
• O Plano Estratégico Anual, que inclui o próprio plano e também análises trimestrais sobre a liderança executiva. Como prova da dedicação da ibml à transparência, estas revisões estão abertas para que todos possam ver. Poucas empresas teriam coragem de publicar tais informações sobre liderança, mas a ibml aproveita a oportunidade. Birch e Monistere querem que os funcionários vejam como a liderança está se comportando, aderindo (ou não) aos valores da empresa e trabalhando em prol da estratégia corporativa. Monistere descreve esta dedicação à transparência como “muito incomum, muito popular”.

Comunicação e transparência são fundamentais na ibml. Para garanti-los, a liderança e diversas equipes multifuncionais agora criam e mantêm linhas de comunicação em vários níveis, todas residindo na nova intranet. Por exemplo, Birch escreve “The Monthly” e Monistere escreve “The Weekly”, o que é um grande atrativo para os funcionários da ibml. Esta coluna de revisão tática semanal sempre inclui a missão, a visão e os valores da empresa, destacados nas cores da empresa e em destaque na maioria das páginas. Como diz Monistere: “Se não aderirmos aos nossos valores, não seremos quem dizemos que somos”. Seu objetivo é enfatizar tão amplamente os valores fundamentais da empresa que qualquer funcionário, se solicitado, poderia recitá-los instantaneamente.

Em todos esses sites está presente a dedicação da ibml à comunicação aberta e a ênfase na missão, visão e objetivos da empresa. “Qualquer que seja a mensagem, se você não está cansado de dizê-la, é porque não a está dizendo o suficiente”, diz Monistere.

Conduzindo a estratégia corporativa por meio do Microsoft Planner

A intranet baseada em SharePoint da ibml está intimamente integrada com outros aplicativos Microsoft 365, incluindo Microsoft Word, Excel e Planner. Na verdade, há uma página do Planner para cada estratégia que a equipe de liderança executiva publicou na intranet da empresa. “Estamos usando essa ferramenta de forma agressiva para nos comunicarmos com todos que estão trabalhando e focados no que estamos tentando realizar”, diz Monistere. “Nossa equipe de arquitetura corporativa e especificamente nosso vice-presidente de EA mencionado anteriormente, George Henry, tornou-se o “criador de equipes” de fato no SharePoint para garantir que estamos utilizando o conjunto de ferramentas da maneira mais integrada e de acordo com as melhores práticas.”

Por exemplo, se as pessoas quiserem ler mais sobre a estratégia corporativa da empresa para um determinado ano, podem fazê-lo na intranet e, em seguida, seguir um link para o Planner para ver quais tarefas e marcos a empresa realizou em direção às metas do ano fiscal. As tarefas fluem desses planos estratégicos de nível superior para o Microsoft To Do para colaboradores individuais, que podem então agir de acordo com elas. Dessa forma, a lista de tarefas pendentes de cada pessoa está de alguma forma vinculada ao mais alto nível da estratégia corporativa.

Para ajudar os funcionários a se acostumarem com o site e a usá-lo de maneira eficaz, a Monistere enviou e-mails para toda a empresa com links para páginas da intranet à medida que elas entravam no ar. A partir daí, cada parcela de sua coluna na intranet “The Weekly” incluía um vídeo da videoteca da Microsoft, sobre como usar o Teams. Agora, as pessoas exigem

“O Semanário”; aguarde novas entradas na página Kudos; e enviar piadas de pais, histórias engraçadas e sucessos de seus filhos para a intranet moderna da ibml de forma proativa.

Humor: uma chave para o sucesso

A intranet moderna da ibml reflete a personalidade e energia “Birch\Monistere”. É informativo e funcional, mas também traz muita diversão e humor espalhados nas páginas da intranet, o que mantém as pessoas engajadas com o conteúdo importante do site.

Por exemplo, na parte inferior da página inicial há uma pequena seção chamada “Piadas do pai de Brint Hardy”, que apresenta todos os clássicos dignos de gemidos que amamos. Hardy, engenheiro de soluções de longa data na ibml, é responsável por clássicos como “Por que papai nunca confiou em escadas? Eles estavam sempre tramando alguma coisa.”

Outra seção extremamente popular é “G-Russelisms”, que aparece na página da intranet Get Social. O CFO da ibml é famoso por “countryismos” como “Um gambá é um gambá. Não é um gato com uma listra pintada nas costas.” Os G-Russelismos são ferramentas de liderança poderosas que atraem os funcionários para a discussão e para a intranet. As pessoas adoram dizeres como “Estamos nos enterrando vivos para provar que podemos usar uma pá”. Na verdade, eles os esperam – tanto que, quando alguém ouve um, certificam-se de que Monistere o adicione à seção.

Com joias como essas pela frente, quem não gostaria de verificar a intranet diariamente?

Métricas revelam ampla adesão

Monistere usa um questionário simples de Net Promoter Score (NPS) criado no Microsoft Forms para avaliar o sucesso da intranet moderna da ibml. O formulário consiste em duas perguntas:

• Como estamos?
• Qual é a probabilidade de você nos recomendar a um amigo ou colega?

Os resultados superaram as expectativas do COO. Diz Monistere: “Nosso objetivo era um aumento de cinco pontos na pontuação interna do NPS. Alcançamos um aumento de 11 pontos em nosso primeiro ano.”

Monistere admite que havia um certo ceticismo em relação a todas as informações que apareciam na intranet entre os trabalhadores. “No início, todas as informações que fornecíamos eram vistas como um pouco arriscadas”, diz Monistere. “As pessoas se perguntavam: 'Quem é esse Don e por que ele está escrevendo todas essas coisas que acho que não quero saber?' Então, as pessoas ficaram com sede do que postávamos. Eles começaram a pedir mais informações. Agora, eles confiam que publicaremos tudo o que acharmos que eles precisam saber. É uma das razões pelas quais nos saímos tão bem este ano.”

Uma intranet moderna se torna a cara de uma empresa

Até o momento, Monistere criou toda a infraestrutura SharePoint na ibml e escreveu a maior parte do conteúdo, embora esteja em processo de treinamento da equipe do departamento de Marketing para que contribuam mais fortemente. Além disso, surgiram campeões do SharePoint que estão fazendo as coisas da mesma forma que Monistere. “De repente, páginas e listas do Planner estão aparecendo com meu nome atribuído a coisas que não criei”, ele ri.

“Agora que temos conteúdo suficiente para que as pessoas estejam usando ativamente a intranet e se sintam confortáveis com o conjunto de ferramentas, a ibml fará da intranet a página inicial da empresa. Tudo levará a partir daquela landing page SharePoint”, diz Monistere.

A intranet moderna da ibml, construída em SharePoint, tornou-se uma parte importante da forma como a empresa se comunica, realiza reuniões, organiza fluxos de trabalho e constrói e mantém sua cultura. Cada funcionário da ibml pode ver o que seus colegas e a liderança da empresa fizeram e estão fazendo para atingir as metas e objetivos da empresa. Talvez o mais importante seja que a intranet moderna da ibml ajudou a eliminar silos enquanto a empresa cresce e se expande. As equipes multifuncionais estão se comunicando e colaborando em tempo real, e o Microsoft 365 permitiu isso