HelpAge International trabalha com Intelogy e Microsoft 365 para construir banco de dados de rede para agilizar processos críticos de negócios

Resumo

HelpAge International é uma organização não governamental (ONG) internacional que ajuda idosos a reivindicar os seus direitos, a desafiar a discriminação e a superar a pobreza, para que possam levar uma vida digna, segura, ativa e saudável. A HelpAge trabalha para e com os idosos, pressionando os governos para conseguir mudanças políticas, realizando programas de investigação e através da sensibilização da comunidade.

A organização concentra-se em questões mundiais com foco específico nos idosos. Estas questões incluem aspectos como a redução do risco de catástrofes, as alterações climáticas, os direitos, a saúde, a protecção social, o VIH e a SIDA, e nas respostas de emergência a catástrofes como o tufão Haiyan (Novembro de 2013) e o terramoto de 2015 que abalou e destruiu grande parte do Nepal.

Como parte de sua jornada de transformação digital, a HelpAge International trabalhou com a Intelogy para substituir sistemas legados (como bancos de dados Access e planilhas Excel) por aplicativos modernos para agilizar vários processos comerciais críticos.

Desafio

A organização iniciou uma reestruturação em 2017 para descentralizar a gestão e delegar a tomada de decisões, com o objetivo de capacitar os escritórios regionais. As estruturas de TI precisavam de reflectir esta descentralização e simultaneamente fornecer os benefícios em termos de custos e a visão geral de um ambiente único holístico e colaborativo.

O correio já havia sido transferido para o Office 365, o que significava que as licenças do Office 365 já estavam em vigor, e outras tecnologias como SharePoint, PowerApps e Flow estavam ao seu alcance.

Com uma transformação digital em grande escala, pode ser difícil saber por onde começar. Com a Intelology e suas licenças existentes do Office 365, a HelpAge sabia que obteria uma abordagem estratégica e completa para seus projetos. Ao trabalhar em estreita colaboração com as partes interessadas e o pessoal-chave, a Intelogy desenvolveu uma abordagem que daria uma vitória rápida aos proprietários do projeto, mostraria valor rapidamente e forneceria um modelo comprovado para substituir sistemas legados por formas modernas de trabalhar usando PowerApps e Flow.

HelpAge International possui uma rede de mais de 100 afiliados e 200 outros parceiros em mais de 70 países. A sua dispersão global e as dores de cabeça causadas pela TI centralizada foram os principais impulsionadores da procura da transformação digital.

A HelpAge utilizou grandes bancos de dados Access e uma série de planilhas Excel para gerenciar seus dados de rede. As principais planilhas eram armazenadas em um local central, mas devido a problemas de latência e acesso global, os usuários regionais tendiam a manter sua própria versão da verdade. Isto levou a problemas de simultaneidade de dados, documentos partilhados com múltiplas fontes potenciais de registo, caminhos para transferência de dados potencialmente insegura e governação ineficiente dos documentos. Também não havia uma visão geral dos dados, nenhuma capacidade de identificar tendências e nenhuma forma de manipular os dados para análise estatística.

A Intelology tem ampla experiência na construção de aplicativos de negócios de baixo código e orientados a processos, e PowerApps e Flow foram a solução perfeita para construir um banco de dados de rede personalizado para HelpAge.

Estratégia

Com PowerApps e Flow, a Intelology construiu um aplicativo com uma arquitetura centrada na escalabilidade de longo prazo. A Intelogy começou pequena, com apenas um banco de dados de membros, onde o pessoal da HelpAge podia rastrear membros potenciais, membros não afiliados e membros atuais. Eles também poderiam gerenciar tudo o que você esperaria de um CRM básico, como informações de contato e detalhes de interação.

O SharePoint no Office 365 foi escolhido como plataforma de armazenamento, que fornece um back-end poderoso e seguro, disponível globalmente e com pontos de fácil integração com PowerApps e Flow. O SharePoint também fornece funcionalidade de relatório e integra-se totalmente ao Power BI.

Esta versão inicial do aplicativo possui uma interface amigável onde os usuários podem gerenciar e visualizar facilmente informações e relatórios. A Intelogy obteve ótimos resultados executando sprints com HelpAge, com check-ins frequentes para obter feedback sobre novas funcionalidades, e o PowerApps tornou a prototipagem rápida muito mais simples – eliminando a necessidade de wireframes e aprovações demoradas.

Resultados

A versão 1 do aplicativo foi um sucesso retumbante e a HelpAge rapidamente voltou com uma lista de novas adições para a Intelology integrar. Adicionar novos recursos foi extremamente simples devido à arquitetura e flexibilidade do PowerApps.

A Intelology criou um novo módulo, com uma nova lista SharePoint onde os dados adicionais serão alojados e conectados no PowerApps. Isso permite que HelpAge rastreie informações adicionais, como dados de pesquisas.

Adicionar mais funcionalidades no futuro será igualmente fácil, flexível e proporcionará a capacidade de crescer junto com o negócio.

PowerApps, juntamente com SharePoint e Flow, são uma solução poderosa que permite à Intelology criar protótipos de funcionalidade rapidamente, com uma abordagem modular e escalável. Ao trabalhar em estreita colaboração com a HelpAge, a Intelology conseguiu construir um aplicativo de forma iterativa com feedback rápido e sprints curtos, garantindo um aplicativo que eles usam diariamente e adoram.